Od 1 lipca 2026 część firm realizujących przewozy busami będzie musiała wejść w nowe obowiązki związane z tachografem i kartą kierowcy. Dla wielu przedsiębiorców to nie jest tylko zmiana techniczna, ale realna potrzeba uporządkowania sposobu pracy kierowców, zasad wykonywania przewozów i codziennych procedur w firmie.
Najwięcej pytań dotyczy tego, które busy faktycznie podlegają przepisom, kiedy transport jest wyłączony, jak działa tryb OUT, kiedy trzeba wykonać wpis manualny oraz co w praktyce oznacza tachograf G2V2 i odpowiedni typ karty kierowcy. To właśnie te elementy będą decydowały o tym, czy firma rzeczywiście jest przygotowana na zmiany.
W tym artykule porządkujemy najważniejsze kwestie, które warto sprawdzić przed 1 lipca 2026, żeby uniknąć chaosu we wdrożeniu i lepiej przygotować kierowców oraz osoby zarządzające transportem.
Nowe obowiązki obejmą część firm wykonujących przewóz rzeczy busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Nie chodzi jednak o każdy przejazd takim pojazdem. Kluczowe znaczenie ma rodzaj realizowanego transportu. Obowiązek używania tachografu i karty kierowcy dotyczy przewozu rzeczy w transporcie międzynarodowym oraz kabotażu.
To oznacza, że sama masa pojazdu nie wystarczy, żeby odpowiedzieć na pytanie, czy firma podlega nowym obowiązkom. Trzeba spojrzeć szerzej: na to, jakie przewozy wykonuje firma, w jakim modelu działa i jak wygląda codzienna praca kierowców. Dla wielu przedsiębiorców właśnie to będzie najważniejszy punkt wyjścia do dalszego przygotowania.
Zmiana nie ogranicza się do montażu urządzenia. Obejmuje też przygotowanie zespołu do pracy z tachografem, używania kart kierowcy, rozumienia trybu OUT i wykonywania wpisów manualnych wtedy, gdy są potrzebne. Bez tego trudno mówić o realnym wdrożeniu nowych obowiązków.
Przepisom będą podlegały busy wykonujące międzynarodowy przewóz rzeczy lub kabotaż, jeżeli ich DMC mieści się w przedziale od 2,5 do 3,5 tony. W takich przypadkach trzeba będzie używać tachografu i karty kierowcy.
Inaczej wygląda sytuacja przy samym transporcie krajowym. Taki przewóz nie podlega tym zasadom. W praktyce oznacza to, że ten sam pojazd może raz pracować w reżimie objętym obowiązkami, a innym razem wykonywać przejazd wyłączony. Dlatego tak ważne jest, by nie patrzeć na temat wyłącznie przez pryzmat samego pojazdu, ale przede wszystkim rodzaju wykonywanej usługi.
To jedno z podstawowych rozróżnień, od których warto zacząć przygotowanie firmy. Bez jasnej odpowiedzi na pytanie, które przejazdy podlegają przepisom, a które nie, trudno poprawnie ustawić dalsze procedury dla kierowców i osób zarządzających transportem.
W wielu firmach ten sam bus wykonuje zarówno transport krajowy, jak i przewozy międzynarodowe. Taki model mieszany wymaga dużej uważności, bo nie każdy kurs będzie realizowany na tych samych zasadach.
Przy transporcie krajowym można nie używać karty kierowcy. W takiej sytuacji tachograf powinien być ustawiony w tryb OUT, czyli w tryb wskazujący, że przejazd jest realizowany z wyłączeniem rozporządzenia 561. Gdy jednak pojazd zaczyna wykonywać przewóz międzynarodowy albo kabotaż, obowiązki wracają i sposób pracy z tachografem musi się zmienić.
Dla firmy oznacza to konieczność jasnego rozdzielenia, które kursy są objęte przepisami, a które nie. Bez tego bardzo łatwo o błędy organizacyjne, a później także o problemy przy obsłudze tachografu, rozliczaniu aktywności kierowcy i przygotowaniu dokumentacji na wypadek kontroli.
