Rok 2026 przynosi firmom transportowym oraz osobom odpowiedzialnym za rozliczanie czasu pracy kierowców wiele ważnych informacji w zakresie wynagrodzeń i stosowania ryczałtów. Chociaż nie mamy do czynienia z rewolucyjnymi zmianami w prawie, to jednak wzrost kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia oznacza konieczność aktualizacji praktyk płacowych i rozliczeniowych.
W tym artykule kompleksowo omawiamy obowiązujące stawki, zasady stosowania dyżurów i ryczałtów, a także kluczowe aspekty dotyczące podstawy oskładkowania ZUS. Jeśli rozliczasz kierowców lub zarządzasz firmą transportową, ten tekst jest dla Ciebie.
Ryczałty w praktyce. Jak je stosować, żeby nie mieć problemów?
Rozliczanie wynagrodzeń kierowców w 2026 roku – szkolenie online
Od stycznia 2026 obowiązuje jedna, stała stawka minimalna, co upraszcza sytuację w porównaniu do lat wcześniejszych, gdy stawki zmieniały się w trakcie roku.
Wynagrodzenie minimalne: 4806 zł brutto
Stawka godzinowa: 31,40 zł brutto
Nie są planowane kolejne zmiany stawek w trakcie roku, co pozwala na stabilne planowanie budżetów wynagrodzeń.
Pytanie, które regularnie pojawia się w branży transportowej: Czy dyżur nadal może być składnikiem wynagrodzenia minimalnego?
Odpowiedź brzmi: tak.
Nie wprowadzono zmian w ustawie o czasie pracy kierowców ani w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu, dlatego:
Dyżur może być nadal wliczany do kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Stawka zaszeregowania (czyli zasadnicza pensja w umowie) nie musi być równa 4806 zł, może być niższa (np. 4000 zł), a brakująca kwota uzupełniana przez dyżury.
Uwaga: choć formalnie to dopuszczalne, kontrole PIP coraz częściej analizują, czy dyżur i inne dodatki nie są stosowane wyłącznie po to, by sztucznie zaniżyć stawkę zaszeregowania. W skrajnych przypadkach inspektorzy kwestionują umowy, gdzie stawka zasadnicza wynosi np. 1 zł.
W 2026 roku przeciętne prognozowane wynagrodzenie wynosi:
2026: 9420 zł brutto
(dla porównania 2025: 8673 zł)
W praktyce oznacza to:
To właśnie ta kwota stanowi bazę dla składek ZUS w przypadku kierowców w transporcie międzynarodowym, jeśli ich realne brutto jest wyższe.
Ale jeśli kierowca zarobi mniej, np. z uwagi na rozpoczęcie pracy w środku miesiąca, składki ZUS liczymy od rzeczywistego wynagrodzenia – nie trzeba „dobić” sztucznie do 9420 zł.
Jeśli jednak brutto kierowcy jest wyższe niż 9420 zł – trzeba zastosować tzw. wirtualne diety w celu obniżenia podstawy oskładkowania. To pozwala ograniczyć składki ZUS i PIT, ale nie można zejść poniżej granicy 9420 zł.
Ryczałt to popularna forma rozliczania składników wynagrodzenia, szczególnie w transporcie, gdzie ewidencja czasu pracy bywa trudna do prowadzenia w czasie rzeczywistym. Jednak jego stosowanie wiąże się z określonymi warunkami i ryzykami, których nieprzestrzeganie może skutkować poważnymi konsekwencjami w razie kontroli.
Ryczałt to ustalona z góry kwota, która zastępuje zmienne dodatki należne pracownikowi z tytułu:
pracy w godzinach nadliczbowych (czyli powyżej normy czasu pracy),
pracy w porze nocnej (czyli zwykle między 21:00 a 7:00),
pełnienia dyżurów (choć formalnie Kodeks pracy nie zna pojęcia „ryczałtu za dyżur”).
To rozwiązanie ma uprościć rozliczenia, ale nie oznacza „dowolności”.
Kodeks pracy dopuszcza stosowanie ryczałtów dla pracowników, którzy stale wykonują pracę poza zakładem pracy – a więc dotyczy to kierowców. Konkretnie:
Art. 151¹ §4 – pozwala na zastąpienie dodatków za godziny nadliczbowe ryczałtem.
Art. 151⁸ §2 – dotyczy dodatku za pracę w porze nocnej, który także może być zastąpiony ryczałtem.
