Pełna dokumentacja pracownicza kierowcy – sprawdź czy wiesz, co powinno się w niej znaleźć?

Prowadzenie i gromadzenie licznych dokumentów to jeden z ważniejszych obowiązków pracodawcy, szczególnie w takiej branży jak transport. Teczki akt osobowych, ewidencji czasu pracy oraz materiały płacowe stanowią istotną część wyposażenia firmowego biura. Warto wiedzieć co dokładnie kryje się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza” i gdzie należy ją przechowywać. Wszystkie zapisy, które to regulują znajdują się w odpowiednich aktach prawnych.

Czym jest dokumentacja pracownicza i ile wynosi okres jej przechowywania?

Choć pojęcie to może wydawać się dość szerokie, trafnie precyzuje wszystko, co powinno znaleźć się w teczce każdego z zatrudnionych. Dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz wszelkie dokumenty mające związek ze stosunkiem pracy. 

Jak można przeczytać w art. 94 Kodeksu Pracy, każdy pracodawca powinien prowadzić i przechowywać dokumentację mającą związek ze stosunkiem pracy oraz dokumentację pracowniczą, czyli akta osobowe. Co istotne, należy to wszystko gromadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Całość dokumentacji należy przechowywać w odpowiednich warunkach, gwarantujących trwałość, aż dziesięć lat od chwili, gdy ustał stosunek pracy. 

Co dokładnie wchodzi w skład podstawowej dokumentacji każdego pracownika?

Już od chwili, gdy pracownik podpisuje umowę, konieczne jest założenie mu teczki, papierowej lub cyfrowej, w której znajdzie się cała dokumentacja pracownicza. W jej skład wchodzą przede wszystkim dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy:

• ewidencja czasu pracy, w tym: liczba przepracowanych godzin wraz ze wskazaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy; liczba godzin przepracowanych w porze nocnej; nadgodziny,
• wnioski pracownika dotyczące m.in.: skrócenia tygodnia pracy; rozkładu godzin i dni, w jakich pracownik preferuje pracować,
• dokumenty związane z uzgodnionymi dniami wolnymi; godzinami nadliczbowymi i gotowością stawienia się poza normalnymi godzinami pracy; systemem zadaniowym czasu pracy,
• zgoda np. pracownika będącego opiekunem dziecka poniżej 4. roku życia na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itp., także zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy itp.
• wnioski urlopowe,
• potwierdzenie wypłaconego wynagrodzenia,
• potwierdzenie otrzymania przydziału odzieży i obuwia ochronnego.