Moduł 1: Ewidencja czasu pracy kierowców i tzw. wirtualne diety – wprowadzenie
Czas trwania: 17 minut
Problem:
W transporcie międzynarodowym wielu właścicieli i kadrowych nie wie, jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców. Najwięcej wątpliwości budzą tzw. ulgi w delegowaniu i wirtualne diety – brak wiedzy prowadzi do błędnych rozliczeń, nadpłat lub ryzyka kar.
Rozwiązanie:
Wyjaśniamy krok po kroku, czym są płace zagraniczne i wirtualne diety oraz jak je poprawnie ująć w ewidencji czasu pracy. Pokazujemy, jak przygotować się do rozliczeń, aby dokumentacja była zgodna z przepisami i od początku prowadzona w sposób uporządkowany.
Moduł 2: Ustawienia programu 4Trans
Czas trwania: 10 minut
Problem:
Wielu użytkowników programu 4Trans nie wykorzystuje jego pełnych możliwości, bo nie wie, jak prawidłowo skonfigurować ustawienia. W efekcie rozliczenia kierowców w transporcie międzynarodowym są czasochłonne i pełne błędów.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak krok po kroku ustawić parametry programu 4Trans pod kątem rozliczeń międzynarodowych. Dzięki temu unikniesz pomyłek, a program będzie automatycznie uwzględniał wymagania poszczególnych krajów i szybciej przygotuje dane do listy płac.
Moduł 3: Pobieranie danych z kart kierowców i tachografów oraz analiza kompletności
Czas trwania: 30 minut
Problem:
Niepełne lub źle pobrane dane z kart kierowców i tachografów to jedna z głównych przyczyn błędów w rozliczeniach międzynarodowych. Braki w dokumentacji mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczania płac zagranicznych i problemów podczas kontroli.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak prawidłowo pobierać dane z kart kierowców i tachografów, a następnie sprawdzać ich kompletność. Dzięki temu masz pewność, że Twoje rozliczenia są oparte na pełnych i rzetelnych informacjach, a ewidencja będzie zgodna z wymaganiami w transporcie międzynarodowym.
Moduł 4: Analiza przejechanych kilometrów i naruszeń kierowców
Czas trwania: 30 minut
Problem:
W transporcie międzynarodowym łatwo przeoczyć nieprawidłowości w trasach kierowców – brakujące kilometry, różnice w zapisach tachografu czy naruszenia czasu jazdy i odpoczynku. To generuje ryzyko kar, a także utrudnia prawidłowe naliczanie płac zagranicznych.
Rozwiązanie:
Uczymy, jak analizować dane o przejechanych kilometrach i naruszeniach kierowców. Pokazujemy, jak wychwycić błędy i nieścisłości oraz jak je poprawnie interpretować w kontekście rozliczeń międzynarodowych. Dzięki temu możesz przygotować rzetelną dokumentację i uniknąć problemów podczas kontroli.
Moduł 5: Rozliczanie płac zagranicznych – na przykładzie kilku krajów
Czas trwania: 30 minut
Problem:
Właściciele i kadrowi w małych firmach transportowych często nie wiedzą, jak poprawnie rozliczać płace kierowców pracujących za granicą. Różne kraje mają odmienne wymagania, a brak wiedzy prowadzi do nadpłat, błędnych naliczeń i ryzyka kar podczas kontroli.
Rozwiązanie:
Na praktycznych przykładach pokazujemy, jak w programie 4Trans rozliczać płace zagraniczne zgodnie z przepisami kilku państw. Omawiamy najczęstsze trudności i pokazujemy sprawdzony schemat postępowania, który można zastosować w codziennej pracy, niezależnie od kraju delegowania kierowcy.
Moduł 6: Uwzględnianie ulg w delegowaniu – jak prawidłowo wyliczyć wirtualne diety
Czas trwania: 5 minut
Problem:
Ulgi w delegowaniu i tzw. wirtualne diety to jedno z najtrudniejszych zagadnień w rozliczaniu transportu międzynarodowego. Brak wiedzy w tym zakresie powoduje, że firmy przepłacają na składkach i podatkach albo błędnie obniżają koszty, narażając się na ryzyko sankcji.
