Nowy system rejestracji kierowców w IMI – jakie zalety niesie ze sobą?

Pojawiające się co rusz zmiany to chleb powszedni dla branży transportowej. Tym razem objęły one zasady realizacji zgłoszeń pracowników, którzy delegowani są do pracy na terenie państw UE. Zastanawiasz się nad ich korzyściami? Sprawdźmy, czy faktycznie będą udogodnieniem zarówno dla kierowców, jak i pracodawców.

Nowe możliwości platformy IMI

Branża transportowa nieustannie mierzy się z kolejnymi zmianami. Ostatnie przyszły wraz z początkiem lutego bieżącego roku. Szereg nowych rozwiązań dotyczy m.in. kwestii rejestracji pracowników, którzy przebywają i realizują zawodowe obowiązki na terenie państw zrzeszonych w Unii Europejskiej. Od teraz wszystko odbywa się za pośrednictwem Systemu Informacji na Rynku Wewnętrznym, czyli po prostu IMI.

Sama platforma nie jest oczywiście niczym rewolucyjnym. Jak wiadomo, prężnie działa od ponad 10 lat, a dokładnie od 2008 roku. Do tej pory spełniała jednak zupełnie inną rolę. Przede wszystkim służyła powszechnej współpracy pomiędzy najważniejszymi instytucjami decydującymi o wszelkich zmianach w przepisach obejmujących poszczególne kraje UE. Nowo wprowadzony moduł rozszerza jej możliwości, dzięki którym nieujednolicone do tej pory systemy delegacji pracowników zostały zastąpione przez jeden spójny. I choć tej właśnie nowości nie da się ocenić bez dokładnej obserwacji rzeczywistego funkcjonowania, sprawdzimy, czy faktycznie może być korzystna dla branży.

Obsługa systemu IMI, czyli wygoda dla rejestrującego

Myśląc nad sposobem działania nowego systemu służącego do rejestracji pracowników, na pierwszy plan wysuwa się znacznie większy komfort wprowadzania zgłoszeń. Dotychczas każdy kraj rządził się swoimi prawami. Inny system obowiązywał w Niemczech, a jeszcze inny we Francji. Zastąpienie ich wspólną platformą sprawia, że procedury przeprowadzane są w identyczny sposób. Co ważne, ewidencjonowanie uwzględnia też delegowanie na teren państw, które wcześniej nie były objęte obowiązkiem. Mowa m.in o Czechach.

Za tym wszystkim idzie fakt, że aplikację swobodnie można obsługiwać w wielu językach. Każda firma transportowa w zależności od kraju pochodzenia dokonuje zgłoszeń we własnym języku. Ponadto poszczególne z nich automatycznie zostają przetłumaczone na ten, który obowiązuje w danym państwie. Ogólnie mówiąc, wielojęzyczność sprawia, że obsługa platformy i wykonywanie określonych operacji jest bardzo łatwe.

Oczywiście możliwość skorzystania z systemu IMI wiąże się z koniecznością rejestracji, podczas której poszczególni użytkownicy muszą uzupełnić najważniejsze informacje dotyczące przedsiębiorstwa. Po utworzeniu zweryfikowanego konta, w odpowiedni dla siebie sposób, można wnosić szereg zgłoszeń delegowanych pracowników.

Pojawia się tutaj sposobność wprowadzania kluczowych danych poprzez import właściwego pliku z rozszerzeniem .csv, .xls lub .xlsx do IMI. Nie ulega wątpliwości, że to spore udogodnienie podczas rejestracji większej liczby osób. To przede wszystkim ogromna oszczędność czasu. Zupełnie inaczej, aniżeli w przypadku ręcznego wypełniania wniosków.

Wprowadzanie danych przez system IMI i ich bezpieczeństwo

Wprowadzone informacje są oczywiście w pełni chronione i odpowiednio zabezpieczane. To za sprawą właściwych środków zaimplementowanych przez Komisję Europejską. Co ważne, platforma jak najbardziej odpowiada wymaganiom poszczególnych systemów komputerowych.

Co do samych zgłoszeń, należy pamiętać, że każde z nich posiada własny kod QR. Umożliwia on organom kontrolnym swobodny dostęp do informacji zawartych w dokumencie. Wszyscy kierowcy zobowiązani są do jego przesłania za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź standardowej.

Oczywiście obsługa systemu, jak i również sama rejestracja jest w pełni darmowa. Wobec tego nie należy martwić się potencjalnym generowaniem dodatkowych kosztów.

Nowy system rejestracji a potencjalnie niedogodności

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że nowy system rejestracji pracowników posiada same plusy. Upływający czas niejednokrotnie zdołał już jednak zweryfikować pojawiające się zmiany dotykające branżę transportową. Nie zawsze na ich korzyść.

Bez wątpienia firmy transportowe muszą liczyć się z tym, że przepisy będą mocno egzekwowane. Wiąże się to z nieustannym działaniem odpowiednich organów, które w przypadku jakichkolwiek nieścisłości sięgają najczęściej po najprostsze rozwiązania, czyli nałożenie kar. Nieprzypadkowo zgłaszanie pracowników poprzez IMI ma służyć jednocześnie usprawnieniu komunikacji pomiędzy służbami kontrolnymi. W dowolnej chwili mogą zażądać odpowiedzi na szereg pytań audytowych, a czas na ich udzielenie wynosi 8 tygodni. Niedopilnowanie terminu to ryzyko wprowadzenia działań mających na celu skontrolowanie działalności danego podmiotu.

Nie tylko rejestracja w IMI. Co jeszcze nowego w kwestii delegowania pracowników?

Nowy sposób rejestracji pracowników to nie wszystkie zmiany, które bezpośrednio dotyczą delegowania kierowców. Całkowicie zmieniono strukturę płac. Nie ulega wątpliwości, że pojawiają się tutaj utrudnienia. Przede wszystkim kierowca nie będzie w podróży służbowej. Nie należą mu się zatem tak jak wcześniej diety i ryczałty. Powoduje to jednoczesny wzrost kosztów utrzymania pracownika, a także problemy z rozliczaniem płacy zagranicznej.

Natomiast z obowiązku zgłaszania i rozliczania odpowiedniego wynagrodzenia dla kierowców zostały włączone przewozy tranzytowe i bilateralne. Wymaga zaś tego kabotaż oraz transport typu cross-trade.

Jak widać, modyfikacje przepisów w branży transportowej postępują w nieustannym tempie i będą postępować dalej. Z kolejnymi przyjdzie się mierzyć w maju bieżącego roku. Już wiadomo, że obejmą m.in. kwestię licencji na przewóz drogowy samochodami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Jeśli chcesz być ze wszystkim na bieżąco, zachęcamy do śledzenia webinarów dostępnych na naszej stronie internetowej.