Rozliczanie ulg w delegowaniu kierowców i ewidencji czasu pracy w transporcie międzynarodowym w firmach produkcyjnych – co warto wiedzieć?

W transporcie międzynarodowym, szczególnie w firmach produkcyjnych, rozliczanie ulg w delegowaniu kierowców oraz ewidencjonowanie ich czasu pracy to kluczowe kwestie, które mają wpływ na wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenie społeczne i podatki dochodowe. W tym artykule omówimy, na czym polega obowiązek rozliczania tych ulg i jak można je praktycznie zastosować w firmach transportowych, które realizują przewozy międzynarodowe. Skupimy się na najnowszych przepisach oraz na przykładzie wyliczenia wynagrodzenia kierowcy.

Ulgi w delegowaniu kierowców – co mówią przepisy?

Na wstępie warto wyjaśnić, jakie przepisy regulują kwestię ulg w delegowaniu. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców (UoCPK), kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest uznawany za osobę przebywającą w podróży służbowej w klasycznym rozumieniu. Z tego względu, dla kierowców w takich warunkach, z miesięcznym wynagrodzeniem wyższym niż średnia krajowa, istnieje możliwość obniżenia podstawy ZUS oraz podatku dochodowego o tzw. wirtualną dietę.

Dla roku 2025 przeciętne wynagrodzenie wynosi 8673 zł brutto. Warto zauważyć, że kwota ta będzie się zmieniać z biegiem lat, dlatego należy śledzić te zmiany. W kontekście rozliczania delegacji, dla dni pobytu za granicą, można pomniejszyć podstawę ZUS o równowartość 60 euro dziennie, a podstawę podatku dochodowego o 20 euro za każdy dzień delegacji. Wyjątkiem są dni urlopu wypoczynkowego lub chorobowego, które nie są uwzględniane w obliczeniach.

Wyliczanie wynagrodzenia kierowcy – praktyczny przykład

Aby lepiej zrozumieć, jak działają te ulgi, przyjrzymy się praktycznemu przykładowi obliczenia wynagrodzenia kierowcy. Załóżmy, że kierowca ma zarobić 6000 zł na rękę. Przeanalizujemy dwa przypadki: jeden dla kierowcy zarabiającego 6000 zł, a drugi dla kierowcy zarabiającego 8000 zł na rękę.

Przykład 1 – wynagrodzenie 6000 zł na rękę:

Dla kierowcy, który ma zarobić 6000 zł na rękę, należne wynagrodzenie brutto wynosi 8133,83 zł. W tym przypadku, po uwzględnieniu tzw. wirtualnej diety, podstawę ZUS pomniejszamy o kwotę 3454,66 zł. Podstawę podatku dochodowego natomiast obniżymy o 1151,55 zł. Przemnożenie liczby dni pobytu za granicą przez 60 euro daje nam te wartości.

Przykład 2 – wynagrodzenie 8000 zł na rękę:

W przypadku kierowcy zarabiającego 8000 zł na rękę, wynagrodzenie brutto wynosiłoby 11 160 zł. W tym przypadku kwota pomniejszenia podstawy ZUS to 4606,22 zł, a podstawy podatku dochodowego – 1548,07 zł. Obliczenia są analogiczne jak w pierwszym przykładzie, jednak większe wynagrodzenie skutkuje wyższą kwotą wirtualnej diety.

Ulga w podatku dochodowym

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynagrodzenie kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, które wypłacane jest na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, może być zwolnione z podatku dochodowego na kwotę 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą. To oznacza, że dla dni spędzonych poza granicami Polski kierowca może uzyskać zwolnienie z podatku dochodowego, co pozwala na obniżenie całkowitej wysokości składek i podatków. Warto zauważyć, że w przypadku podatku dochodowego nie ma dolnej granicy wynagrodzenia, co oznacza, że firmy mogą zredukować ten podatek do zera, w zależności od liczby dni spędzonych za granicą i wysokości wynagrodzenia.

Zakończenie – dlaczego warto znać te przepisy?

Obowiązek rozliczania ulg w delegowaniu oraz ewidencjonowanie czasu pracy kierowców jest nie tylko kwestią przestrzegania przepisów, ale także szansą na oszczędności w firmach transportowych. Zrozumienie, jak działa wirtualna dieta oraz pomniejszenie podstawy ZUS i podatku dochodowego, pozwala na lepsze planowanie finansów firmy. Regularne śledzenie zmian w przepisach oraz zastosowanie ulg zgodnie z obowiązującymi normami to kluczowy element skutecznego zarządzania wynagrodzeniami w transporcie międzynarodowym.

Warto dbać o poprawność rozliczeń, aby uniknąć problemów podczas kontroli, a także, by móc w pełni wykorzystać dostępne przepisy, które pomagają zredukować koszty działalności transportowej.