Nowe wirtualne diety – kto zyska, kto straci, jak to policzyć?

Ulgi w delegowaniu z wykorzystaniem „wirtualnych diet” to dla przedsiębiorców szansa na generowanie oszczędności, a też w niektórych przypadkach sami kierowcy mogą wiele na nich zyskać. Niemniej, zmiany przepisów w tym zakresie powodują niemałe zawirowania, więc na tapet bierzemy temat nowych wirtualnych diet, by poszukać korzyści jeszcze tam, gdzie jest to możliwe.

Od zeszłego roku w wyniku zmian legislacyjnych w ramach Pakietu Mobilności pojawiła się kwestia – nazywana w branży – wirtualną dietą. W dużym skrócie jest to parametr techniczny w wysokości równowartości diety przysługującej pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej. Celem wirtualnej diety jest obniżenie podstawy wymiaru składek ZUS i podstawy opodatkowania. To, co jest szalenie w tym kontekście istotne, to fakt, że wirtualna dieta nie jest elementem wchodzącym w część wypłaty.

Co to oznacza? W dużej mierze przede wszystkim oszczędności dla przewoźnika. Zyskać mogą także sami kierowcy, o ile nie umówili się na kwotę netto ze swoim pracodawcą.

Wirtualna dieta – dla kogo i ile wynosi?

Zgodnie z nowymi zapisami Ustawy o Czasie Pracy Kierowców (art. 26g) kwota w wysokości 60 euro za każdy dzień pracy za granicą będzie zwolniona z podstawy wymiaru składek – ZUS – dla kierowcy:

• Który wykonuje zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych,
• Którego miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (obecnie 6935 zł)

Warunkiem jest jednak, by wartość wynagrodzenie po odliczeniu tych kwot, nie była niższa niż 6935 zł (obecnie), czyli średnie wynagrodzenie w Polsce.

W Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 21.1 pkt 23 d) pojawił się z kolei zapis, że wolny od podatku dochodowego jest przychód ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, otrzymany przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, przy czym dni pobytu za granicą ustala się zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.

Jak łatwo zauważyć te 20 euro w podatku dochodowym to dokładnie 1/3 z 60 euro zwolnienia w podstawie ZUS. Jest to ważne, bo wiele programów kadrowo-płacowych umożliwia wpisanie jednej kwoty tzw. wirtualnej diety, czyli np. 5400 zł i w całości będzie ona odejmowana przy wyliczaniu podstawy ZUS, natomiast 1/3 z 5400 zł, czyli dokładnie 1800 zł będzie odejmowane przy ustalaniu podstawy podatku dochodowego.

W wyniku też wprowadzonych zmian w ustawie o Czasie Pracy Kierowców zmianie może ulec rozliczanie „po staremu” diet dla przedsiębiorców, którzy jednocześnie są kierowcami. W tej kwestii rekomendujemy zwrócenie się do Krajowej Izby Skarbowej KIS o indywidualną interpretację nowych zapisów. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niewypłacanie starych delegacji międzynarodowych w żadnym przypadku

Dzień pracy, doba pracownicza – w labiryncie pojęć

Ustawodawca w kontekście wirtualnych diet wprowadził nowe pojęcie, które warto rozpracować – dzień pracy za granicą. Na początek, powinniśmy mieć świadomość, co nie jest dniem pracy za granicą. Jak wskazuje ustawa – do dni za granicą nie zaliczamy:

• Dni urlopu wypoczynkowego – czyli sytuacji, w której kierowca będąc za granicą, rozpoczyna urlop
• Okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim
• Okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Warto też wiedzieć, że jeśli kierowca za granicą przebywa krócej niż 12 godzin, to przysługujące ulgi z tytułu „wirtualnych diet” ulegają pomniejszeniu:

• Do 1/3 od kwoty 60 euro/20 euro w przypadku pobytu do 8 h za granicą
• Do ½ od kwoty 60 euro/20 euro w sytuacji pobytu od 8 do 12 h za granicą

Obecnie nie jest w pełni doprecyzowane, jak powinny być liczone dni pracy za granicą – istnieje kilka możliwych interpretacji, które mogą być rozumiane jako taki dzień:

• Tak jak doba w podróżach służbowych, czyli 24 h od momentu przekroczenia polskiej granicy
• Dzień kalendarzowy, czyli od 0:00 do 23:59
• Czas poza porą nocą, więc jeśli w firmie godziny nocne są ustalone od 22:00 do 6:00, to dniem pracy za granicą będzie wówczas czas od 6:00 do 22:00
• Od wschodu do zachodu słońca.

Na czas ostatecznego wyjaśnienia przez odpowiednie służby tej kwestii, program 4Trans uwzględnia najprostszą z wersji, czyli dni kalendarzowe.

Sanitariaty bez podatku

Dużą zmianą jest wprowadzenie możliwości wypłacania należności w ramach zwrotu za korzystanie z urządzeń sanitarnych – bez  podatku i bez ZUS. Zwolnienie od podatku dochodowego dotyczy pełnej kwoty, natomiast zwolnienie od ZUS dotyczy tylko przychodu wyższego niż przeciętne wynagrodzenie, czyli 6935 zł brutto – obecnie. Co ważne w tym zakresie – wartość tego zwrotu jest określana na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

W przypadku tych zapisów ważne jest, że dotyczą one wyłącznie kierowców w transporcie międzynarodowych, a wynagrodzenie tych pracowników nie może być niższe niż 6935 zł brutto.

