Jeden prosty zapis w regulaminie wynagradzania, a możliwe są pewne oszczędności. Mowa o możliwości zwrotów za korzystanie z urządzeń sanitarnych, które nie podlegają pod stawkę ZUS i podatek dochodowy. Jakie zapisy zatem należy wprowadzić i… czy rzeczywiście warto?!
Po nowelizacji Ustawy o Czasie Pracy Kierowców i nowelizacji Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych opłaty za korzystanie z urządzeń sanitarnych nie podlegają opodatkowaniu i ZUS. To oczywiście dobra informacja dla pracodawców, bo dzięki wprowadzeniu do regulaminu wynagradzania zwrotu za korzystanie z sanitariatów mogą obniżyć koszty pracodawcy.
Konkretnie – zgodnie z Ustawą o Czasie Pracy Kierowców (roz. 3b) w przypadku kierowców, którzy wykonują zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, a jednocześnie których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych kosztów przez kierowcę nie stanowi podstawy składki na ubezpieczenie społeczne. Zwrotem takich właśnie kosztów jest m.in. stawka za korzystanie z urządzeń sanitarnych określona na podstawie nieudokumentowanych kosztów.
Co więcej, bardzo podobny zapis znajdziemy również w Ustawie o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych, gdzie art. 21.1. wskazuje, że wolne od podatku są pkt. 23d. zwroty kosztów – m.in. za korzystanie z urządzeń sanitarnych.
Aby móc korzystać z ulgi na sanitariaty wymagane są zapisy w dokumentacji np. w regulaminie wynagradzania oraz weryfikacja realnych średnich kosztów np. za toalety w określonych krajach, po których poruszają się kierowcy. Wbrew pozorom spełnienie obu warunków nie jest niczym skomplikowanym!
To, co ważne, to fakt, że nie rekomendujemy naliczać stałej miesięcznej kwoty zwrotu za korzystanie z sanitariatów. Stawka zwrotu powinna być zależna od liczby dni, kiedy kierowca przebywa w trasie. Oczywiście zwrot kosztów za korzystanie z sanitariatów w całości jest bez podatku, a w przypadku ZUS tylko powyżej przychodu wyższego od przeciętnego wynagrodzenia.
To, co również warto podkreślić to fakt, że wprowadzenie zwrotu kosztów sanitariatów nie jest obowiązkowe, ale… opłacane.
BONUS:
Dlaczego warto?
Przede wszystkim pracodawca, który zdecyduje się na taki krok, może liczyć na pewne oszczędności. Sprawdziliśmy w Akademii Czasu Pracy Kierowców, dokładnie, jakiego rzędu są to oszczędności.
Dla przykładu, jeśli kierowca zarabia 8 000 zł netto, to bez uwzględnienia zwrotu za sanitariaty koszt pracodawcy będzie wynosił 11 487,68 zł. W przypadku takich samych założeń – 8 000 zł netto, ale już z wliczeniem zwrotu za korzystanie z sanitariatów koszt pracodawcy będzie niższy, wyniesie 11 351,68 zł.
Jeśli uwzględnia się dodatkowo delegacje krajowe, to oczywiście oszczędności po stronie pracodawcy będą jeszcze wyższe.
Zatem na wynagrodzenia kierowcy składa się kwota brutto i kwota zwrotu za sanitariaty, i ewentualne diety krajowe. Wartość „wirtualnych diet” – 60 EUR za każdy dzień – obniża kwotę podstawy ZUS o 1/3. Zatem wartość ta, to 20 EUR za dzień.
Aby obliczyć podstawę ZUS, należy od pełnej kwoty brutto odjąć wartość zwrotu za sanitariaty, wartość ewentualnych diet krajowych i wartość „wirtualnych diet”. Co ważne – podstawa ZUS nie może być mniejsza niż 6935 zł! Od tej kwoty (minimum 6935 zł) liczymy wartość składki ZUS oraz wartość składki zdrowotnej.
Przeczytaj też o Nowe wirtualne diety- kto zyska, kto straci i jak to policzyć?
Jeśli masz 4Trans…
Jeśli przy rozliczaniu wynagrodzeń kierowców korzystasz z programu 4Trans, wchodząc w moduł [Rozliczenia] wybierz opcję [Diety i limity]. Ostatnie dwie kolumny w tabeli dotyczą właśnie wartości zwrotów za sanitariaty. Możesz tutaj ustalić wartość zwrotu odpowiednią dla każdego kraju. Gdy takie wartości już ustalisz, przejdź dalej. Wchodzisz w moduł [Dane podstawowe], a następnie [ustawienia]. W [Delegacjach i dietach] należy wybrać opcję [Różne], a następnie pojawi się cała sekcja dotycząca sanitariatów, w której możesz ręcznie uwzględnić określone parametry – czy chcesz je uwzględnić w rozliczeniu, czy powinny się naliczać, podczas gdy kierowca obywa odpoczynek dłuższy niż 45h.
Dodaj komentarz