Rozliczanie delegacji – wszystko, co musisz o tym wiedzieć!

W każdej branży zdarzają się podróże służbowe i delegacje, za które należy się specjalne wynagrodzenie. Tak samo jest w transporcie międzynarodowym, w którym zasadnicza praca polega na przemieszczaniu się. To, czy dane zadanie zostanie określone inaczej, zależy od tego, w jaki sposób wskazano miejsce pracy każdego z kierowców, lecz także od tego, jak określono zasady wypłacania diet i ryczałtów. Jak więc powinno wyglądać rozliczanie delegacji?

Zasady delegacji regulują odpowiednie akty prawne

Wypłata wynagrodzenia z tytułu podróży służbowej została uregulowana w następujących aktach prawnych:

1. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – wynika z niej, że każde zadanie służbowe polegające na opuszczeniu miejscowości będącej siedzibą pracodawcy w celu wykonywania przewozu, czy też wyjazd poza tę miejscowość, to podróż służbowa. 

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy, art. Art. 77(5) – określa, że za wykonywanie pracy poza siedzibą firmy lub stałym miejscem wykonywania pracy, należy się pracownikowi wynagrodzenie na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – określone są tu zasady wypłaty należności za podróże służbowe.

Rozliczanie delegacji – od czego zależy?

To, ile powinien otrzymać pracownik będący w podróży służbowej zależy od miejsca, do jakiego się ona odbywa. W przypadku krajowych wyjazdów, wysokość diety powinna pokryć zwiększone koszty wyżywienia, jednak gdy pracodawca zapewnia pełne dzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja), to środków się nie wypłaca. Aktualnie kwota diety wynosi 30 zł na dobę, za podróż trwającą ponad 12 h. Jeśli trwa ona mniej niż 8h, to w ogóle nie ma mowy o diecie. Będąc w podróży od 8 do 12 godzin, otrzymuje się 50% diety.

Inaczej wygląda rozliczanie delegacji zagranicznej, gdzie oprócz kosztów związanych z wyżywieniem, dieta powinna starczyć na pokrycie innych drobnych wydatków. Wysokość zależy od kraju, do którego pracownik zostaje skierowany, a zdarza się, że pracodawca ustala więcej miejsc docelowych. Wtedy jedną trzecią diety otrzymuje się za podróż trwającą mniej niż 8h, 50% za długość między 8, a 12 h i 100% za ponad 12h.

Nocowanie w trakcie podróży służbowej

Często rozliczanie delegacji musi uwzględnić konieczność nocowania w miejscu przeznaczenia. Kierowcy, któremu nie zorganizowano noclegu i który nie przedłoży rachunku za usługę, przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety. Tak jest w podróży krajowej, natomiast za granicą podstawą rozliczenia jest rachunek za nocleg, w granicach określonego limitu. W przypadku braku rachunku, pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Oczywiście pod warunkiem, że pracodawca nie zapewnił wcześniej odpowiedniego noclegu.