Od 1 lipca 2026 przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy przewóz rzeczy busami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony będą musieli stosować przepisy dotyczące czasu jazdy, obowiązkowych przerw oraz odpoczynków kierowców. Dla wielu firm będzie to zupełnie nowa rzeczywistość. Dotychczas planowanie pracy kierowców opierało się przede wszystkim na organizacji transportu i potrzebach klientów. Teraz do codziennych obowiązków dojdzie również konieczność przestrzegania limitów wynikających z rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Oznacza to, że samo wyposażenie pojazdu w tachograf nie będzie wystarczające. Równie ważna stanie się umiejętność planowania pracy kierowcy oraz prawidłowego korzystania z funkcji tachografu. Właśnie dlatego warto poznać podstawowe zasady jeszcze przed wejściem nowych obowiązków w życie.
Jedną z najważniejszych zasad jest ograniczenie dotyczące czasu prowadzenia pojazdu bez przerwy. Kierowca może prowadzić pojazd nieprzerwanie maksymalnie przez 4,5 godziny. Po upływie tego czasu ma obowiązek odebrać przerwę trwającą co najmniej 45 minut, chyba że zamiast przerwy rozpoczyna już dzienny lub tygodniowy okres odpoczynku. W praktyce oznacza to konieczność zupełnie innego planowania tras niż dotychczas. Nie będzie już możliwe kierowanie się wyłącznie miejscem załadunku, rozładunku czy wygodą kierowcy. Już na etapie planowania przejazdu należy przewidzieć moment, w którym kierowca będzie mógł bezpiecznie zatrzymać pojazd i odebrać obowiązkową przerwę. To właśnie odpowiednie zaplanowanie postojów będzie jednym z podstawowych elementów prawidłowej organizacji pracy po 1 lipca 2026 roku.
Choć najczęściej mówi się o obowiązkowej 45-minutowej przerwie, przepisy pozwalają odebrać ją również w dwóch częściach. Nie można jednak zrobić tego w dowolny sposób. Pierwsza część przerwy musi trwać co najmniej 15 minut, natomiast druga co najmniej 30 minut. Dopiero zachowanie takiej kolejności sprawia, że przerwa zostanie uznana za prawidłową. W praktyce kierowca może więc przejechać część dostępnego czasu jazdy, zatrzymać się na 15 minut, kontynuować prowadzenie pojazdu, a następnie odebrać drugą, trzydziestominutową część przerwy. Jest to rozwiązanie, które daje większą elastyczność podczas planowania dnia pracy, szczególnie wtedy, gdy kierowca wykonuje kilka załadunków lub rozładunków. Warto jednak pamiętać o bardzo częstym błędzie. Nie wystarczy bowiem, że łączny czas obu przerw wyniesie 45 minut. Jeżeli kierowca najpierw odbierze 30 minut przerwy, a dopiero później 15 minut, taki podział nie spełni wymagań przepisów. Znaczenie ma nie tylko długość przerwy, ale również kolejność jej odbierania.
To jedno z pytań, które bardzo często pojawia się podczas szkoleń dotyczących czasu pracy kierowców. Wiele osób zakłada, że pierwszą część przerwy można odebrać dopiero po określonej liczbie godzin jazdy. Tymczasem przepisy nie wskazują minimalnego czasu prowadzenia pojazdu przed rozpoczęciem pierwszej piętnastominutowej przerwy. Oznacza to, że kierowca może odebrać ją praktycznie po dowolnym czasie jazdy. Najważniejsze jest jedynie to, aby przed zakończeniem drugiej części przerwy nie przekroczyć łącznego limitu 4,5 godziny prowadzenia pojazdu. Dla osób planujących pracę kierowców jest to bardzo cenna informacja, ponieważ pozwala znacznie elastyczniej układać harmonogram przejazdów.
Przy planowaniu czasu jazdy niezwykle istotna jest jeszcze jedna zasada. Każda prawidłowo odebrana przerwa kończy dotychczasowy okres prowadzenia pojazdu i rozpoczyna liczenie kolejnych 4,5 godziny jazdy. Dotyczy to zarówno przerwy odebranej jednorazowo przez 45 minut, jak i przerwy podzielonej na dwie części w układzie 15 oraz 30 minut. Co ważne, nie ma znaczenia, czy kierowca wykorzystał wcześniej cały dostępny limit jazdy. Jeżeli przejechał jedynie trzy godziny, następnie odebrał prawidłową przerwę i ruszył w dalszą trasę, limit prowadzenia pojazdu liczony jest od początku. W praktyce znajomość tej zasady pozwala znacznie lepiej planować dzień pracy oraz unikać niepotrzebnych naruszeń.
Obowiązkowe przerwy to nie jedyne ograniczenia, które należy uwzględnić podczas planowania pracy kierowcy. Przepisy określają również maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu. Jest to łączny czas jazdy liczony od zakończenia jednego dziennego okresu odpoczynku do rozpoczęcia następnego albo pomiędzy odpoczynkiem dziennym i tygodniowym. Standardowo kierowca może prowadzić pojazd maksymalnie przez 9 godzin. Ustawodawca dopuścił jednak możliwość dwukrotnego wydłużenia tego limitu do 10 godzin w ciągu jednego tygodnia. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładniejszego monitorowania czasu jazdy każdego kierowcy, ponieważ wykorzystanie obu wydłużeń powinno być świadomie zaplanowane.
