Czy pliki z kart kierowców wystarczą jako ewidencja czasu pracy dla transportu na potrzeby własne?

Od maja 2022 r. firmy transportowe, które wykonują przewozy na potrzeby własne, zobowiązane są do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Czy tak się dzieje? Z naszych obserwacji wynika, że niekoniecznie. Wiele przedsiębiorstw nie prowadzi właściwie ewidencji czasu pracy, a to poważne naruszenie! Podpowiadamy, jak rzetelnie prowadzić taką dokumentację w najprostszy sposób! 

Zarówno w firmach transportowych dokonujących przewozów na potrzeby własne, jak również bardzo często w działalnościach transportowych, które wykonują przewozy krajowe, zdarza się, że ewidencja czasu pracy nie jest prowadzona właściwie. Problem ten raczej nie dotyczy tych firm, które realizują frachty międzynarodowe, bo właściwie rozpisana ewidencja czasu pracy służy im m.in. do wyliczenia płacy zagranicznej. 

W czym tkwi błąd? Wyjaśniamy! 

Dlaczego muszę prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców? 

Do niedawna same pliki z karty kierowcy lub lista obecności były wystarczające, jednak od 29 maja 2022 w ramach Pakietu Mobilności wprowadzono zmiany w Ustawie o Czasie Pracy Kierowców. W wyniku nowych zapisów pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dla każdego kierowcy ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. 

Więcej na temat tych zmian możesz dowiedzieć się z naszych materiałów dostępnych w ramach pakietu Zmiany w ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022.

Ustawodawca wskazał, że taka ewidencja musi obejmować:

• Liczbę przepracowanych godzin
• Godzinę rozpoczęcia pracy
• Godzinę zakończenia pracy
• Liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej
• Liczbę godzin nadliczbowych
• Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
• Liczbę godzin dyżuru
• Godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru z określeniem czy jest to dyżur pełniony z domu
• Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
• Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy z uwzględnieniem: 

• Zapisów na wykresówka
• Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
• Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
• Innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
• Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów (zapisów z wykresówek, wydruków i plików z kart kierowcy i tachografu cyfrowego). 

Co to oznacza? 

Oznacza to, że ewidencja wejścia i wyjścia z pracy, to za mało, by wypełnić obowiązek prawny, który na nas nałożono. Aby dokumentacja była prowadzona prawidłowo, konieczne jest uwzględnienie rzeczywistego czasu pracy mierzonego od momentu włożenia karty do tachografu i rozpoczęcia jazdy do zakończenia o tej godzinie, o której jest ostatnia aktywność widniejąca na karcie kierowcy.

Wyjątek stanowią pracownicy objęci zadaniowym czasem pracy oraz pracownicy, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną. Wobec nich nie ma konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale pracodawca wówczas musi prowadzić indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar. Jednak co warto podkreślić – w tych przypadkach konieczne jest ewidencjonowanie dyżurów, co może okazać się bardziej problematyczne, niż prowadzenie ewidencji czasu pracy. 

Chcesz wiedzieć, czym jest dyżur kierowcy? Wyjaśniamy tutaj.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ze względu na fakt, że zmiany te już obowiązują, konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców już teraz. Najprostszym w obsłudze i najwygodniejszym do wprowadzenia będzie 4Trans z modułem Rozliczenia.

Dzięki temu oprogramowaniu rozliczanie czasu pracy kierowców nie jest czasochłonne, bo moduł rozliczeń wbudowany w program pobiera dane z kart i tachografów, a następnie tworzy pełną ewidencję nawet z uwzględnieniem nieobecności pracownika. Co więcej, 4Trans weryfikuje także naruszenia czasu pracy z uwzględnieniem wytycznych Państwowej Inspekcji Pracy oraz tworzy niezbędne raporty i dokumenty wymagane przez Inspekcję Pracy. 

Co istotne, aby móc korzystać z modułu Rozliczenia niezbędne jest posiadanie TachoScanu. Jeśli twoja firma ma już TachoScan, wystarczy jedynie dołożyć do niego moduł Rozliczenia. Natomiast jeśli chciałbyś przetestować 4Trans w swojej firmie, teraz masz taką możliwość zupełnie za darmo. Aby wypróbować system, wypełnij formularz. Dzięki temu na 30 dni otrzymasz bezpłatny dostęp do programu, który pomoże ci w rozliczaniu czasy pracy kierowców i prowadzeniu ewidencji wymaganej prawnie.

Co ważne według ustawy pracodawca ma wybór dotyczący postaci prowadzenia tej dokumentacji. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak co bardzo istotne musi być ona przechowywana przez okres 10 lat oraz na udostępniana na wniosek pracownika. 

Co grozi za niedociągnięcia?

Za nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców lub jej brak odpowiedzialność ponosi pracodawca. Nieprawidłowe rozliczenie grozi grzywną w wysokości do 30 000 zł, a także wymuszeniem sporządzenia dokumentacji. To niestety może być jedynie początek nieprzyjemności, które mogą wyniknąć w przypadku wykrycia tak poważnego naruszenia. 

Warto zatem zabezpieczyć się na taką ewentualność i z dużą starannością prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców. Wsparcie 4Trans z modułem Rozliczenia jest rozwiązaniem odpowiadającym na wyzwanie każdej firmy – niezależnie od jej wielkości – związane z tworzeniem dokumentacji ewidencjonującej pracę kierowców.