Elektroniczna ewidencja czasu pracy – co warto o niej wiedzieć? Wyjaśniamy

Każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Pakiet Mobilności wprowadził po 29 maja 2022 roku ważne zmiany w zakresie formy rejestrowania i przechowywania tych danych. Obecnie pracodawcy mogą ewidencjonować czas pracy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jakie zalety niesie za sobą to drugie rozwiązanie? Dowiedz się, w jaki sposób skutecznie prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy kierowców.

Ewidencja czasu pracy kierowców – co musisz o niej wiedzieć?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców, także przewoźników. Określa to m.in. Kodeks pracy i Ustawa o czasie pracy kierowców – ewidencja ma służyć przede wszystkim do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą kierowców. Przepisy określają też, co musi znaleźć się w niej po zmianach, jakie wprowadził Pakiet Mobilności. To oznacza, że ewidencja musi obejmować:

– liczbę przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej,

– godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbę godzin nadliczbowych,

– liczbę godzin dyżuru wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia, a także wskazaniem, czy kierowca pełnił dyżur w domu,

– rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,

– rodzaj i wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Wszystkie zamieszczone w ewidencji czasu pracy kierowcy wartości muszą mieć pokrycie w:

– zapisach na wykresówkach,

– wydrukach danych i w plikach pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

– innych dokumentach lub rejestrach potwierdzających czas i rodzaj wykonywanej pracy.

Jak wspomnieliśmy wyżej, Pakiet Mobilności wprowadził też ważną zmianę w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców – może ona mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Co więcej, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego i musi udostępnić ją kierowcy na jego wniosek. Rozliczenia powinny być transparentne i kompletne, a także okazane do wglądu podczas kontroli organów do tego upoważnionych.

Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy kierowcy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Dokument dotyczy kierowców:

– z umowami o pracę bez ryczałtów,

– z umowami o pracę z ryczałtami – mowa tu o prowadzeniu ewidencji nieobecności w pracy,

– na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnionych,

– prowadzących busy poniżej 3,5 tony.

Ewidencja godzin pracy nie dotyczy:

– pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,

– otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub porę nocną.

Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy kierowcy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek, którego nieprzestrzeganie skutkuje dotkliwymi karami finansowymi. Zmiany obowiązujące od 29 maja 2022 roku pozwalają na prowadzenie ewidencji czasu pracy w wygodnej, zdigitalizowanej wersji. Prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika – zapewnia łatwy i szybki dostęp do grafików i ilości przepracowanych godzin kierowców.

Obecnie elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dopuszczalna w jednym przypadku – gdy istnieje możliwość wydruku wybranych dokumentów. To jednak nie problem. Wystarczy, że firma korzysta z oprogramowania, które umożliwia generowanie różnych raportów. Do takich rozwiązań bez wątpienia można zaliczyć program 4Trans.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto to rozważyć?

Rozwój technologii pozwala na zautomatyzowanie pewnych powtarzalnych procesów w firmie, m.in. takich jak prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy kierowców. Dzięki temu można skupić się na innych, bardziej wymagających zajęciach i zadbać o rozwój przedsiębiorstwa w innych obszarach.

Takie rozwiązania wiążą się z wieloma zaletami. Do najważniejszych możemy zaliczyć:

– łatwy dostęp do niezbędnych danych i raportów,

– ułatwienie pracy związanej z rozliczeniami i oszczędność czasu,

– większą kontrolę nad czasem pracy kierowców,

– łatwe generowanie przejrzystych i zrozumiałych raportów,

– ograniczenie możliwości popełnienia błędów w rozliczeniach,

– możliwość kontrolowania, wyjaśniania i zapobiegania naruszeniom w obszarze czasu pracy,

– niwelowanie możliwości fałszowania danych,

– zgodność z najnowszymi danymi i wymaganiami RODO.

Postaw na program 4Trans

Poszukujesz rozwiązania, które pomoże Ci prowadzić bezbłędną ewidencję czasu pracy kierowców w formie elektronicznej? Jednym z najczęściej wybieranych programów jest 4Trans – wybierając go, masz pewność, że rozliczenie czasu pracy kierowców będzie prawidłowe i poprawne, co uchroni Cię przed dotkliwymi karami finansowymi.

Program 4Trans składa się z trzech modułów, które kompleksowo wspierają działania firmy. Należą do nich:

– 4Trans Rozliczenia – umożliwia proste i szybkie sporządzenie ewidencji czasu pracy, rozliczenie delegacji i płac zagranicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

– 4Trans TachoScan – jest pomocny do przechowywania danych z wykresówek, kart kierowców i tachografów, a także pozwala na analizę i kontrolę czasu pracy kierowców,

– 4Trans Płaca Zagraniczna – umożliwia sprawne rozliczanie płacy zagranicznej według najnowszych wytycznych Pakietu Mobilności.

Warto wspomnieć, że elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie 4Trans będzie wyliczana nieco inaczej dla kierowcy:

– zatrudnionego na umowę o pracę,

– pracującego również za granicą,

– samozatrudnionego i zatrudnionego na inną umowę cywilnoprawną.

Program jest intuicyjny w obsłudze, a wygenerowane z niego raporty są bardzo czytelne i przejrzyste. Przygotowanie oprogramowania do pracy nie zajmuje wiele czasu – 4Trans łatwo dopasować do swoich potrzeb. Program jest dostępny w naszej ofercie – sprawdź jego możliwości!