W praktyce sporo pytań pojawia się w sytuacji, gdy kierowca wykonuje przewóz na przełomie tygodni, na przykład rozpoczyna jazdę jeszcze w niedzielę wieczorem, a kończy ją już po północy w poniedziałek. W takich przypadkach pojawia się wątpliwość, do którego tygodnia należy zaliczyć wydłużenie czasu prowadzenia pojazdu do 10 godzin. Kluczowe znaczenie ma moment przekroczenia dziewiątej godziny jazdy. Jeżeli nastąpi ono już w nowym tygodniu kalendarzowym, to właśnie do tego tygodnia zostanie zaliczone wykorzystanie jednej z dwóch dostępnych „dziesiątek”. Warto przy tym pamiętać, że tydzień w rozumieniu przepisów rozpoczyna się w poniedziałek o godzinie 00:00 i kończy w niedzielę o godzinie 24:00. Odpowiednie zaplanowanie takich przejazdów może mieć istotny wpływ na uniknięcie naruszeń.
Podczas planowania czasu pracy nie można skupiać się wyłącznie na jednym dniu. Równie istotne są limity tygodniowe. Przepisy określają, że tygodniowy czas prowadzenia pojazdu nie może przekroczyć 56 godzin. Jednocześnie obowiązuje jeszcze jedno ograniczenie, zgodnie z którym łączny czas prowadzenia pojazdu w dwóch kolejnych tygodniach nie może przekroczyć 90 godzin. Oznacza to, że wykorzystanie pełnych 56 godzin jazdy w jednym tygodniu automatycznie ograniczy liczbę godzin możliwych do przejechania w tygodniu następnym. Dlatego osoby planujące pracę kierowców powinny zawsze analizować harmonogram nie tylko w ujęciu jednego tygodnia, ale również dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych.
Tachograf rejestruje nie tylko czas prowadzenia pojazdu i odpoczynku. Jednym z dostępnych trybów jest również „inna praca”. W tym trybie powinny zostać zarejestrowane wszystkie czynności wykonywane przez kierowcę w związku z realizacją przewozu, które nie polegają na prowadzeniu pojazdu. Dotyczy to między innymi załadunku i rozładunku towaru, nadzorowania tych czynności, wykonywania formalności administracyjnych, czynności spedycyjnych czy codziennej obsługi pojazdu. Warto zwrócić uwagę również na sytuację, w której kierowca oczekuje na załadunek lub rozładunek, ale nie zna przewidywanego czasu oczekiwania. W takim przypadku również powinien zarejestrować ten okres jako inną pracę. Do tej kategorii zalicza się także przejazd samochodem osobowym do miejsca postoju pojazdu, jeżeli kierowca sam prowadzi ten samochód.
Drugim trybem dostępnym na tachografie jest dyspozycja. W przeciwieństwie do innej pracy oznacza ona czas, w którym kierowca nie wykonuje aktywnie swoich obowiązków, ale pozostaje gotowy do ich podjęcia. Taki sposób rejestrowania aktywności stosuje się między innymi podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, jeżeli z góry wiadomo, ile potrwa oczekiwanie. Dyspozycją będzie również czas spędzony przez drugiego kierowcę podczas jazdy w załodze dwuosobowej, oczekiwanie w korkach, na przejściach granicznych czy przejazd do miejsca postoju pojazdu jako pasażer innego środka transportu. Rozróżnienie pomiędzy inną pracą a dyspozycją ma znaczenie podczas późniejszego rozliczania czasu pracy kierowcy, dlatego warto zwracać na nie szczególną uwagę.
Przepisy odmiennie traktują codzienny dojazd kierowcy do pracy oraz przejazd do miejsca postoju pojazdu. Jeżeli kierowca dojeżdża z miejsca zamieszkania do siedziby firmy, taki czas uznawany jest za odpoczynek. Jeżeli jednak z siedziby przedsiębiorstwa zostaje wysłany do miejsca, w którym znajduje się pojazd, sposób rejestracji zależy od tego, czy prowadzi środek transportu, czy jedzie jako pasażer. W pierwszym przypadku będzie to inna praca, natomiast w drugim dyspozycja. W takich sytuacjach konieczne będzie również prawidłowe wykonanie wpisu manualnego na tachografie.
Przedsiębiorcy często pytają również o obowiązek wystawiania zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu. Obecnie nie ma już takiego obowiązku. Jeżeli kierowca przebywał na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub z innego powodu nie prowadził pojazdu, nie trzeba przygotowywać odrębnego dokumentu potwierdzającego ten fakt. Nie oznacza to jednak, że okres ten pozostaje bez udokumentowania. Kierowca powinien uzupełnić brakujące dane poprzez wykonanie wpisu manualnego na tachografie. Należy jednak pamiętać, że sama ewidencja czasu pracy nadal musi prawidłowo wskazywać przyczynę nieobecności, niezależnie od tego, czy był to urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie czy inna usprawiedliwiona przerwa w wykonywaniu pracy.
Zmiany, które obejmą firmy busowe od 1 lipca 2026 roku, nie sprowadzają się wyłącznie do obowiązku montażu tachografów. Równie ważne będzie poznanie zasad planowania czasu jazdy, prawidłowego odbierania przerw oraz właściwego rejestrowania aktywności kierowcy. To właśnie te elementy będą decydowały o tym, czy przedsiębiorca będzie prowadził działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami. Im wcześniej osoby odpowiedzialne za planowanie transportu oraz rozliczanie czasu pracy kierowców zdobędą tę wiedzę, tym łatwiej będzie przygotować firmę do nowych obowiązków i uniknąć kosztownych błędów już od pierwszych dni obowiązywania nowych regulacji.
