Obsługa tachografu cyfrowego. O czym musi pamiętać właściciel firmy transportowej?

Tachograf to urządzenie, które monitoruje czas pracy kierowcy. Łączy ze sobą dane związane z prędkością i czasem. To z kolei daje jasny obraz, jak szybko poruszał się pojazd, jaki pokonał dystans.  Tachografy w precyzyjny sposób określają również czas pracy kierowcy.

Od maja 2016 roku samochody ciężarowe muszą mieć zainstalowane tachografy cyfrowe. Tachografy analogowe nadal mogą funkcjonować, ale tylko do czasu ich całkowitego uszkodzenia. Później muszą zostać wymienione na nowsze. Czy obsługa tachografu cyfrowego jest trudna? O jakich wymogach musi pamiętać przedsiębiorca? Podpowiadamy!

Obsługa tachografu cyfrowego – obowiązki pracodawcy

Prawidłowa obsługa tachografu cyfrowego w głównej mierze należy do kierowcy. Obowiązujące przepisy narzucają również obowiązki na przedsiębiorcę, który jest właścicielem lub dzierżawcą pojazdu. Sprawdź, czego musisz po kolei dopilnować, aby nie dostać mandatu.

1. Karta chipowa przedsiębiorstwa

Pierwszym, wymaganym przez prawo obowiązkiem właściciela firmy transportowej jest posiadanie karty chipowej przedsiębiorstwa. Kartę wyrobisz w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, po spełnieniu kilku kryteriów oraz uiszczeniu opłaty. Musisz wziąć pod uwagę, że termin wydania takiej karty to około 3 tygodni.

2. Obsługa tachografu cyfrowego przez pracodawcę

Najistotniejszą czynnością po otrzymaniu karty przedsiębiorstwa jest blokada tachografu w konkretnym pojeździe na własną firmę. Zadanie to jest banalnie proste, gdyż polega na włożeniu swojej karty do włączonego tachografu. Ma to jednak bardzo istotne znaczenie, ponieważ pozwala na pełny dostęp do danych z tachografu cyfrowego.

3. Szkolenie pracowników

Nie jest ono wymagane przez prawo, ale bardzo ważne. Błędy w obsłudze tachografu cyfrowego są bowiem surowo karane. Szkolenie możesz przeprowadzić sam za pomocą dostępnych materiałów. Lepiej jednak opłacić taki kurs w miejscowym ośrodku szkolenia kierowców. Dobrym pomysłem jest również znalezienie zewnętrznej firmy zajmującej się szkoleniami w tym zakresie. W obu przypadkach masz pewność, że kierowcy zostaną rzetelnie przeszkoleni i uzyskają potwierdzenie przebycia takiego kursu.

4. Indywidualna karta kierowcy

Zatrudnieni przez Ciebie kierowcy powinni posiadać własne indywidualne karty kierowcy. Są one wydawane jedynie na wniosek osoby zainteresowanej. Co to znaczy? Nie możesz o nią wystąpić w imieniu pracownika. Możesz natomiast zwrócić koszty jej wyrobienia. Jeśli zatrudniasz nowego kierowcę, który indywidualną kartę już ma, koniecznie sprawdź jej datę ważności. Karty kierowcy wydawane są bowiem na okres 5 lat, ale nie dłużej niż ważność prawa jazdy.

5. Kalibracja tachografu

Zanim pojazd w nowo zamontowanym tachografem cyfrowym wyjedzie w pierwszą trasę, należy wykonać kalibrację tachografu. Przeprowadzisz ją w każdym warsztacie, gdzie zajmują się obsługą tachografów cyfrowych. Kalibracja musi być powtarzana co dwa lata.

Ważną rzeczą, o której bardzo często zapominają przedsiębiorcy, jest zakup papieru do drukarki tachografu. Przepisy wyraźnie określają, że w pojeździe musi znajdować się taka jego ilość, aby w każdej chwili możliwy był wydruk. W praktyce oznacza to, że jedna rolka powinna być zamontowana, a druga pełnić funkcję zapasowej. Może się wydawać to trywialne, jednak niedopełnienie tego faktu, może cię słono kosztować.

6. Kolejne czynności użytkowe

Na tym obowiązki pracodawcy się nie kończą. Od momentu, kiedy pojazd z tachografem po raz pierwszy opuścił miejsce postoju, należy pobierać dane z tachografu cyfrowego. Dane z kart kierowców musisz pobierać co 28 dni, indywidualnie dla każdego kierowcy. Nie ma tu znaczenia częstotliwość jego pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy kierowca nie jeździł dłużej niż 28 dni. W takiej sytuacji pobiera się dane od ponownego rozpoczęcia pracy. Później znowu obowiązuje 28-dniowy okres pobierania danych.

Obsługa tachografu cyfrowego wymaga również danych z samego tachografu. Muszą być one pobierane co 90 dni od pierwszej kalibracji urządzenia.

Dane z kart kierowców, zaświadczenia o dniach wolnych oraz wydruki i dane z tachografu musisz przechowywać przez okres 12 miesięcy.