Jak obliczyć wynagrodzenie kierowcy i ulgi w delegowaniu z wynagrodzeniem chorobowym?

Elementów, które mogą stanowić wyzwanie w wyliczaniu pensji kierowcy delegowanemu, jest mnóstwo. Jednym z takich jest sytuacja, w które pracownik przebywa za zwolnieniu lekarskim – L4. Wówczas w rozliczeniu należy uwzględnić nie tylko dni urlopowe, ale również czas, kiedy był on niezdolny do pracy w wyniku choroby. Jak tego dokonać?

Nasze bogate doświadczenie w pracy z przedsiębiorstwami transportowymi wskazuje, że mimo dużej częstotliwości zwolnień lekarskich sytuacja, w której pracownik przebywa na L4, sprawia wielu trudności rozliczeniowe.

Czym tak właściwie jest wynagrodzenie chorobowe?

Jeśli pracownik zatrudniony w przedsiębiorstwie w oparciu o umowę o pracę wykazuje niezdolność do pracy i potwierdza to zwolnieniem lekarskim, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe. Takie świadczenie zwykle wynosi 33 lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Czas, kiedy taki rodzaj wynagrodzenia opłaca pracodawca jest zależny od wieku pracownika. Jeśli osoba zatrudniona na Umowę o pracę ma mniej niż 50 lat, to firma wypłaca mu świadczenie, gdy czas jego choroby wynosi do 33 dni. Natomiast jeśli kierowca ukończył 50 lat, to okres ten, kiedy pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe wynosi nie więcej niż 14 dni.

Jeśli kierowca choruje przez czas dłuży od wskazanego, należy mu się zasiłek chorobowy. Za wypłatę tego świadczenia odpowiada ZUS.

Zwykle wynagrodzenie chorobowe wynosi 80% standardowej pensji (średniej wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy pracy), ale możliwe są również wyjątki. Taką niestandardową sytuacją jest m.in. niezdolność do pracy spowodowana: 

• Wypadkiem w drodze lub z pracy
• Chorobą w trakcie ciąży 
• Poddanie się badaniom i zabiegowi dawcy tkanek, komórek i narządów. 

To, co warto podkreślić, to fakt, że do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wliczają się wszystkie składniki stanowiące podstawę składki na ubezpieczenie chorobowe. 

Jak to wszystko policzyć?

Nawet jeśli korzystamy na co dzień z programów lub usług kadrowo-płacowych, warto mieć świadomość, w jaki sposób należy policzyć wysokość wynagrodzenia chorobowego oraz pozostałych elementów wypłaty. Taka wiedza może uchronić przed przykrymi konsekwencjami w wypadku kontroli, ale również jest niezbędna przy zachowaniu pełnej uczciwości rozliczeń z pracownikiem. 

Aby policzyć wynagrodzenie chorobowe i inne składniki pensji należy zacząć od policzenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Czyli powinniśmy podzielić płacę zasadniczą przez 30. Otrzymaną wartość mnożymy przez liczbę dni kalendarzowych zwolnienia lekarskiego. Taki wynik odejmujemy od płacy zasadniczej. Następnie dodajemy wynagrodzenie chorobowe. 

Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej można pomniejszyć ryczał. Aby tego dokonać, powinniśmy miesięczną kwotę ryczałtu podzielić przez 30. Otrzymaną wartość mnożymy przez liczbę dni, kiedy pracownik przebywał na zwolnieniu L4. Wynik odejmujemy od miesięcznego – standardowego – ryczałtu (kiedy pracownik nie przebywał na zwolnieniu). To jest kwota, o którą pomniejszamy miesięczny ryczałt pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim. 

To, o czym bezwzględnie musimy pamiętać, to fakt, że wynagrodzenie chorobowe jest składnikiem, które stanowi podstawę naliczania składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy. ALE! Nie odprowadzamy już od tego składek ZUS. 

Czy sytuacja komplikuje się, gdy liczymy wynagrodzenie kierowcy w transporcie międzynarodowym na liście płac z wynagrodzeniem chorobowym i jednocześnie korzystając z ulg w delegowaniu? 