Rozwiązanie:
Wyjaśniamy, czym są ulgi w delegowaniu i jak krok po kroku obliczać wirtualne diety w różnych krajach. Pokazujemy, jak wykorzystać te mechanizmy w programie 4Trans, aby zgodnie z przepisami obniżyć koszty ZUS i podatków, a jednocześnie zabezpieczyć firmę przed błędami i karami.
Moduł 7: Ewidencja czasu pracy dla różnych form zatrudnienia: etat, zlecenie, JDG
Czas trwania: 10 minut
Problem:
W transporcie międzynarodowym kierowcy są zatrudniani w różnych formach – na etat, umowę zlecenie czy działalność gospodarczą. Każda z nich wymaga innego podejścia do ewidencji i rozliczeń. Brak wiedzy w tym zakresie prowadzi do błędów, nadpłat albo niezgodności z przepisami.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców w zależności od formy zatrudnienia. Omawiamy różnice i pułapki, a także pokazujemy, jak wykorzystać 4Trans, aby przygotować dokumentację zgodną z prawem – bez zbędnych komplikacji i ryzyka kar.
Moduł 8: Wyliczenie oczekiwanego wynagrodzenia netto kierowcy na podstawie danych z ewidencji
Czas trwania: 5 minut
Problem:
Wielu przedsiębiorców i kadrowych ma trudności z szybkim i poprawnym wyliczeniem tego, ile kierowca powinien faktycznie otrzymać „na rękę” po zakończonej trasie międzynarodowej. Ręczne obliczenia są czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędu, co prowadzi do nadpłat lub konfliktów z pracownikami.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak na podstawie danych z ewidencji w 4Trans sprawnie wyliczyć wynagrodzenie netto kierowcy, z uwzględnieniem płac zagranicznych i ulg w delegowaniu. Dzięki temu unikniesz pomyłek, oszczędzisz czas i zyskasz pewność, że rozliczenia są zgodne z przepisami oraz przejrzyste dla pracowników.
Moduł 9: Eksport danych do listy płac
Czas trwania: 2 minuty
Problem:
Ręczne przepisywanie danych z ewidencji do listy płac jest czasochłonne i generuje błędy, które mogą prowadzić do nieprawidłowych wypłat oraz problemów w rozliczeniach podatkowych i kadrowych. W transporcie międzynarodowym, gdzie dochodzą płace zagraniczne i ulgi, ryzyko pomyłek jest jeszcze większe.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak wykorzystać funkcje 4Trans do automatycznego eksportu danych z ewidencji do listy płac. Dzięki temu cały proces jest szybszy, dokładniejszy i wolny od błędów. Uczysz się, jak przygotować kompletną dokumentację, którą można bezpośrednio przekazać do działu kadr lub księgowości.
Moduł 10: Optymalizacja wynagrodzeń – jak robić to lepiej i bezpieczniej (sanitariaty i ulgi BHP)
Czas trwania: 3 minuty
Problem:
Wielu przedsiębiorców w transporcie międzynarodowym szuka sposobów na obniżenie kosztów wynagrodzeń, ale nie wie, jak robić to zgodnie z prawem. Brak wiedzy o ulgach i dodatkach, takich jak sanitariaty czy ulgi BHP, sprawia, że firmy przepłacają lub stosują ryzykowne rozwiązania, które mogą skończyć się karami.
Rozwiązanie:
Pokazujemy, jak legalnie i bezpiecznie optymalizować wynagrodzenia kierowców, wykorzystując dostępne ulgi i rozwiązania, w tym sanitariaty i ulgi BHP. Uczysz się, jak zastosować je w praktyce i w programie 4Trans, aby obniżyć koszty firmy, zachowując pełną zgodność z przepisami oraz przejrzystość wobec pracowników i instytucji kontrolnych.
Sesja Q&A
Czas trwania: 25 minut
Odpowiedzi na pytania uczestników oraz omówienie najczęstszych problemów pojawiających się w codziennej praktyce.
