Ewidencja czasu pracy kierowców 2025 – jak robić to zgodnie z przepisami? Sprawdź, jak pomaga 4Trans

Od czego zacząć ewidencję czasu pracy kierowców w transporcie międzynarodowym?

W branży transportowej jednym z najważniejszych obowiązków jest prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców. Od 29 maja 2022 roku obowiązuje nowelizacja art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców, która precyzyjnie określa, jakie dane muszą znaleźć się w dokumentacji.

Ewidencja kierowcy musi zawierać m.in.:

• liczbę przepracowanych godzin,

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• liczbę godzin w porze nocnej,

• nadgodziny, dyżury i dni wolne,

• informacje o zwolnieniach i nieobecnościach,

• oraz dane z tachografu i karty kierowcy.

Od 2022 roku nie można już prowadzić ewidencji „na papierze” w sposób uznaniowy. Jeśli w raporcie wpisane są godziny 8:00–16:00, a karta kierowcy pokazuje coś innego, to poświadczenie nieprawdy. Takie błędy w ewidencji mogą skutkować karami podczas kontroli ITD lub ZUS.

Wirtualne diety w 2025 roku – co się zmieniło

Od 2 lutego 2022 r. kierowcy wykonujący międzynarodowe przewozy muszą być zgłaszani na platformie Road Transport Posting Declaration (IMI).
Kolejna ważna zmiana weszła w życie w sierpniu 2023 r. – dotyczy tzw. ulg w delegowaniu, potocznie nazywanych wirtualnymi dietami.

To nie są klasyczne diety służbowe, lecz kwoty, które pomniejszają podstawę składek ZUS i podatku dochodowego.
Od sierpnia 2023 r. obowiązują jednolite zasady:

• 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą – obniża podstawę ZUS,

• 20 euro dziennie – kwota wolna od podatku PIT.

Jeśli kierowca spędza za granicą tylko część doby:

• do 8 godzin – 1/3 stawki,

• 8–12 godzin – 1/2 stawki,

• powyżej 12 godzin – pełna stawka.

Te szczegóły są kluczowe, bo w przypadku błędnych rozliczeń ZUS może zakwestionować wyliczenia i naliczyć zaległe składki z odsetkami.

4Trans – program, który poprawnie rozlicza wirtualne diety

Wielu przedsiębiorców i biur rachunkowych nadal ma wątpliwości, jak prawidłowo wyliczać podstawy ZUS i PIT dla kierowców międzynarodowych.
4Trans rozwiązuje ten problem. To jedyny system w Polsce, który rozlicza tzw. wirtualne diety zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz ZUS.

Jak działa 4Trans:

• automatycznie rozlicza dni pobytu za granicą na podstawie danych z tachografu,

• uwzględnia czas w dobie (0:00–24:00) – tak, jak zalecają organy kontrolne,

• rozpoznaje proporcje ⅓, ½ i pełnych diet,

• oblicza podstawę ZUS i PIT zgodnie z przepisami,

• generuje ewidencję czasu pracy kierowców w wersji elektronicznej lub PDF,

• pozwala rozliczać zarówno transport krajowy, jak i międzynarodowy.

Dzięki 4Trans przedsiębiorca nie musi ręcznie przeliczać ulg, prowadzić tabelek w Excelu ani martwić się o błędy przy kontroli.