Sytuacja z pewnością nie komplikuje się diametralnie, jednak jest więcej kwestii, o których jesteśmy zobowiązani pamiętać, jeśli samodzielnie to obliczamy. Przede wszystkim pierwszą kwestią, którą należy policzyć, jest wysokość wynagrodzenia chorobowego. Następnie tę kwotę dodajemy do wynagrodzenia, w skład którego wchodzą: 

• wynagrodzenie zasadnicze, 
• dyżury, 
• nadgodziny, 
• pora nocna, 
• a także wyrównanie płac sektorowych – nagroda lub premia. 

Wówczas otrzymujemy wynagrodzenie pracownika brutto. 

Następnie wyliczamy wartość „wirtualnych diet”, które obniżają podstawę ZUS. Kolejnym krokiem jest od pełnej pensji pracownika brutto (wraz z wynagrodzeniem za L4) odjęcie kwoty z tytułu wynagrodzenia chorobowego, a także wartości wirtualnej diety. Przy tym należy pamiętać, że ZUS nie może być niższy niż 6935 zł.

Podstawę ZUS mnożymy przez 13,71%, a otrzymany wynik stanowi składkę ZUS pracownika. 

Do otrzymanej kwoty dodajemy wysokość wynagrodzenia chorobowego i odejmujemy składki ZUS zapłacone po stronie pracownika. Po tym 9% otrzymanej kwoty stanowi składkę zdrowotną.

By obliczyć podatek dochodowy od pełnej kwoty brutto należnej pracownikowi, odejmujemy 30% z wirtualnych diet. Od otrzymanego wyniku należy odjąć jeszcze składkę ZUS i koszt uzyskania przychodu. Następnie otrzymaną kwotę mnożymy przez 12%. Otrzymany wynik po odjęciu ulgi podatkowej jest finalną kwotą podatku. 

Jeśli nie można skorzystać z ulg w delegowaniu, kwotą kluczową jest podstawa ZUS. UWAGA – Jeśli przychód kierowcy pomniejszony o 30% „wirtualnych diet” jest niższy od podstawy ZUS, to przy ustalaniu podstawy naliczenia zaliczki odlicza się tę część składek, która przypada na przychód podlegający opodatkowaniu. Taką sytuację uwzględnia większość programów kadrowo-płacowych. Dlatego ważne jest, by samodzielnie czuwać nad procesem liczenia, nawet jeśli korzystamy z wyspecjalizowanych narzędzi. 

By ułatwić naszych studentom rozliczenie – stworzyliśmy intuicyjny kalkulator, który uwzględnia ścieżki postępowania w różnych scenariuszach – nawet jeśli ZUS jest niższy niż 6935 zł. 

Jak wygląda sytuacja w 4Trans?

Dużym ułatwieniem w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców jest program 4Trans. Przy wsparciu tego systemu rozliczenie i wygenerowanie raportu nawet z uwzględnieniem urlopu, urlopu bezpłatnego czy zwolnienia lekarskiego jest znacznie prostsze i zamyka się w kilku chwilach. 

W kalendarzu „ciągłości danych” istnieje możliwość oznaczenia dni, w których pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym. Również taka opcja jest dostępna bezpośrednio na ewidencji czasu pracy. Oznaczenie terminu, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu jest bardzo intuicyjne – wymaga oznaczenia w systemie dni, kiedy kierowca był na L4 za sprawą sekcji „zwolnienie chorobowe”, które jest dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszki.  

To, co ważne w programie 4Trans, to fakt, że samodzielnie należy wpisać wartość wynagrodzenia chorobowego. Aby tego dokonać, powinieneś w zakładce „Rozliczenia” w „Przeliczenia netto/brutto” wybrać opcję „Oczekiwanie wynagrodzenie netto/brutto”. A następnie w kolumnie „Chorobowe brutto” trzeba określić wartość wynagrodzenia L4. Tę wartość można w krótkim czasie policzyć za sprawą zewnętrznego kalendarza w Excelu, który stworzyliśmy. 

Chcesz wiedzieć, jak pomniejszyć ryczałt za nadgodziny? Sprawdź tutaj.