Tryb OUT bywa traktowany jako proste ustawienie techniczne, ale w praktyce to właśnie tutaj zaczyna się wiele pomyłek. W transporcie krajowym kierowca może nie wkładać karty i ustawić tachograf w tryb OUT. Problem pojawia się wtedy, gdy po takim okresie jazdy rozpoczyna przewóz objęty przepisami.
Po włożeniu karty tachograf pyta kierowcę, co robił od ostatniego wyjęcia karty. W tym momencie trzeba wykonać wpis manualny. Bardzo łatwo wtedy o błędne oznaczenie aktywności, na przykład zaznaczenie odpoczynku zamiast innej pracy. A to już może mieć znaczenie przy późniejszej kontroli.
To pokazuje, że samo ustawienie trybu OUT nie wystarcza. Kierowca musi wiedzieć, jak prawidłowo przejść z jazdy wyłączonej na przewóz objęty obowiązkami i jak poprawnie uzupełnić dane. Właśnie dlatego w tym obszarze tak ważne jest praktyczne szkolenie, a nie tylko ogólna wiedza o przepisach.
Jeżeli do pomyłki już dojdzie, można próbować opisać sytuację na wydruku z tachografu, ale to rozwiązanie awaryjne. Znacznie bezpieczniej jest wcześniej przygotować kierowców do takich sytuacji.
Nie każdy przewóz wykonywany busem w ruchu międzynarodowym będzie automatycznie objęty nowymi obowiązkami. Wyłączenie może dotyczyć transportu na potrzeby własne, ale tylko wtedy, gdy spełnione są dwa warunki jednocześnie.
Pierwszy warunek to przewóz niezarobkowy na potrzeby własne. Chodzi o sytuację, w której firma przewozi własny towar, a przychód nie wynika z samego transportu, tylko ze sprzedaży tego towaru. Drugi warunek dotyczy kierowcy. Jazda nie może być jego głównym zajęciem.
Dopiero spełnienie obu tych warunków pozwala mówić o wyłączeniu. To ważne szczególnie dla firm produkcyjnych i usługowych, które wykorzystują busy do dostarczania własnych wyrobów albo materiałów, ale nie zajmują się zawodowo transportem jako główną usługą.
Najlepiej zacząć od prostego przeglądu zleceń z ostatnich miesięcy. Warto podzielić je według rodzaju przewozu i sprawdzić, ile było przewozów zarobkowych, ile międzynarodowych, ile krajowych oraz czy w firmie występuje model mieszany.
Taka analiza bardzo szybko pokazuje, jak w praktyce wygląda działalność firmy. To szczególnie ważne tam, gdzie część przewozów odbywa się na potrzeby własne, a część może już podpadać pod nowe obowiązki. W takich przypadkach nie da się odpowiedzieć jednym zdaniem, czy firma podlega przepisom, czy nie. Trzeba rozdzielić konkretne typy przejazdów.
Dopiero po takiej analizie można sensownie zaplanować kolejne kroki: procedury dla kierowców, zasady używania trybu OUT, sposób wykonywania wpisów manualnych i sprawdzenie sprzętu oraz kart. To jeden z najlepszych punktów startowych do przygotowania firmy na zmiany.
W busach objętych nowymi obowiązkami wymagany będzie tachograf inteligentny drugiej generacji w wersji drugiej, czyli G2V2. To właśnie ten typ urządzenia trzeba brać pod uwagę w kontekście zmian od 1 lipca 2026.
Wersję tachografu można sprawdzić na wydruku z urządzenia albo po wgraniu plików do oprogramowania. Dobrze wiedzieć, jak to zweryfikować, zamiast zakładać, że zamontowane urządzenie na pewno spełnia wymagania.
Tachograf G2V2 zapisuje pozycję geograficzną przy każdym włożeniu i wyjęciu karty, a także co trzy godziny jazdy. Może również zapisywać przekroczenia granic, ale pełna automatyzacja tego procesu zależy jeszcze od rodzaju karty kierowcy.
Nowy tachograf to tylko część przygotowania. Równie ważny jest rodzaj karty kierowcy. Żeby przekroczenia granic zapisywały się automatycznie, kierowca musi mieć kartę w wersji G2V2.
