Co jest ważne przy rozliczaniu czasu pracy kierowców w 2025 roku?

Rozliczanie czasu pracy kierowców to temat, który wciąż budzi wiele wątpliwości w polskim transporcie, szczególnie w przypadku firm zajmujących się przewozami krajowymi. Chociaż branża transportu międzynarodowego od dłuższego czasu skutecznie wdraża odpowiednie przepisy, w transporcie krajowym nadal występują luki i niedopatrzenia w kwestii ewidencji czasu pracy kierowców.

Wymagania prawne dotyczące ewidencji czasu pracy kierowców

Zgodnie z nowymi przepisami, które weszły w życie 29 maja 2022 roku, każdy pracodawca zatrudniający kierowców ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego z nich. Ewidencja ta ma na celu prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Co ważne, powinna zawierać szczegółowe dane:

• Liczbę przepracowanych godzin,
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• Liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• Liczbę godzin nadliczbowych,
• Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielania,
• Liczbę godzin dyżuru,
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, w tym informacje, czy dyżur był pełniony w domu,
• Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,
• Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.

Pytanie, które należy sobie zadać: Czy Twoja firma prowadzi ewidencję zgodnie z tymi wymaganiami? Niezależnie od tego, czy jest to arkusz w Excelu, czy druk z programu kadrowo-płacowego – kluczowe jest, by dokumentacja zawierała wszystkie wymagane elementy.

Przechowywanie i dostępność ewidencji

Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Może być przechowywana w formie elektronicznej, ale zawsze powinna być dostępna dla pracodawcy i pracowników, którzy mogą wnioskować o dostęp do niej.

Delegacje i podróże służbowe

W transporcie krajowym istotnym elementem jest również prawidłowe rozliczanie delegacji. Zgodnie z ustawą, każda podróż służbowa, czyli wyjazd poza miejscowość siedziby firmy w celu wykonania przewozu drogowego, jest traktowana jako podróż służbowa. Dotyczy to zarówno firm transportowych, jak i przedsiębiorstw realizujących przewozy na potrzeby własne.

Dla kierowcy wykonującego przewóz krajowy w ramach podróży służbowej przysługują diety i ryczałty za nocleg, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Ważne jest, by przedsiębiorcy odpowiednio udokumentowali te wyjazdy, uwzględniając wszystkie wymagane należności.