Od 1 lipca 2026 wiele firm wykonujących międzynarodowy transport busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony stanie przed zupełnie nowymi obowiązkami. Oprócz montażu tachografów i regularnego pobierania danych konieczne będzie również prawidłowe planowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców zgodnie z przepisami rozporządzenia 561/2006.
W praktyce oznacza to konieczność pilnowania odpoczynków dziennych i tygodniowych, kontrolowania rekompensat, organizowania powrotów kierowców do kraju oraz właściwego dokumentowania wszystkich zdarzeń. Dla wielu przedsiębiorców i osób odpowiedzialnych za rozliczenia będzie to całkowicie nowa rzeczywistość.
Jeżeli do tej pory nie zajmowałeś się czasem pracy kierowców, ten artykuł pomoże Ci zrozumieć najważniejsze zasady.
Jednym z podstawowych obowiązków jest zapewnienie kierowcy regularnego dziennego okresu odpoczynku, który trwa co najmniej 11 godzin. Odpoczynek ten musi zmieścić się w każdej 24-godzinnej dobie liczonej od momentu rozpoczęcia pracy.
Najprostszym sposobem planowania dnia jest policzenie, ile czasu pozostaje kierowcy na wszystkie aktywności. Skoro w dobie musi znaleźć się 11 godzin odpoczynku, na pracę pozostaje maksymalnie 13 godzin. Jeżeli kierowca rozpoczyna dzień o godzinie 7:00, powinien zakończyć wszystkie czynności najpóźniej o godzinie 20:00.
Przepisy dopuszczają również możliwość podzielenia regularnego odpoczynku na dwie części. Pierwsza musi trwać minimum trzy godziny, druga co najmniej dziewięć godzin. Dzięki temu okres aktywności kierowcy może zostać wydłużony do 15 godzin, jednak wymaga to odpowiedniego zaplanowania całego dnia.
W określonych sytuacjach kierowca może skorzystać ze skróconego dziennego odpoczynku trwającego minimum dziewięć godzin. W takim przypadku jego aktywność może trwać maksymalnie 15 godzin od rozpoczęcia pracy.
To jednak nie oznacza, że z takiego rozwiązania można korzystać każdego dnia. Przepisy pozwalają na maksymalnie trzy skrócone dzienne odpoczynki pomiędzy dwoma tygodniowymi okresami odpoczynku. To właśnie ten zapis bardzo często sprawia problemy osobom, które dopiero zaczynają pracę z rozliczaniem czasu pracy kierowców. Łatwo pomylić go z tygodniem kalendarzowym, a konsekwencją mogą być naruszenia.
Kierowca musi regularnie korzystać z tygodniowych okresów odpoczynku. Regularny odpoczynek trwa co najmniej 45 godzin, natomiast skrócony może wynosić minimum 24 godziny i mniej niż 45 godzin.
Równie ważny jest moment rozpoczęcia kolejnego odpoczynku tygodniowego. Powinien on nastąpić najpóźniej po zakończeniu sześciu kolejnych okresów 24-godzinnych liczonych od końca poprzedniego tygodniowego odpoczynku.
Już na tym etapie widać, że planowanie pracy kierowców nie polega wyłącznie na wyznaczaniu tras. Trzeba jednocześnie kontrolować wiele terminów i zależności wynikających z przepisów.
Jeżeli kierowca wykorzysta skrócony tygodniowy odpoczynek, powstaje obowiązek jego późniejszej rekompensaty. Różnicę pomiędzy wykorzystanym odpoczynkiem a wymaganymi 45 godzinami należy odebrać przed końcem trzeciego tygodnia następującego po tygodniu, w którym nastąpiło skrócenie.
Co istotne, brakujące godziny nie muszą zostać dołączone wyłącznie do kolejnego 45-godzinnego odpoczynku. Mogą zostać połączone z innym okresem odpoczynku trwającym co najmniej dziewięć godzin.
To jeden z tych elementów, który w praktyce najczęściej sprawia trudności. Wystarczy zgubić termin rekompensaty lub źle zaplanować kolejne tygodnie pracy, aby pojawiły się naruszenia.
Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że skoro dane z kart kierowców są pobierane, to problem mają z głowy. Niestety tak to nie działa.
Odczyt danych pokazuje, co już się wydarzyło. Tymczasem najważniejsze jest zapobieganie naruszeniom jeszcze przed ich wystąpieniem. Trzeba wiedzieć, czy kierowca wykorzystał należną rekompensatę, kiedy powinien rozpocząć kolejny odpoczynek oraz jak zaplanować kolejne dni pracy, aby nie przekroczyć obowiązujących limitów.
Dlatego osoby odpowiedzialne za planowanie transportu powinny na bieżąco analizować dane z kart kierowców i tachografów. Dzięki temu można reagować odpowiednio wcześniej, zamiast dopiero po fakcie szukać przyczyn naruszeń.
Przepisy Pakietu Mobilności wprowadziły również obowiązek odbywania każdego regularnego tygodniowego odpoczynku poza kabiną pojazdu. Odpoczynek powinien odbywać się w miejscu zapewniającym odpowiednie warunki noclegowe i sanitarne.
Oznacza to, że planowanie transportu obejmuje nie tylko czas jazdy, ale również organizację miejsca, w którym kierowca będzie mógł zgodnie z przepisami odbyć wymagany odpoczynek.
Kolejnym obowiązkiem jest zapewnienie kierowcy możliwości powrotu do centrum operacyjnego pracodawcy lub miejsca zamieszkania co cztery tygodnie na regularny tygodniowy odpoczynek.
Podczas kontroli brak realizacji tego obowiązku może zostać wykazany na podstawie zapisów z karty kierowcy. Dlatego również ten element powinien być uwzględniany podczas planowania pracy.
Nie zawsze kierowca wraca do kraju pojazdem wyposażonym w tachograf. Zdarza się, że wraca samolotem, samochodem osobowym lub innym środkiem transportu, pozostawiając pojazd za granicą.
W takiej sytuacji po ponownym włożeniu karty do tachografu konieczne jest wykonanie wpisu manualnego. Dzięki temu dokumentacja pozostaje kompletna i prawidłowo odzwierciedla przebieg aktywności kierowcy.
Zmiany, które obejmą firmy busowe od 1 lipca 2026, pokazują, że samo posiadanie tachografu nie wystarczy. Trzeba jeszcze wiedzieć, jak interpretować przepisy, planować pracę kierowców i analizować dane, aby nie doprowadzić do naruszeń.
Jeżeli dopiero zaczynasz swoją pracę z czasem pracy kierowców albo chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami, warto korzystać z wiedzy osób, które na co dzień zajmują się tą tematyką. Dzięki temu znacznie łatwiej wdrożyć nowe obowiązki, uniknąć kosztownych błędów i zyskać pewność, że wszystkie procesy są prowadzone prawidłowo.
W Akademii Czasu Pracy znajdziesz praktyczne szkolenia, materiały edukacyjne oraz bieżące wsparcie ekspertów, dzięki którym znacznie łatwiej zrozumiesz nowe przepisy i nauczysz się stosować je w codziennej pracy. To rozwiązanie dla osób, które chcą nie tylko poznać teorię, ale przede wszystkim bezpiecznie i świadomie rozliczać czas pracy kierowców.
