Delegacje i ewidencja czasu pracy kierowców w transporcie krajowym – zmiany, o których nie wszyscy jeszcze wiedzą

Od maja 2022 roku obowiązują istotne zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców. Dotyczą one zarówno ewidencji czasu pracy, jak i zasad rozliczania podróży służbowych w transporcie krajowym. Wielu przedsiębiorców nadal nie ma pełnej świadomości, jakie dokładnie obowiązki nałożył ustawodawca – a to może skutkować nie tylko błędnymi rozliczeniami, ale też ryzykiem kar i sporów sądowych.

Poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie, na które warto zwrócić uwagę.

Ewidencja czasu pracy kierowców – obowiązek bez wyjątków

Nowe brzmienie art. 25 ustawy jasno określa: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców – to nie możliwość, ale obowiązek.

Ewidencja musi obejmować:

• liczbę przepracowanych godzin,

• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• godziny nocne oraz nadliczbowe,

• dni wolne od pracy z podaniem podstawy,

• liczbę godzin dyżuru wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem jego pełnienia,

• zwolnienia od pracy i nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione),

• zapisy z tachografów, kart kierowców, wykresówek i wydruków.

Co ważne – lista obecności nie wystarczy. Dane muszą być zgodne z tym, co zarejestrował tachograf i karta kierowcy. Przykład: jeśli tachograf pokaże rozpoczęcie pracy o 6:47, a na liście wpisane jest 7:00, to takie różnice należy wyjaśnić i odpowiednio odnotować.

Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca musi ją przechowywać przez 10 lat. Na wniosek kierowcy ewidencja musi być mu udostępniona – w formie wydruku albo wglądu w systemie.

Delegacje w transporcie krajowym – kogo dotyczą

Zmianie uległa także definicja podróży służbowej. Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy, delegacją jest każde zadanie służbowe wykonywane poza miejscowością siedziby pracodawcy lub jego oddziałów.

Oznacza to, że:

• jeśli firma ma siedzibę np. w Słupsku, a kierowca wykonuje przewóz do Koszalina czy Lęborka – jest to podróż służbowa,

• jeśli kierowca wyjeżdża tylko w obrębie Słupska – nie mówimy o delegacji.

Każdy kierowca w podróży służbowej ma prawo do:

• diety w wysokości 45 zł,

• ryczałtu za nocleg w wysokości 150% diety (jeśli nocleg nie został zapewniony przez pracodawcę).

Te zasady obowiązują zarówno w transporcie usługowym, jak i w przewozach na potrzeby własne.

Dlaczego to ważne dla firm transportowych

Właściwe prowadzenie ewidencji i rozliczanie delegacji ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego i finansowego firmy.

• Uniknięcie kar – błędne rozliczenia mogą skutkować poważnymi sankcjami.

• Oszczędności w kosztach pracy – prawidłowe stosowanie ulg w delegowaniu pozwala obniżyć koszty ZUS i PIT-4.

• Spokój w razie kontroli – kompletną i prawidłową dokumentację łatwiej przedstawić inspektorom lub w sądzie pracy.

Zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców wymuszają na przedsiębiorcach większą dokładność i odpowiedzialność. Prosta lista obecności już nie wystarcza – konieczne jest prowadzenie pełnej ewidencji zgodnej z danymi z tachografu. Równocześnie każda podróż służbowa w transporcie krajowym wymaga prawidłowego rozliczenia diet i ryczałtów.

To obowiązki, o których warto pamiętać – nie tylko po to, aby uniknąć kar, ale także by zapewnić uczciwe i przejrzyste zasady rozliczeń w firmie transportowej.