Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców – jak należy ją prowadzić? Podpowiadamy

Każdy właściciel firmy transportowej jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, którzy wykonują dla niego przewóz drogowy. Jest to regulowane przez przepisy prawa i wymaga przede wszystkim systematyczności, wiedzy i precyzji. Przedsiębiorcy nawiązują współpracę z kierowcami samozatrudnionymi i w oparciu o różne umowy cywilnoprawne. Kierowcy mogą też pozostawać w stosunku pracy z właścicielem firmy. Co należy wiedzieć o ewidencji czasu pracy zatrudnionych kierowców? Czytaj dalej – przygotowaliśmy dla Ciebie krótki poradnik.

Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, jaki spoczywa na przewoźniku, regulują przepisy. Ewidencja powinna być zatem prowadzona starannie i skrupulatnie, ze względu na to, że podlega kontroli stosownych organów. Wszelkie naruszenia i nieprawidłowości mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, za które przede wszystkim odpowiadasz Ty, jako właściciel firmy.

Aby umiejętnie wywiązać się z tego zadania, musisz wiedzieć, że ewidencję należy prowadzić w odniesieniu do:

– kierowców zatrudnionych na umowę o pracę (zarówno z ryczałtami, jak i bez),

– kierowców na umowach cywilnoprawnych,

– kierowców samozatrudnionych.

Najogólniej można uznać, że jako pracodawca musisz prowadzić ewidencję dla każdego kierowcy. Warto pamiętać, że jej celem jest także prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną dla przedsiębiorstwa pracą.

Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców – co musi się w niej znaleźć?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz ewidencję czasu pracy dla kierowców, którzy pozostają w stosunku pracy, czy też nie, wymagane jest uwzględnienie w niej wielu informacji. Nawiązując do Ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku, ewidencja obejmuje:

– liczbę przepracowanych godzin z uwzględnieniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej,

– liczbę nadgodzin,

– dyżury wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, a także informację, czy dyżur jest pełniony w domu,

– wszelkie zwolnienia od pracy,

– usprawiedliwione nieobecności w pracy,

– nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ostatnie nowelizacje przepisów nakładają na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania nieusprawiedliwionych nieobecności, co wiąże się z tym, że powinieneś nanieść na ewidencję:

– zapisy z wykresówek,

– wydruki danych i pliki pobrane z karty kierowcy,

– wydruki i pliki pobrane z tachografu,

– pozostałe dokumenty potwierdzające czas i rodzaj pracy,

– dane opracowane na podstawie powyższych dokumentów.

Warto podkreślić, że ewidencjonowanie godzin pracy nie dotyczy kierowców, którzy pracują w systemie zadaniowym oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub porę nocną.

Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców – o czym musisz pamiętać?

Zmiany, które weszły w życie od lutego 2022 roku, regulują sposób kontrolowania i przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców przez pracodawców – możesz to robić zarówno w papierowej, jak i elektronicznej formie. Ustawa o czasie pracy kierowców określa, że jako przedsiębiorca możesz ją prowadzić poprzez:

– zapis na wykresówkach,

– wydruki z karty kierowcy i tachografu,

– pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu,

– pozostałe dokumenty potwierdzające czas pracy.

Należy zaznaczyć, że musi być ona udostępniona na wniosek kierowcy. Przepisy zakładają, że każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia oddzielnej, indywidualnej ewidencji dla każdego kierowcy. Warto pamiętać, że to zbiór informacji, które dotyczą nie tylko prowadzenia pojazdu, ale też wszystkich aktywności i postojów kierowcy.

Co wliczamy do czasu pracy kierowców?

Aby zrozumieć, jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy, musisz wiedzieć, jakie czynności są do niego wliczane. Do czasu pracy kierowcy zaliczamy wszystkie aktywności związane z przewozem drogowym, czyli:

– prowadzenie pojazdu,

– załadunki i rozładunki lub nadzór nad nimi,

– nadzór nad osobami wsiadającymi i wysiadającymi z pojazdu lub pomoc w tych czynnościach,

– obsługę pojazdu i przyczep,

– wszelkie czynności spedycyjne,

– sprawy administracyjne, wymagane podczas przewozu drogowego,

– wszystkie zadania realizowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób, ładunku lub pojazdu,

– utrzymanie pojazdu w czystości,

– obowiązkową przerwę trwającą 15 minut, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Zatrudnienie kierowców w oparciu o umowę o pracę wymaga od pracodawców przechowywania ewidencji czasu pracy. Obecnie, po zmianach, jakie wprowadził Pakiet Mobilności, od 29 maja 2022 roku ten okres wynosi 10 lat. Przepisy nie precyzują jednak sposobu przechowywania dokumentacji i jej zabezpieczenia. Zazwyczaj w tym obszarze warto kierować się Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 roku.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych kierowców? Praktyczne porady

Manualne prowadzenie i rozliczanie ewidencji czasu pracy jest bardzo skomplikowane i praktycznie niemożliwe – wiele zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Na ogół przewoźnicy korzystają z pomocy firm zewnętrznych lub decydują się na dedykowane oprogramowanie, który znacznie ułatwia cały proces. Wśród flagowych programów dla transportu wyróżnia się 4Trans, dzięki któremu można w prosty sposób analizować i rozliczać czas pracy.

Nie da się ukryć, że każdy przedsiębiorca – w dobie licznych aktualizacji przepisów – powinien być zawsze na bieżąco ze zmianami. Warto zatem regularnie się szkolić i brać udział w kursach dotyczących obszaru czasu pracy kierowców i sposobów jego ewidencjonowania. Kurs, dzięki któremu poznasz ten aspekt zarówno w teorii, jak i w praktyce, znajdziesz w naszej Akademii Czasu Pracy – zapraszamy!