Jak przygotować się do kontroli ITD w firmie transportowej

Inspekcja Transportu Drogowego uprawniona jest do kontroli zarówno na drodze (kontrola kierowcy w trasie) jak i w przedsiębiorstwie. Kontrola w firmie zazwyczaj obywa się wtedy, kiedy podczas kontroli drogowej inspektor dopatrzy się rażących naruszeń przepisów lub kiedy organ kontrolujący ma wątpliwość czy firma spełnia wymogi regulowane przez odpowiednie rozporządzenia. Zdarzają się także sytuacje kiedy na firmę został złożony donos lub kiedy ITD dostało zawiadomienie od innego organu o konieczności przeprowadzenia kontroli w  przedsiębiorstwie.

Kontrola ITD w firmie transportowej

Inspekcja Transportu Drogowego, w odróżnieniu do Państwowej Inspekcji Pracy informuje przedsiębiorcę o kontroli na 7 dni przed jej rozpoczęciem. Jest to wynik obowiązujących przepisów. W wysyłanym do przedsiębiorstwa piśmie znajdują się szczegółowe dane dotyczące:

1. Z jakiego artykułu ustawy o transporcie drogowym wszczynana jest kontrola
2. Jakiego okresu będzie dotyczyła kontrola – zazwyczaj jest to okres 1 roku.

W zawiadomieniu znajduje się także kontakt do Inspektora. Zalecamy wcześniejszy kontakt z wyznaczoną do kontroli osobą. Warto upewnić się jakie dokumenty należy przygotować, czy na jakieś dokumenty inspektor chce szczególnie zwrócić uwagę. Często zdarza się sytuacja, że kiedy do firmy przychodzi zawiadomienie, wszyscy mocno się stresują, a ostatecznie okazuje się, że kontrolowanych będzie tylko kilku prawników np. z ostatnich 6 miesięcy.

Co należy przygotować do kontroli ITD w firmie transportowej?

Każde zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, zawiera wykaz dokumentów, które przedsiębiorca jest zobowiązanych przygotować, a wśród zazwyczaj znajduje się:

1. Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika/licencja uprawniająca do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego (do wglądu)
2. Certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem (do wglądu)
3. Zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej (do wglądu)
4. Wykaz pojazdów samochodowych będących w dyspozycji kontrolowanego, a także innych pojazdów, którymi podmiot posługiwał się w celu wykonywania przewozów drogowych w dniu kontroli i w okresie objętym kontrolą
5. Umowy użyczenia pojazdów będących w posiadaniu przedsiębiorcy innym przedsiębiorcą i osobom fizycznym (do wglądu)
6. Wykaz pracowników zatrudnionych w dniu kontroli, a także pracowników zatrudnionych w okresie objętym kontrolą
7. Wykaz niezatrudnionych osób wykonujących przewozy na rzecz kontrolowanego w dniu kontroli, a także osób wykonujących ww. Przewozy w okresie objętym kontrolą – jeżeli występują
8. Kopie praw jazdy/dokumenty potwierdzające badania lekarskie i psychologiczne oraz obycie kursów wymaganych dla danego rodzaju przewozu przez zatrudnionych kierowców
9. Świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy
10. Dokumenty z okresu objętego kontrolą, związane z wykonywaniem przewozów drogowych
11. Dokumenty potwierdzające prawidłowo organizację i dyscyplinę pracy
12. Wykaz baz transportowych lub miejsc stałego garażowania/postojów pojazdów
13. Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną
14. Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców

Kontrola skutecznego nadzoru

Inspektorzy ITD często sprawdzają czy osoba zarządzająca transportem odpowiednio zarządza przewozami w tym, czy:

• została opracowana i wdrożona polityka skutecznego nadzoru
• obowiązki są odpowiednio delegowane
• odbywa się prawidłowe planowanie trans
• odbywa się prawidłowy obieg informacji
• weryfikowane są dokumenty
• następuje kontrola czasu pracy kierowców
• przestrzegane są ustawowe terminy np. dotyczące pobieranie danych z kart i tachografów kierowców
• stosowane są odpowiednie kary porządkowe w określonych sytuacjach

Kontrola ITD danych z tachografu i kart kierowców

Inspektor Transportu Drogowego bardzo często sprawdza dane pobierane z tachografu. Przede wszystkim czy dane są pobierane w określonych ustawą sytuacjach.

Dane z tachografu cyfrowego podmiot pobiera:

1. co najmniej raz na 90 dni;
2. natychmiast:
   a) przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
   b) w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych,
   c) w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
3. w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

Dane z karty kierowcy podmiot pobiera:

1. co najmniej raz na 28 dni;
2. przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy;
3. przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe;
4. w przypadku utraty ważności karty kierowcy;
5. w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

Dane z karty kierowcy mogą być pobierane częściej niż co 28 dni, jeżeli ich pobieranie zgodnie z ust. 1 pkt 1 stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.

Co trzeba sprawdzić w programie 4Trans przed kontrolą ITD?

1. Czy mam wszystkie pliki z kart kierowców?
2. Czy mam wszystkie i prawidłowe pliki z tachografu cyfrowego?
3. Czy kierowcy mają zrobione wpisy manualne?
4. Czy ewentualnie mam wystawione wszystkie zaświadczenia o nie prowadzeniu?
5. Czy wiem, kiedy i dlaczego występowały jazdy bez włożonej karty kierowcy?
6. Czy mam przeanalizowane naruszenia kierowców
7. Czy mam wydruki z tachografów z opisami naruszeń?

Protokół po kontroli ITD

Po przeprowadzonej kontroli Inspektor sporządza protokół. Podpisanie protokołu równe jest akceptacji jego treści. Przed podpisaniem przedsiębiorca może składać wyjaśnienia do protokołu oraz wnosić zastrzeżenia. Przedsiębiorca ma prawo w ciągu 14 dni odwołać się od wydanej decyzji, jednak tylko w przypadku uchybień popełnionych przez inspektorów.

Kary nakładane przez ITD podczas kontroli w firmie transportowej

Inspektorzy z ITD mogą karać za wszelkie nieprawidłowości w tym brak dokumentów w pojazdach, wydruków z tachografów, licencji. Kary mogą wahać się od 150 złotych za na przykład brak przerwy w jeździe wahającej się od 15 minut do 30 minut, do 8000 złotych za brak licencji kierowcy na przewożony towar. Niepoddanie się lub uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli w całości lub części to kara w wysokości 12 000 zł plus klasyfikacja jako bardzo poważne naruszenie