W obu przypadkach istotne są dwa warunki:
Ryczałt musi być uzasadniony przewidywanym wymiarem pracy – czyli np. jeśli z danych historycznych wynika, że kierowca średnio wykonuje 20 nadgodzin miesięcznie, ryczałt powinien to odzwierciedlać.
Ryczałt powinien być rozliczany w okresie rozliczeniowym – czyli porównywany z rzeczywistymi godzinami pracy (np. raz w miesiącu lub raz na kwartał).
Nie można ustalić np. 50 zł ryczałtu za nadgodziny, jeśli z ewidencji wynika, że kierowca wypracowuje ich miesięcznie na 350 zł brutto. W razie kontroli (szczególnie PIP lub sądu pracy), brak kalkulacji może być uznany za naruszenie praw pracownika.
Ryczałt nie jest „zapomogą” – trzeba go rozliczyć. Jeśli okaże się, że kierowca miał więcej nadgodzin niż objętych ryczałtem – pracodawca musi wypłacić wyrównanie.
W firmach z kwartalnym okresem rozliczeniowym często stosuje się praktykę przerzucania niewykorzystanych nadgodzin na kolejny miesiąc. Problem pojawia się, gdy w ostatnim miesiącu kumuluje się ich zbyt dużo, a pracodawca nie ma rezerw budżetowych, by je wypłacić.
Ryczałt ma sens głównie gdy:
nie ma możliwości odczytu kart kierowców na bieżąco,
kierowcy często są poza bazą, są tzw. „skoczkami”,
firma ma nieregularne trasy, wielu podwykonawców.
Ryczałt nie ma sensu, gdy:
mamy pełną ewidencję czasu pracy (np. dzięki systemom zdalnego odczytu tachografu),
firma działa lokalnie lub krajowo, a kierowcy wracają codziennie lub co tydzień.
Dzięki nowoczesnym systemom (np. 4Trans, TachoScan) wiele firm rezygnuje z ryczałtów na rzecz dokładnych rozliczeń czasu pracy.
W firmach, które stosują okresy rozliczeniowe (np. kwartalne), często występuje mechanizm „przenoszenia” nadgodzin:
W styczniu kierowca wypracował 20 nadgodzin → przenoszone do lutego.
W lutym nie udało się ich oddać → dalej do marca.
W marcu trzeba je rozliczyć i dopłacić wynagrodzenie, np. wynikające z kabotażu w Danii, Norwegii – pojawia się problem: jak wypłacić 9300 zł brutto, skoro ustalono „widełki” na 8000 zł?
Rozwiązania:
Rozliczać ryczałty miesięcznie, mimo trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego (np. w systemie 4Trans).
Wypłacać wyrównania do ryczałtów na bieżąco – zwiększa to pulę wynagrodzenia krajowego i zmniejsza konieczność dopłat zagranicznych.
Jeśli zastanawiasz się, jak w praktyce wyliczyć ryczałt za godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej czy wynagrodzenie za dyżur – przygotowaliśmy dla Ciebie szkolenie online, które rozwieje wszystkie wątpliwości.
Podczas szkolenia online:
policzymy ryczałty na rok 2026 w specjalnym kalkulatorze,
przeanalizujemy, o ile więcej będzie kosztował kierowca w 2026 roku w porównaniu do 2025,
pokażemy przykład umowy o pracę z kierowcą zgodnej z aktualnymi przepisami,
nauczymy, jak korzystać z kalkulatora wynagrodzeń kierowców na 2026 rok,
przejdziemy przez praktyczne przykłady rozliczeń w programie 4Trans.
Szkolenie kierujemy do osób zajmujących się rozliczaniem czasu pracy oraz właścicieli firm transportowych, którzy chcą mieć pewność, że stosują właściwe zasady i korzystają z dostępnych narzędzi.
Rok 2026 przynosi większą przewidywalność w zakresie wynagrodzeń i oskładkowania kierowców. Nie wprowadzono nowych przepisów, ale aktualne wskaźniki wymuszają dostosowanie strategii rozliczeniowych w firmach transportowych.
Zarówno osoby rozliczające czas pracy, jak i właściciele firm powinni zadbać o:
zgodność z przepisami,
minimalizację ryzyk kontroli,
i wykorzystanie dostępnych narzędzi do optymalizacji płac.
Śledź zmiany, kalkuluj precyzyjnie, nie działaj „na oko”. Zadbaj, by w Twojej firmie transportowej 2026 rok był okresem płynnych, zgodnych z prawem i efektywnych rozliczeń.
Dodaj komentarz