Jak przygotować się do kontroli PIP w firmie transportowej

Czas pracy kierowcy kontrolowany jest nie tylko przez Inspekcję Transportu Drogowego, ale również przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Państwowa Inspekcja pracy w odróżnieniu od Inspekcji Transportu Drogowego nie zawiadamia wcześniej o wszczęciu postępowania kontrolnego. Moje pojawić się w siedzibie firmy zupełnie bez zapowiedzi i poprosić o przygotowanie niezbędnych dokumentów do kontroli. Czy można się przygotować do takiej kontroli? Jak na kontrolę PIP powinien zareagować przedsiębiorca?

Co kontroluje PIP w firmie transportowej?

 

Kontrole przeprowadzają inspektorzy pracy, działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Jednak może zdarzyć się tak, że Główny Inspektor Pracy wyznaczy inspektora pracy, który na codzień działa na obszarze innej okręgowej inspekcji pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy to organizacja, która odpowiedzialna jest za kontrolowanie przestrzegania przepisów prawa pracy, a więc wszystkiego o czym mowa jest w Kodeksie Pracy. W firmie transportowej standardowe obszary kontroli to:

  • Naliczenie należnych kierowcom / pracownikom świadczeń za wykonaną pracę (wraz z potwierdzeniem ich wypłat)
  • Sprawdzenie prowadzonej ewidencji czasu pracy pracowników
  • Kontrola odprowadzania wymaganych składek ZUS
  • Naliczenie należnych zwrotów kosztów podróży służbowych (wraz z potwierdzeniem ich wypłat)
  • Poprawność rozwiązania stosunku pracy
  • Możliwa kontrola okresów prowadzenia i odpoczynków kierowców – Rozporządzenie 561

Państwowa Inspekcja Pracy wykonuje także kontrole na żądanie zagranicznych służb kontrolnych w zakresie poprawności rozliczania płacy minimalnej.

Rodzaje kontroli PIP w firmie transportowej

W połowie 2020 roku została wprowadzona możliwość kontroli zdalnej. Definiuje ją ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19.

Postępowanie kontrolne prowadzone przez organy Państwowej Inspekcji Pracy może być przeprowadzone w sposób zdalny jedynie za zgodą przedsiębiorcy, jako:

  • kontrole zdalne – tj. kontrole realizowane w całości za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej,
  • kontrole tzw. hybrydowe – tj. w których niektóre czynności kontrolne prowadzone będą zdalnie za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej, a pozostała część czynności kontrolnych wykonywana będzie w sposób bezpośredni, czyli w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego lub w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli przedsiębiorca nie wyrazi zgody na kontrolę zdalną inspektor pracy musi przeprowadzić standardową kontrolę w siedzibie firmy lub w innym wyznaczonym miejscu np. w miejscu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych.

Inspektor pracy na każdym etapie postępowania kontrolnego może za zgodą przedsiębiorcy przeprowadzić poszczególne czynności kontrolne w sposób zdalny.

Ważne jest to, że przed rozpoczęciem kontroli Inspektor PIP musi się wylegitymować i przedstawić upoważnienie do kontroli.

Przedsiębiorca otrzymuje upoważnienie uprawniające do przeprowadzenia kontroli, z którego wynika:

  • jakie będzie zakres kontroli
  • przewidywany okres kontroli i miejsce jej wykonywania;
  • prawa i obowiązki przedsiębiorcy w czasie wizyty inspektora

Przedsiębiorca może żądać powyższych informacji od kontrolera, a gdyby inspektor odmówił udzielenia powyższych informacji, kontrolowany może nie wyrazić zgodny na podjęcie przez niego działań.

Obowiązki przedsiębiorcy względem inspektora

Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem

W toku postępowania inspektor pracy ma prawo m.in. do:

  • swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego (oraz przeprowadzania ich oględzin)
  • żądania wyjaśnień (pisemnych lub ustnych) od podmiotu kontrolowanego, pracowników (obecnych lub byłych) oraz osób związanych z podmiotem na podstawie innych umów
  • żądania przedłożenia dokumentacji (np. akt osobowych, regulaminów, dokumentów związanych z budową lub przebudową, dokumentów dot. delegowania pracowników)
  • sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego
  • korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Inspektor pracy ma prawo żądać od kontrolowanego przedłożenia dokumentów będących w posiadaniu kontrolowanego, w szczególności:

  • dokumentów prawa zakładowego (regulaminy, obwieszczenia, zarządzenia i inne)
  • akt osobowych pracowników
  • ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników
  • list płac naliczonego wynagrodzenia za pracę oraz indywidualnych kart wypłaconego wynagrodzenia za pracę
  • potwierdzeń spełnienia obowiązku terminowego i prawidłowego wypłacania pracownikom wynagrodzenia za pracę oraz innych należnych świadczeń (potwierdzenia przelewu, listy płac zawierające podpis pracownika, druki KW i inne)
  • pisemnych oświadczeń i wyjaśnień strony kontrolowanej
  • dokumentów rozliczenia kosztów podróży służbowych
  • rozliczenie ryczałtów – dopłaty

Kary

Inspektor pracy w wyniku stwierdzonych naruszeń przepisów prawa pracy, oprócz kierowania do kontrolowanego środków profilaktycznych mających na celu wywołanie pożądanego stanu prawnego, wszczyna postępowanie wykroczeniowe wobec osób odpowiedzialnych za popełnione wykroczenie.

 

W razie stwierdzenia w ramach kontroli podejrzenia popełnienia przestępstwa inspektor pracy obowiązany jest niezwłocznie złożyć do Prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Zobacz film na YouTube

Kup nagranie z webinaru – Jak przygotować się do kontroli PIP i ITD na przykładzie programu 4Trans

  • Komentarze

Dodaj komentarz