Pomniejszenie ryczałtu za nadgodziny w 2023 roku – jak to zrobić?

Czy wiesz, w jaki sposób odliczyć od ryczałtów za nadgodziny dni, kiedy pracownik przebywał na bezpłatnym urlopie lub zwolnieniu z powodu choroby? To wbrew pozorom nie jest aż tak trudne, jak mogłoby się wydawać, pod warunkiem, że znasz zasady, według których należy to policzyć. Jak to zrobić zgodnie z zasadami obowiązującymi w 2023 r.? Podajemy wzór!  

Oczywiście – nawet jeśli pracownik w ciągu miesiąca przebywał na zwolnieniu chorobowym, urlopie macierzyńskim lub tacierzyńskim, wypoczynkowym czy nawet korzystał z urlopu bezpłatnego, możesz wypłacić mu pełną stawkę miesięczną za ryczałt z tytułu nadgodzin. Możesz również od stawki miesięcznej odliczyć dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, dzięki czemu pomniejszysz kwotę ryczałtu. 

Dlaczego ryczałt warto wprowadzić? 

Nadgodziny w branży transportowej są normą. Aby nie dokładać zbędnych formalności, wiele przedsiębiorstw transportowych wprowadza ryczałt za nadgodziny, który jest wypłacany miesięcznie wraz z pensją kierowcy. Zalet takiego systemu rozliczeń jest wiele – wśród najważniejszych są zniesienie konieczności stałego rozliczania nadgodzin czy też brak konieczności ewidencjonowania godzin pracy kierowców. 

Zoptymalizowanie formalności zawsze w firmach transportowych jest mile widziane. Jednak to, o czym warto wiedzieć, to też możliwość pomniejszenia ryczałtów w sytuacji, w której pracownik w określonym miesiącu nie wykonywał pracy ze względu na urlop wypoczynkowy, macierzyński/ojcowski, bezpłatny czy ze względu na chorobę. 

Jak to policzyć? – podjemy ścieżkę 

Miesięczną kwotę ryczałtu za nadgodziny należy podzielić przez 30. 30 jest stałą, niezależną od liczby dni miesiąca, zatem zarówno w lutym, czerwcu, jak i październiku ryczałt dzielimy przez 30. Otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni wolnych/niezdolności pracownika do pracy. Zatem, jeśli pracownik przez 12 dni był nieobecny w pracy z powodu choroby, to właśnie mnożymy przez 12. Następnie od ryczałtu należnego za cały miesiąc – przyjmijmy, że jest to kwota 200 zł – należy odjąć otrzymaną kwotę. Uzyskany wynik jest to ryczałt do wypłacenia pracownikowi już pomniejszony o dni, w których nie pracował. 

Dokładnie tak, jak w podanym przykładzie:

Analogiczna sytuacja ma zastosowanie także w przypadku ryczałtu za nadgodziny nocne i dyżury. 

Nieco inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik był nieobecny w pracy i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, czyli na przykład w przypadku urlopu bezpłatnego. Wówczas miesięczną kwotę ryczałtu należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie otrzymaną stawkę mnożymy przez liczbę godzin nieobecności pracownika z powodów niepodlegających wynagrodzeniu. Wynikiem jest stawka, którą należy odjąć od ryczałtu przysługującego za cały miesiąc. 

Czy da się łatwiej? 

Czy da się to policzyć sprawniej? Czy konieczne jest liczenie każdego przypadku oddzielnie? Oczywiście, że istnieją rozwiązania, które pozwalają odejść od „ręcznego” liczenia kwoty, o którą można pomniejszyć ryczałt za nadgodziny. 

Zwykle taką opcję zawierają programy kadrowo-płacowe, które w zdecydowanej większości automatycznie obniżają ryczałty. Tak dzieje się również w programie 4Trans.

Aby sprawdzić, czy w programie 4Trans mamy włączoną opcję pomniejszania kwoty ryczałtu lub by zmienić zakres obliczeń, należy w edycji „Umowy o pracę” w zakładce „Ryczałty i premię” sprawdzić sekcję zasad pomniejszania ryczałtów lub premii. Użytkownik za pomocą „checkpointów” ma możliwość dowolnego włączania lub wyłączania poszczególnych wariantów odpowiadających za liczenie ryczałtów. 

Szczegółowy proces pomniejszania ryczałtów został przedstawiony w nagraniu z webinaru prowadzonego przez Macieja Kabacińskiego: „Zmiany wynagrodzeń i diet dla kierowców w roku 2023”. Kurs można zakupić tutaj: https://www.akademiaczasupracy.pl/product/zmiany-wynagrodzen-i-diet-dla-kierowcow-w-roku-2023/