FireTMS

Praca w firmie transportowej czy spedycyjnej jest złożona i wymaga precyzyjnego zarządzania danymi. Z naszego doświadczenia we wdrażaniu systemów TMS wynika, że chociaż narzędzia takie jak Excel, Google Sheets czy OpenOffice są powszechnie stosowane, to dedykowane systemy, takie jak FireTMS, oferują znacznie więcej korzyści.

Skupimy się na czterech kluczowych aspektach: 

• gromadzenie i zarządzanie danymi,
• automatyzacja działań,
• raportowanie
• integracje.

Przyjrzymy się, jak te funkcje realizowane są w Excelu oraz w systemie FireTMS.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Podstawowym celem wdrożenia jakiegokolwiek programu jest skonsolidowanie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu i zapewnienie pracownikom szybkiego dostępu do nich. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel, osiągnięcie tego celu jest trudne. Wprowadzanie wszystkich danych do jednego arkusza jest niewygodne i często niemożliwe. Arkusze szybko się mnożą, a zarządzanie nimi staje się chaotyczne. Co więcej, udostępnianie danych wszystkim pracownikom bez odpowiednich uprawnień może prowadzić do problemów z bezpieczeństwem informacji.

W dedykowanym systemie TMS, takim jak FireTMS, wszystkie dane są przechowywane w jednym, centralnym miejscu. System umożliwia precyzyjne zarządzanie dostępem do danych, dzięki czemu każdy pracownik widzi tylko te informacje, które są mu potrzebne do pracy. To znacząco zwiększa efektywność pracy i bezpieczeństwo danych. 

Automatyzacja działań

Excel ustępuje tutaj dedykowanym systemom niemal całkowicie. Automatyczne generowanie dokumentów, takich jak zlecenia, faktury, wezwania do zapłaty, potwierdzenia czy maile, jest w Excelu możliwe, ale wymaga tworzenia skomplikowanych formuł i szablonów. W praktyce większość dokumentów jest tworzona ręcznie, co jest czasochłonne i podatne na błędy. FireTMS automatyzuje te procesy, co znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów.

Raportowanie

Chociaz Excel jest niezwykle elastyczny i pozwala na tworzenie dowolnych zestawień, ma też swoje wady. Wprowadzanie danych ręcznie lub edytowanie danych uzyskanych z innych systemów jest pracochłonne i błędogenne. Ponadto, w wielu firmach tworzy się masę różnych zestawień, które z czasem przestają być używane, a pracownicy tracą czas na ich przygotowanie. FireTMS oferuje gotowe raporty, które można łatwo generować na podstawie danych z systemu, co znacznie upraszcza proces raportowania. 

Integracje

Integracja różnych narzędzi jest kluczowa dla efektywnej pracy firmy transportowej. Excel może pobierać dane z różnych źródeł, ale nie oferuje pełnej integracji. FireTMS integruje się z systemami telematyki GPS, programami księgowymi, e-nadawcą, przelewami bankowymi oraz platformami takimi jak Trans.eu i Transporeon. Brak odpowiedniego programu wymusza pracę w wielu oknach i przepisywanie danych między systemami, co jest nieefektywne i podatne na błędy.

Excel i podobne programy są świetnymi narzędziami wspomagającymi, ale nie zastąpią dedykowanego systemu TMS. Dla firm transportowych, które chcą zwiększyć efektywność, bezpieczeństwo danych i automatyzację procesów, przejście na system TMS jest naturalnym krokiem. Jeśli Twoja firma angażuje w proces transportu i spedycji więcej niż jedną osobę, warto rozważyć inwestycję w odpowiedni system TMS, który zapewni lepszą organizację pracy i oszczędność czasu.