Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy kierowców w 2023? Dowiedz się, co się zmieniło

W 2022 roku Pakiet Mobilności wprowadził wiele zmian w branży transportowej. Nowelizacje przepisów były szczególnie widoczne w ewidencji czasu pracy kierowców. Choć 2023 rok w teorii nie przyniesie spektakularnych zmian w ewidencjonowaniu, to warto podsumować modyfikacje, jakie zaszły w tym obszarze w minionym roku. O czym musisz pamiętać, prowadząc ewidencję czasu pracy kierowców w 2023 roku? Mamy nadzieję, że poniższy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości.

Ewidencja czasu pracy 2023 – co warto wiedzieć?

Przepisy prawa i nowelizacje związane z Pakietem Mobilności, które weszły w życie w maju ubiegłego roku, zobowiązują przewoźników do zmodyfikowania sposobu prowadzenia przez nich ewidencji czasu pracy kierowców. Dokumenty mogą być sporządzane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, oddzielnie dla każdego kierowcy. Przypomnijmy, co musi znaleźć się w ewidencji:

– liczba przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej, wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczba godzin nadliczbowych,

– liczba godzin dyżuru, godziny rozpoczęcia i zakończenia go, wraz z informacją, czy kierowca pełnił dyżur w domu,

– rodzaj i wymiar zwolnień oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Ewidencja czasu pracy może być rozliczana na podstawie:

– plików i wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

– zapisów na wykresówkach,

– innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i wykonywane czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.

Pracodawca musi pamiętać też o tym, że Pakiet Mobilności wprowadził zmiany w zakresie przechowywania ewidencji czasu pracy – od maja 2022 roku należy archiwizować ją przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Co więcej, niezmiennie musi być okazywana podczas kontroli stosownych organów (m.in. ITD i PIP), a także udostępniana kierowcy na jego wniosek.

Zmiany w rozliczaniu kierowców w 2023 – o czym należy pamiętać?

Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest przede wszystkim prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia i wszystkich dodatków, jakie się na nie składają. Aby ewidencja czasu pracy w 2023 była poprawnie sporządzona, a następnie rozliczona, każdy przewoźnik musi wziąć pod uwagę zmianę stawek z tytułu przebywania w podróży służbowej.

Ważna modyfikacja weszła w życie 1 stycznia 2023 roku. Zgodnie z nią podniesiono kwotę diety z 38 zł do 45 zł za dobę podróży. Zwiększył się też ryczałt – nastąpiła podwyżka z 57 zł do 67,50 zł.

Przepis na poprawną ewidencję? Program 4Trans

Pozwól, by rok 2023 był czasem, w którym nie dopuścisz do błędów w ewidencji czasu pracy swoich kierowców. Jak sporządzać ją szybko i skutecznie? Wykorzystaj do tego najchętniej wybierane przez przewoźników, inteligentne oprogramowanie – 4Trans.

Program składa się z kilku modułów, dzięki którym masz pełną kontrolę nad czasem pracy kierowców. Umożliwia precyzyjne rozliczenie i weryfikację ewentualnych manipulacji przy danych. Oprogramowanie jest kompleksowe – pozwala na swobodną analizę czasu pracy kierowców, delegacji i nadgodzin. 4Trans jest intuicyjny, a przygotowanie go do pracy nie nastręcza wielu trudności. Co ważne, w organizowanych przez nas w Akademii Czasu Pracy szkoleniach pokazujemy, w jaki sposób skutecznie z niego korzystać.

Jak uwzględnić zmiany w rozliczeniach w programie 4Trans?

Przygotowując ewidencję czasu pracy w 2023 w programie 4Trans, nie zapomnij o zmianie wysokości stawek diet i ryczałtu, która obowiązuje od 1 stycznia tego roku. Jak to zrobić? Przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcję krok po kroku:

1. Wybierz z menu “Rozliczenia”, a następnie “Diety i limity”.

2. Na ekranie wyświetli się lista. Wybierz z niej państwo “Polska”, a następnie zaznacz pola z wartościami od 01.03.2013 i kliknij prawym przyciskiem myszy.

3. Z menu wybierz opcję “Zmień dane dla zaznaczonych rekordów” i “Zamknij okres i rozpocznij nowy”.

4. Na ekranie zobaczysz okienko, w którym należy wpisać datę 2023-01-01.

5. W następnym kroku musisz odnaleźć i zaznaczyć wiersz “Polska” z datą 2023-01-01. W komórkach “Dieta”, “Ryczałt” i “Ryczałt 45h” należy wprowadzić nowe wartości, czyli zgodnie ze zmianami odpowiednio 45 zł i 67,50 zł.

6. Kliknij “Dane podstawowe”, a następnie odznacz opcję “Wypłacaj dietę krajową jako najniższą dopuszczalną w przypadku, gdy kwota diety zagranicznej będzie niższa niż kwota diety krajowej”.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców w programie 4Trans?

Chcesz w 2023 rozliczać ewidencję czasu pracy w 4Trans? To bardzo proste. Podążaj za naszą instrukcją:

1. Pobierz dane z tachografu i karty kierowcy za pomocą odpowiedniego urządzenia.

2. Sprawdź, czy dane właściwie się zaimportowały. Zrób to, wybierając w programie opcję “Kalendarz ciągłości danych” i zweryfikuj ich poprawność. Wprowadź też dane, które są Ci znane z góry, czyli urlopy i zwolnienia lekarskie.

3. Przeprowadź szybką weryfikację pracy kierowców. Wystarczy, że klikniesz w raport “Kontrola szczegółowa samochodów lub kierowców”. Tym sposobem możesz sprawdzić stan licznika, przejechanych kilometrów, godziny jazdy i średnią prędkość kierowców.

Kolejnym krokiem do poprawnej ewidencji czasu pracy kierowców jest przyjrzenie się naruszeniom, by móc wyjaśnić i wyeliminować błędy. Jak to zrobić?

1. Z sekcji “Raporty” wybierz “TachoScan” i “Naruszenia kierowcy wg ITD”.

2. Wybierz z listy kierowcę, z którego naruszeniami chcesz się zapoznać. Wygeneruj raport i omów jego wyniki z pracownikiem, aby móc wyjaśnić potencjalnie pomyłki. Poprawienie błędów jest konieczne przed wygenerowaniem ewidencji i jej rozliczeniem.

Wszystkie dane są dostępne w sekcji “Rozliczenia” – wystarczy wybrać “Ewidencja czasu pracy”. Jeśli chcesz dokonać rozliczenia, wybierz okres i kierowcę, któremu chcesz obliczyć czas pracy i kliknij “Wylicz”. Dane, które widzisz w raporcie, są kompletne i zawierają wszystkie najważniejsze informacje.

Niewykluczone, że w ciągu najbliższych miesięcy branża transportowa stanie przed kolejnymi zmianami. Przygotuj na nie swoją firmę i zadbaj o to, by system 4Trans był na bieżąco aktualizowany. Potrzebujesz pomocy z często zmieniającymi się przepisami? Zapoznaj się ze szkoleniami dostępnymi na platformie naszej Akademii Czasu Pracy – każda lekcja to solidna dawka wiedzy teoretycznej i praktycznej, którą możesz wykorzystać w codziennej pracy z programem 4Trans.