Jeżeli kierowca ma starszą kartę, automatyczny zapis nie zadziała mimo tego, że w pojeździe jest już nowy tachograf. Wtedy kierowca nadal musi zatrzymywać się na granicy i ręcznie wpisywać kraj, do którego wjeżdża.
To ważna informacja dla firm, które chcą dobrze przygotować się do zmian. Sam zakup odpowiedniego tachografu nie wystarczy, jeśli zespół pracuje na starszych kartach i nie jest świadomy, jak wpływa to na codzienną obsługę urządzenia.
Jeżeli tachograf i karta kierowcy są w wersji G2V2, przekroczenia granic zapisują się automatycznie. W takiej sytuacji kierowca nie musi zatrzymywać się na granicy wyłącznie po to, żeby ręcznie wprowadzić kraj.
Jeżeli jednak karta jest starsza, automatyczny zapis nie zadziała. Wtedy kierowca musi zatrzymać się na każdej granicy i samodzielnie wpisać odpowiedni kraj. Brak takiego wpisu może później stać się problemem podczas kontroli.
Trzeba też pamiętać, że kraj rozpoczęcia i kraj zakończenia kierowca zawsze ustawia sam na tachografie. Te dwa elementy nie zapisują się automatycznie nawet wtedy, gdy firma korzysta już z tachografu i karty w wersji G2V2.
Typ karty kierowcy można sprawdzić w oprogramowaniu, do którego wgrywane są pliki z kart. W historii odczytów widać, czy dana karta jest oznaczona jako G2V1 czy G2V2. To prosty sposób, by ustalić, którzy kierowcy będą mieli automatyczny zapis granic, a którzy nadal będą musieli wykonywać wpisy ręczne.
Pomocne może być też sprawdzenie dokumentów i dat ważności kart. To pozwala szybciej ocenić, czy firma pracuje już na nowszych kartach, czy jeszcze nie. W praktyce jednak najlepiej potwierdzić to w danych systemowych albo dokumentacji.
To jeden z tych elementów, które warto sprawdzić odpowiednio wcześnie. Dzięki temu łatwiej zaplanować dalsze działania i przygotować kierowców do właściwej pracy z tachografem.
Tachograf G2V2 zapisuje pozycję geograficzną przy każdym włożeniu i wyjęciu karty, rejestruje pozycję geograficzną co trzy godziny jazdy, a przy odpowiednim rodzaju karty zapisuje również przekroczenia granic.
Te informacje można później odczytać i sprawdzić także na mapie. To oznacza, że podczas kontroli można zweryfikować, gdzie karta została włożona, gdzie została wyjęta i jak wyglądał przebieg jazdy. Im więcej danych zapisuje urządzenie, tym większe znaczenie ma poprawna obsługa tachografu i prawidłowe oznaczanie aktywności kierowcy.
W praktyce oznacza to jedno: praca z tachografem nie jest formalnością. To element codziennego bezpieczeństwa firmy i obszar, w którym warto zadbać zarówno o właściwy sprzęt, jak i o wiedzę zespołu.
Przygotowanie do nowych obowiązków warto zacząć od uporządkowania podstaw. Najpierw trzeba ustalić, czy firma wykonuje przewóz rzeczy w transporcie międzynarodowym lub kabotażu busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Następnie trzeba sprawdzić, czy w firmie występuje transport mieszany, kiedy stosowany będzie tryb OUT oraz jak wyglądają procedury dla kierowców.
Kolejny krok to weryfikacja tachografów i kart kierowców. To od tego zależy między innymi sposób rejestrowania granic i poprawna obsługa urządzeń. Równolegle warto zadbać o praktyczne przygotowanie zespołu, bo to właśnie kierowcy i osoby zarządzające transportem będą na co dzień pracować według nowych zasad.
Im wcześniej firma uporządkuje te obszary, tym spokojniej przejdzie przez zmianę. Dlatego dobrze nie zostawiać tego tematu na ostatnią chwilę, tylko już teraz sprawdzić stan przygotowania i uzupełnić wiedzę tam, gdzie jest to potrzebne.
