Rejestracja pracowników delegowanych – co trzeba wiedzieć o nowym sposobie zgłaszania delegacji?

Wprowadzone na początku lutego zmiany w Pakiecie Mobilności 2022 to szereg kolejnych wyzwań dla branży transportowej. Ewolucja zasad dotyka choćby rejestracji pracowników realizujących transport na terenie państw należących do UE. Firmy zobowiązane są do dokonywania zgłoszeń poprzez system IMI. Co należy wiedzieć o obecnym systemie i jak poprawnie z niego korzystać?

IMI jako ogólnoeuropejska platforma dla przedsiębiorstw transportowych – czym jest?

Najnowsze regulacje Pakietu Mobilności niosą ze sobą mnóstwo zmian. Dotyczą one m.in. kwestii delegowania pracowników. Od tej pory, a dokładnie od 2 lutego 2022 roku, wszyscy kierowcy realizujący zlecenia poza granicami Polski muszą być zgłaszani poprzez System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym, znanym jako IMI.

Platforma została powołana do życia w 2008 roku w celu polepszenia sprawności i bezpieczeństwa wymiany informacji wśród organów administracji publicznej państw zrzeszonych w Unii Europejskiej oraz tych, które należą do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wszystko to, aby zawiązać ścisłą współpracę pomiędzy poszczególnymi krajami i zwiększyć jakość działania ujednoliconego rynku. Kolejny krok stanowi właśnie umożliwienie rejestracji delegowanych pracowników za pośrednictwem wielojęzycznej aplikacji.

Dotychczasowy i obecny system rejestracji pracowników

Dotychczas poszczególne kraje europejskie opierały się na własnych zasadach rejestracji, co zaprzeczało idei jednolitego funkcjonowania na rynku transportowym. Choćby w Austrii działał formularz zgłoszeniowy ZKO3-T, zaś we Francji – internetowy system SIPSI. Nie można zapominać też o niemieckim MiLoG. Oczywiście nie wszystkie państwa narzucały konieczność korzystania ze zindywidualizowanych systemów służących rejestracji wniosków. Przykładem są m.in. Czechy. W przypadku zgłoszeń odnoszących się do takich właśnie krajów moduł delegowania przez IMI także znajdzie swoje zastosowanie. Krótko mówiąc, niezależnie gdzie pracownik zostanie wysłany, musi być zarejestrowany za sprawą wspólnej platformy.

Jak zgłaszać kierowców przez platformę IMI?

Chcąc skorzystać z możliwości desygnowania kierowców za pośrednictwem IMI, konieczna jest rejestracja, wymagająca podania wszystkich najważniejszych informacji m.in. numeru licencji, czy też nazwy przedsiębiorstwa i dokładnego adresu. Pojedyncze konto zostaje wówczas przypisane do jego założyciela. Umożliwia przy tym dodanie kolejnego użytkownika, który w ten sposób zyskuje szereg uprawnień pozwalających na samodzielną realizację wniosków.

Samo zgłoszenie musi zostać dokonane nie później niż w dniu rozpoczęcia delegowania. Oczywiście osób niepodlegających delegowaniu, nie wpisujemy do systemu IMI. Mowa o tych, którzy realizują transport krajowy, a także przewozy tranzytowe i bilateralne. W przypadku pozostałych, w zgłoszeniu wymaga się takich informacji jak:

– nazwisko i imię kierowcy, adres, numer uprawnień, dane zawarte w dokumencie tożsamości,

– czas trwania delegacji,

– kraj delegowania,

– dane dotyczące przewoźnika, tj. nazwa, adres, kraj, numer licencji, numer VAT

– dane dotyczące osoby sprawującą opiekę nad transportem,

– typ świadczonej usługi,

– numer rejestracyjny pojazdu.

Rejestracja pracowników przez IMI, czyli łatwiejsza komunikacja ze służbami kontrolnymi

 Delegowanie pracowników dzięki systemowi IMI to jedna strona medalu. Wprowadzony moduł usprawnia jednocześnie komunikację z organami kontrolnymi państw Unii Europejskiej. Dotychczasowe przekazywanie najważniejszej dokumentacji odbywające się tradycyjną pocztą zostało zastąpione przez drogę elektroniczną.

Co do samych zgłoszeń kierowców, odpowiednie organy zyskują dostęp do zawartych w nich danych poprzez opatrzenie każdego z nich kodem QR. Co więcej, zarejestrowane osoby muszą pamiętać o konieczności odpowiedzi na pytania ze strony służb kontrolnych, które służą lustracji wszelkich poprawności bądź uchybień. Czas udzielenia informacji nie może przekraczać ośmiu dni od momentu otrzymania tychże pytań. Niedopilnowanie terminu grozi interwencją Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy zmiany w sposobie rejestracji są korzystne?

Nie ulega wątpliwości, że rejestracja przez system IMI niesie ze sobą szereg korzyści. Jego wykorzystanie pozwala m.in. na swobodne duplikowanie zgłoszeń zawierających informacje dotyczące kierowców. Tym samym nie trzeba tracić czasu na ciągłe wprowadzanie tych samych danych. Co ważne, automatycznie tłumaczone są na język obowiązujący w kraju, do którego delegowany jest pracownik.

Jak już wspomniano, rozszerzenie funkcjonalności systemu IMI sprawia, że komunikacja z organami kontrolnymi staje się dużo prostsza. Fakt, iż w lustracji dokumentacji związanej choćby z płacą minimalną wykorzystuje się w tym momencie drogę elektroniczną, powoduje jej ujednolicenie. Nie ma przy tym znaczenia, do jakiego konkretnie kraju została wysłana dana osoba.

Oczywiście czas pokaże, czy modyfikacje w obszarze rejestracji faktycznie będą w pełni trafione. To, czego mogą się obawiać przedsiębiorcy to z pewnością wzmożone kontrole. Tak jak przy każdych innych zachodzących zmianach.

Bądź gotów na dalsze wyzwania!

Wprowadzone nowości związane z użytkowaniem systemu IMI, choć na pierwszy rzut wyglądają obiecująco, z całą pewnością będą dużym wyzwaniem dla przedsiębiorstw transportowych. Tak samo, jak inne zmiany, które weszły w życie w ramach Pakietu Mobilności 2022. Mowa m.in. o wyliczaniu płacy zagranicznej, czy też prowadzeniu ewidencji czasu pracy kierowców w każdym z państw EOG. W jaki sposób przygotować się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości?

Chcąc być na bieżąco ze wszystkimi zmianami, a kolejne już w maju, zachęcamy do skorzystania z dostępnych na naszej stronie webinarów, jaki i również indywidualnych szkoleń. Służymy fachową wiedzą, która sprawi, że wszelkie przepisy, zwłaszcza te najbardziej zawiłe, staną się w pełni zrozumiałe. Sprawdź, co mamy dla Ciebie i przyszykuj się na rok pełen wyzwań dla branży transportowej.