Zapisy względem zwrotu kosztów za sanitariaty bez ZUS i podatku są spójne – zarówno w Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oczywiście wymagane są zapisy w dokumentacji.

Warto mieć na uwadze, że koszty te powinny być zbieżne z realnymi średnimi kosztami za sanitariaty w państwach, po których podróżują kierowcy. Co więcej – nie może to być ryczałt czy stała kwota miesięczna, a powinny być to koszty uzależnione od realnego czasu (ilości dni) spędzonego poza granicami Polski.

Te przepisy dają możliwość pracodawcy wypłacania kierowcom zwrotu za sanitariaty, ale nie jest to obowiązek.

Inne zwroty kosztów bez ZUS i podatku są możliwe?

Jeśli wynagrodzenie kierowcy jest wyższe niż 6935 zł brutto, istnieją także możliwości zwrotu innych udokumentowanych kosztów bez opodatkowania i składki ZUS. Wśród takich zwrotów znajdują się koszty:

• Noclegów, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006, czyli powyżej 45h
• Transportu innego niż należące do pracodawcy czy zleceniodawcy pojazdy, którymi kierowca podróżuje do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu
• Niezbędne, udokumentowane wydatki określone lub uznane przez przedsiębiorcę 

Kiedy wypłacamy wynagrodzenie? 

Zgodnie z przepisami wynagrodzenie za pracę kierowcy, który wykonuje międzynarodowe przewozy drogowe, a jest uznany za pracownika delegowanego, może być wypłacane w dwóch stałych ratach – w terminach ustalonych z góry. W takim przypadku pierwsza rata (z dołu) powinna być wypłacona pracownikowi w terminie nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Co istotne – w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie, ta pierwsza rata musi mieć wartość co najmniej minimalnego wynagrodzenia. Natomiast jeśli kierowca osiąga przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie w tym roku, to wysokość pierwszej części wypłaty powinna być w wysokości nie mniejszej niż przeciętne wynagrodzenie. Druga rata wypłaty powinna być wypłacona pracownikowi niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, ale nie później niż do 21 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Busy a nowe wirtualne diety

Ustawa o czasie pracy kierowców  w art. 22 wskazuje, że ulgi w delegowaniu nie mają zastosowania do kierowców:

1) wykonujących przewozy drogowe:

a) rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony, 

b) rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony, 

Wg nas ustawodawca popełnił błąd w zapisie, bo z pkt b) wynika, że dla kierowców jeżdżących w międzynarodowym przewozie rzeczy od 2,5 do 3,5 tony, ulgi można naliczać, ale z kolei pkt a) wyklucza te pojazdy i kierowców z ulg.

Wg nas nie było intencją ustawodawcy, żeby usuwać ulgi dla kierowców w transporcie międzynarodowym od 2,5 do 3,5 tony

Kto zyska, kto straci – ile to wszystko kosztuje?

Jeśli jako firma transportowa macie zawartą umowę z kierowcą na kwotę netto, to sam kierowca na wirtualnych dietach nie zyska, ale też nie straci. Różnica jest natomiast w kosztach pracodawcy – według nowych wirtualnych diet z reguły rozliczenie powinno być z korzyścią dla firmy, co potwierdza  przykład wynagrodzenia na poziomie 8 000 zł netto.

Analogicznie przy wyższych zarobkach netto pracownika, oszczędności po stronie pracodawcy również będą wyższe w ramach nowych wirtualnych diet. Natomiast jeśli firma jest umówiona z kierowcami na kwoty brutto, to na zyski w wyniku wprowadzenia nowych wirtualnych diet – mogą liczyć obie strony, czyli zarówno firma transportowa, jak i sam pracownik.

Z pewnością użytkownicy najnowszej wersji programu 4Trans z dużą łatwością będą w stanie rozliczyć takie przypadki wynagrodzeń z uwzględnieniem nowych wirtualnych diet. 

Natomiast szczególną uwagę należy zwrócić w sytuacji, w której przychód kierowcy do opodatkowania jest niższy niż podstawa ZUS. Jeśli przechód pracownika, który podlega opodatkowaniu, jest niższy niż podstawa składki społecznej ZUS, aby obliczyć wysokość ulgi w zakresie podatku dochodowego, musimy od wartości podstawy do opodatkowania odjąć wysokość proporcjonalnie policzonej składki społecznej do uzyskanego przychodu. 

Natomiast aby obliczyć już samo wynagrodzenie „na rękę” kierowcy kierowcy:

od kwoty brutto odejmujemy w całości kwotę zapłaconych składek społecznych ZUS, odejmujemy podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną.

Z pewnością pomocne mogą okazać się tutaj kalkulatory, które przygotowaliśmy dla Studentów Akademii Czasu Pracy. Zobacz też: Jak obliczyć wynagrodzenie kierowcy i ulgi w delegowaniu z wynagrodzeniem chorobowym?