Kwietniowa zmiana przepisów – do jakich zmian zmuszone są firmy transportowe?

Nawet 30 000 zł grzywny grozi pracodawcy za niepoinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, tym samym w rażący sposób łamiąc przepisy. Dlatego warto dobrze przygotować się do zatrudnienia każdego kolejnego pracownika i przygotować wszystkie informacje, które są wskazane przez ustawodawcę. A właśnie w kwietniu 2023 r. zaktualizowano Kodeks Pracy – w tym m.in. nt. informowania pracowników o warunkach zatrudnienia. Jednak zmian, które wniosła kwietniowa Nowelizacja, jest znacznie więcej…

Na początku kwietnia 2023 r. na mocy Nowelizacji Kodeksu Pracy zostały wprowadzone znaczące zmiany. Dotyczą one m.in. urlopów rodzicielskich, szkoleń, przerw w pracy czy informowania pracowników o warunkach zatrudnienia. Nowelizacja ta nastąpiła w wyniku wdrożenia dyrektyw Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz w kwestii równowagi między życiem zawodowym i prywatnym rodziców i opiekunów. Zmiany te w zdecydowanej większości przemawiają na korzyść pracowników – dotyczą zarówno kierowców, jak również innych pracowników. Niemniej należy pamiętać, że wobec kierowców zawodowych Ustawa o Czasie Pracy Kierowców z 2004 r. jest nad Kodeksem Pracy, więc wiele z kwietniowych zmian nie ma zastosowania w przypadku tego zawodu.

Zmiany, zmiany, zmiany… – informacyjne 

Wśród najważniejszych zmian, które wprowadza Kodeks Pracy Nowelizacją z 6 kwietnia 2023 r,. znajduje się zapis, że pracodawca jest zobowiązany w formie papierowej lub elektronicznej w terminie do 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy poinformować go o:

• Dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
• Dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy
• Przysługujących przerwach w pracy
• Dobowym i tygodniowym odpoczynku
• Zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensatach za taką pracę 
• Zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę – o ile taka obowiązuje
• Zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – o ile są różne
• Innych niż uzgodnione w UoP składnikach wynagrodzenia i świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych
• Wymiarze przysługującego płatnego urlopu
• Zasadach rozwiązywania stosunku pracy
• Prawie do szkoleń
• Układzie zbiorowym lub innych porozumieniach zbiorowych dotyczących pracowników
• O terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli w miejscu pracy nie obowiązuje regulamin pracy.

A co więcej – pracodawca jest zobligowany też do poinformowania pracownika w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy o tym, do jakiej instytucji zabezpieczenia społecznego są odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne – w Polsce jest to wyłącznie ZUS – oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym.

Z perspektywy doświadczeń, które mamy jako Akademia Czasu Pracy Kierowców wiemy, że aby wypełnić ten obowiązek informowania pracownika, nie trzeba tworzyć wielostronicowych, rozbudowanych dokumentów, które opisują wszystkie te elementy od podstaw. Zdecydowanie korzystniejszą opcją informowania pracowników o wskazanych elementach jest odesłanie ich do konkretnych przepisów prawa obowiązujących ich w tych zakresach. 

Co bardzo ważne – pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia w wersji papierowej lub elektronicznej. Potwierdzenie takie powinno znaleźć się w teczce pracownika w części B.

Przepisy określają również wysokość grzywny za niedopełnienie obowiązku informacyjnego – jest to kwota w wysokości o 1 000 do 30 000 zł. Zatem warto ze szczególną uwagą i powagą podejść do tego zobowiązania, by nie narazić swojej firmy na ewentualne finansowe konsekwencje.

Jeden człowiek – wiele prac

Inną z ważnych zmian, które od kwietnia b.r. zostały wprowadzone – jest uregulowanie kwestii dotyczącej równoległego zatrudnienia. Na mocy nowych przepisów pracodawca nie może zabronić swojemu pracownikowi wykonywania pracy w innym przedsiębiorstwie, w momencie jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy w innym miejscu. Zapis ten dotyczy zarówno umów o pracę, jak również innych rodzajów zatrudnienia m.in. umów cywilnoprawnych, umów zlecenie czy umów o dzieło.

Oznacza to, że pracownik może wykonywać pracę w kilku różnych przedsiębiorstwach. Ma on obowiązek poinformowania o takiej sytuacji swoich przełożonych.

Wyjątkiem od możności pracy w kilku firmach są sytuacje, w których pracodawca ma z pracownikiem zawartą umowę o zakazie konkurencji oraz w momencie, gdy inne przepisy zabraniają pracownikowi wykonywania pracy w innych podmiotach.

Szkolenie tylko w czasie pracy i tylko na koszt pracodawcy 

Kolejnym ważnym punktem Nowelizacji w Kodeksie Pracy są szkolenia pracowników. Przepis ten obliguje pracodawcę, by w momencie, kiedy na stanowisku pracy niezbędne jest szkolenie, zostało ono zorganizowane w miarę możliwości w standardowych godzinach pracy pracownika, a także wyłącznie na koszt pracodawcy. Natomiast jeśli szkolenie realizowane jest poza standardowymi godzinami pracy, to wlicza się ono w czas pracy. 

Inaczej wygląda sytuacji dotycząca okresowych szkoleń kierowców, które wykonywane są co 5 lat. Według Ustawy o Transporcie Drogowym podmiot zatrudniający musi umożliwić pracownikowi wykonanie takiego szkolenia, ale nie jest zobowiązany do ponoszenia jego kosztów.

Przeczytaj również – jakie korzyści płyną z doszkalania kierowców z perspektywy pracownika i samego pracodawcy!

