Pełna dokumentacja pracownicza kierowcy – sprawdź czy wiesz, co powinno się w niej znaleźć?

Prowadzenie i gromadzenie licznych dokumentów to jeden z ważniejszych obowiązków pracodawcy, szczególnie w takiej branży jak transport. Teczki akt osobowych, ewidencji czasu pracy oraz materiały płacowe stanowią istotną część wyposażenia firmowego biura. Warto wiedzieć co dokładnie kryje się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza” i gdzie należy ją przechowywać. Wszystkie zapisy, które to regulują znajdują się w odpowiednich aktach prawnych.

 

Czym jest dokumentacja pracownicza i ile wynosi okres jej przechowywania?

 

Choć pojęcie to może wydawać się dość szerokie, trafnie precyzuje wszystko, co powinno znaleźć się w teczce każdego z zatrudnionych. Dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz wszelkie dokumenty mające związek ze stosunkiem pracy. 

Jak można przeczytać w art. 94 Kodeksu Pracy, każdy pracodawca powinien prowadzić i przechowywać dokumentację mającą związek ze stosunkiem pracy oraz dokumentację pracowniczą, czyli akta osobowe. Co istotne, należy to wszystko gromadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Całość dokumentacji należy przechowywać w odpowiednich warunkach, gwarantujących trwałość, aż dziesięć lat od chwili, gdy ustał stosunek pracy. 

 

Co dokładnie wchodzi w skład podstawowej dokumentacji każdego pracownika?

 

Już od chwili, gdy pracownik podpisuje umowę, konieczne jest założenie mu teczki, papierowej lub cyfrowej, w której znajdzie się cała dokumentacja pracownicza. W jej skład wchodzą przede wszystkim dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy:

 

  • ewidencja czasu pracy, w tym: liczba przepracowanych godzin wraz ze wskazaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy; liczba godzin przepracowanych w porze nocnej; nadgodziny,
  • wnioski pracownika dotyczące m.in.: skrócenia tygodnia pracy; rozkładu godzin i dni, w jakich pracownik preferuje pracować,
  • dokumenty związane z uzgodnionymi dniami wolnymi; godzinami nadliczbowymi i gotowością stawienia się poza normalnymi godzinami pracy; systemem zadaniowym czasu pracy,
  • zgoda np. pracownika będącego opiekunem dziecka poniżej 4. roku życia na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itp., także zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy itp.
  • wnioski urlopowe,
  • potwierdzenie wypłaconego wynagrodzenia,
  • potwierdzenie otrzymania przydziału odzieży i obuwia ochronnego.

Jak długo powinno się przechowywać dokumentację?

 

 

Wraz z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej wiąże się ważne zadanie, mianowicie przechowywanie jej przez określony czas. I nie chodzi tylko o ten, gdy pracownik związany jest umową i wykonuje obowiązki służbowe, lecz także ten po rozwiązaniu stosunku pracy. Obecnie osoby nowozatrudnione mają 10-letni okres przechowywania, liczony od dnia zakończenia umowy. Jednak dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 czas ten może być znacznie dłuższy. W określonych przypadkach może wynosić nawet 50 lat. Warto dokładnie sprawdzić, jak wygląda sytuacja w stosunku do osób, które są zatrudnione w Twoim przedsiębiorstwie. Dzięki temu nie popełnisz błędu i unikniesz mandatów w razie kontroli.

 

 

Dodatkowa dokumentacja niezbędna na tym stanowisku

 

 

Każdy kierowca zawodowy powinien mieć uzupełnioną teczkę z dokumentacją pracowniczą o zaświadczenia o odbytych szkoleniach, w tym świadectwo kwalifikacji zawodowej. Wymagane jest również oświadczenie kierowcy o pozostawaniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy. Niezbędne jest także potwierdzenia odbycia badań lekarskich i testów psychologicznych, które trzeba systematycznie odnawiać.

Zobacz film na YouTube

Kup nagranie z webinaru – Dokumentacja pracownicza – różnice między kierowcą a innym pracownikiem – praktyczne przykłady 4Trans

Wpisz czego szukasz

Komentarze

Dodaj komentarz