Dlaczego warto samodzielnie rozliczać czas pracy kierowców w firmie transportowej?

Wielu przedsiębiorców z branży transportowej zleca rozliczanie czasu pracy kierowców firmom zewnętrznym. To wygodne rozwiązanie, ale coraz więcej właścicieli flot zauważa, że samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców daje większą kontrolę, oszczędności i rozwój kompetencji w firmie. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie.

1. Pełna kontrola i szybki dostęp do danych

Kiedy samodzielnie rozliczasz czas pracy kierowców, masz natychmiastowy dostęp do wszystkich raportów: kadrowych, księgowych czy ewidencji czasu pracy.
Nie musisz czekać dwa dni, aż firma zewnętrzna przygotuje zestawienie. W każdej chwili możesz pobrać raport, wydrukować ewidencję i załatwić formalności. Nawet tego samego dnia, gdy np. zwalniasz kierowcę.

To ogromna przewaga w dynamicznej branży, gdzie liczy się czas i elastyczność działania.

2. Niższe koszty przy większej liczbie kierowców

Zlecając rozliczenia na zewnątrz, płacisz za każdego kierowcę osobno.
Przy większej flocie (5–10 kierowców i więcej) koszt własnego oprogramowania, np. 4Trans, jest niższy niż usługi zewnętrznej firmy – szczególnie w kolejnych latach, gdy licencja jest już opłacona, a aktualizacje są opcjonalne.

To inwestycja, która po pierwszym roku zaczyna się zwracać.

3. Lepsze przygotowanie do kontroli

Samodzielne rozliczanie oznacza lepsze zrozumienie danych i większą świadomość potencjalnych błędów.
Przed kontrolą ITD czy PIP możesz sam sprawdzić ciągłość danych, poprawność zapisów i mieć pełne przygotowanie.
Firma zewnętrzna przyda się w reprezentacji czy odwołaniu, ale najlepiej zna swoje dane ten, kto sam je analizuje.

4. Rozwój kompetencji w firmie

Kiedy Twoi pracownicy samodzielnie rozliczają czas pracy kierowców, rośnie ich wiedza o przepisach i czasie pracy.
To przekłada się na lepsze decyzje operacyjne, skuteczniejszą komunikację ze spedytorami i mniej błędów w codziennej pracy.
Wiele firm, które przeszły na własne rozliczenia, potwierdza – osoby związane z czasem pracy kierowców znacznie lepiej rozumieją przepisy, gdy mają praktyczny kontakt z programem.

5. Wydajność i automatyzacja

Dzięki nowoczesnym systemom, rozliczenie jednego kierowcy zajmuje zaledwie 3–7 minut miesięcznie.
Dane mogą być automatycznie pobierane z tachografów, telematyki lub kart kierowców.
Wystarczy regularny import danych a reszta dzieje się niemal sama.
Dla floty 50 kierowców miesięczny czas, który trzeba poświęcić na rozliczenie czasu pracy kierowców to około 6 godzin, przy czym wiele czynności jeszcze dodatkowo można zautomatyzować.

6. Integracja z telematyką i systemami TMS

Własny program daje możliwość integracji z systemami TMS i telematyką, np. Gbox czy EW Telematics.
Dzięki temu raporty, dane o trasach, tankowaniach i czasie pracy kierowcy spływają automatycznie, bez konieczności ręcznego wgrywania plików.

7. Trening czyni mistrza

Na początku może się to wydawać skomplikowane, ale z czasem obsługa programu staje się intuicyjna.
Firmy, które kilka lat temu zaczynały przygodę z samodzielnym rozliczaniem, dziś robią to szybciej niż niejeden ekspert.
Regularna praktyka i szkolenie pracowników sprawiają, że wszystko staje się prostsze.