Dodatkowa przerwa w pracy? To też czas pracy

Inny z nowowprowadzonych przepisów dotyczy dodatkowych przerw w pracy. To oczywiście zmiana, która nie obowiązuje osób zatrudnionych na stanowisko kierowcy, gdyż te kwestie reguluje w przypadku takich stanowisk Ustawa o Czasie Pracy Kierowcy. Na mocy kwietniowej nowelizacji przepisów przerwy są wliczane do czasu pracy, co oznacza, że pracownik nabywa za ten czas prawo do wynagrodzenia.

Ponadto zmienił się zakres obligujący do przerw. Zarówno przed zmianą przepisów, jak i po 6 kwietnia 2023 r., po co najmniej 6 godzinach pracy pracownikowi przysługuje przerwa co najmniej 15-minutowa. Nowe przepisy wprowadzają dwie kolejne takie przerwy po czasie dłuższym niż 9 i 16 godzin. Po 9. godzinie pracy przysługuje pracownikowi dodatkowe co najmniej 15 minut przerwy, a także po czasie przekraczającym 16. godzinę pracy, należy się mu kolejna przerwa w takim samym wymiarze jak poprzednie.

Ochrona pracowników przed zwolnieniem pogłębiona

Zgodnie z nowymi zapisami Kodeksu Pracy przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia nie mogą być:

• Wystąpienie pracownika z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy na czas nieokreślony lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy
• Jednoczesne zatrudnienie w innej firmie na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie lub umowy o dzieło
• Dochodzenie udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia lub o ich zmianie
• Skorzystanie z prawa zwrotu kosztów szkolenia i wliczenia czasu szkolenia do czasu pracy.

Oznacza to, że pracodawca musi udowodnić, że zwalniając pracownika, kierował się innymi powodami niż wymienione. Co więcej, jeśli Inspekcja Pracy stwierdzi, że któryś z w/w punktów został naruszony, to pracodawca musi liczyć się z tym, że zwolniony pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. 

Dodatkowe wolne dni dla rodziny

Od kwietnia 2023 r. również przysługuje pracownikowi możliwość zwolnienia z pracy z powodu działania siły w wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. Na taką okoliczność ustawodawca przewidział 2 dni lub 16h w ciągu roku kalendarzowego.

Aby pracownik mógł skorzystać z przysługującego zwolnienia, niezbędne jest złożenie wniosku najpóźniej w dniu, w których chce skorzystać z takiego zwolnienia. Co ważne, w tym czasie pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy standardowego wynagrodzenia.

Nowe przepisy wprowadzają także dodatkowe 5 dni wolnego przysługujące pracownikom z tytułu urlopu opiekuńczego. Taki rodzaj urlopu, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, współmałżonek) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, również rozliczany jest w ciągu roku kalendarzowego. Podstawą do skorzystania z tej opcji jest wniosek pracownika przedłożony nie później niż jeden dzień przed wykorzystaniem z takiego urlopu. W przypadku urlopu opiekuńczego pracownikowi nie przysługuje prawo do wynagrodzenia.

Zmiany objęły także urlopy rodzicielskie. W przypadku kobiet zwiększono wymiar urlopu po urodzeniu dziecka do 41 tygodni w przypadku jednego dziecka, a także do 43 tygodni w przypadku ciąży mnogiej. Istotną zmianą w tym zakresie jest 9-tygodniowy urlop rodzicielski. Takiego urlopu nie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka. Co więcej – urlop rodzicielski jest udzielany teraz jednorazowo lub w nie więcej niż 5 częściach, a można z niego skorzystać nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 r.ż.

Okres próbny też ze zmianami 

Na mocy Nowelizacji Kodeksu Pracy zmieniły się także okresy próbne. Jeśli pracodawca planuje zatrudnić pracownika na umowę o pracę na czas krótszy niż 6 miesięcy, to okres próbny nie może przekroczyć 1 miesiąca. Natomiast, jeśli zamiarem pracodawcy jest zawarcie umowy o pracę z pracownikiem na czas co najmniej 6 miesięcy, to wówczas okres próbny może wynieść maksymalnie 2 miesiące. 3-miesięczy okres próbny może obowiązywać pracownika, ale tylko w momencie, gdy przewidywany czas zatrudnienia jest dłuższy niż 12 miesięcy lub bezterminowy.

Pracodawca, który zatrudnia na czas określony, w umowie musi określić czas jej trwania lub wskazać dzień zakończenia.

A jeśli pracownika wysyłamy za granicę…

Nowe przepisy również wprowadzają zmiany w sytuacji, w której pracodawca wysyła pracownika w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres powyżej 4 kolejnych tygodni. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o państwie lub państwach, w których ten będzie wykonywał pracę, przewidywanym czasie trwania takiego wyjazdu, walucie, w której będzie wypłacane mu wynagrodzenie w tym czasie, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem zadań służbowych poza granicami, zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu czy też o warunkach powrotu pracownika do kraju. 

Te zasady nie obejmują sytuacji, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Jak widać, wprowadzone zmiany w znacznej mierze mają na celu zabezpieczenie dóbr i praw pracownika, zapewnienie mu bezpiecznych, prorodzinnych warunków pracy oraz pełnej świadomości przysługujących mu praw i obowiązków nałożonych przez pracodawcę. Z perspektywy właściciela przedsiębiorstwa transportowego spora część tych zmian w Kodeksie Pracy dotyczy wyłącznie pozostałych – nie kierowców – pracowników firmy, bo nadrzędne w przypadku kierowców są przepisy Ustawy o Czasie Pracy Kierowców. Niemniej warto dobrze przygotować swoją firmę pod te przepisy – o ile jeszcze nie zostało to zrobione, by uniknąć dotkliwych kar.