Jak obsługiwać tachograf cyfrowy? Musisz to wiedzieć!
W 2022 roku Pakiet Mobilności wprowadził wiele zmian w branży transportowej. Nowelizacje przepisów były szczególnie widoczne w ewidencji czasu pracy kierowców. Choć 2023 rok w teorii nie przyniesie spektakularnych zmian w ewidencjonowaniu, to warto podsumować modyfikacje, jakie zaszły w tym obszarze w minionym roku. O czym musisz pamiętać, prowadząc ewidencję czasu pracy kierowców w 2023 roku? Mamy nadzieję, że poniższy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości.
Ewidencja czasu pracy 2023 – co warto wiedzieć?
Przepisy prawa i nowelizacje związane z Pakietem Mobilności, które weszły w życie w maju ubiegłego roku, zobowiązują przewoźników do zmodyfikowania sposobu prowadzenia przez nich ewidencji czasu pracy kierowców. Dokumenty mogą być sporządzane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, oddzielnie dla każdego kierowcy. Przypomnijmy, co musi znaleźć się w ewidencji:
– liczba przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej, wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczba godzin nadliczbowych,
– liczba godzin dyżuru, godziny rozpoczęcia i zakończenia go, wraz z informacją, czy kierowca pełnił dyżur w domu,
– rodzaj i wymiar zwolnień oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Ewidencja czasu pracy może być rozliczana na podstawie:
– plików i wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
– zapisów na wykresówkach,
– innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i wykonywane czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.
Pracodawca musi pamiętać też o tym, że Pakiet Mobilności wprowadził zmiany w zakresie przechowywania ewidencji czasu pracy – od maja 2022 roku należy archiwizować ją przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Co więcej, niezmiennie musi być okazywana podczas kontroli stosownych organów (m.in. ITD i PIP), a także udostępniana kierowcy na jego wniosek.
Zmiany w rozliczaniu kierowców w 2023 – o czym należy pamiętać?
Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest przede wszystkim prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia i wszystkich dodatków, jakie się na nie składają. Aby ewidencja czasu pracy w 2023 była poprawnie sporządzona, a następnie rozliczona, każdy przewoźnik musi wziąć pod uwagę zmianę stawek z tytułu przebywania w podróży służbowej.
Ważna modyfikacja weszła w życie 1 stycznia 2023 roku. Zgodnie z nią podniesiono kwotę diety z 38 zł do 45 zł za dobę podróży. Zwiększył się też ryczałt – nastąpiła podwyżka z 57 zł do 67,50 zł.
Przepis na poprawną ewidencję? Program 4Trans
Pozwól, by rok 2023 był czasem, w którym nie dopuścisz do błędów w ewidencji czasu pracy swoich kierowców. Jak sporządzać ją szybko i skutecznie? Wykorzystaj do tego najchętniej wybierane przez przewoźników, inteligentne oprogramowanie – 4Trans.
Program składa się z kilku modułów, dzięki którym masz pełną kontrolę nad czasem pracy kierowców. Umożliwia precyzyjne rozliczenie i weryfikację ewentualnych manipulacji przy danych. Oprogramowanie jest kompleksowe – pozwala na swobodną analizę czasu pracy kierowców, delegacji i nadgodzin. 4Trans jest intuicyjny, a przygotowanie go do pracy nie nastręcza wielu trudności. Co ważne, w organizowanych przez nas w Akademii Czasu Pracy szkoleniach pokazujemy, w jaki sposób skutecznie z niego korzystać.
Jak uwzględnić zmiany w rozliczeniach w programie 4Trans?
Przygotowując ewidencję czasu pracy w 2023 w programie 4Trans, nie zapomnij o zmianie wysokości stawek diet i ryczałtu, która obowiązuje od 1 stycznia tego roku. Jak to zrobić? Przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcję krok po kroku:
1. Wybierz z menu “Rozliczenia”, a następnie “Diety i limity”.
2. Na ekranie wyświetli się lista. Wybierz z niej państwo “Polska”, a następnie zaznacz pola z wartościami od 01.03.2013 i kliknij prawym przyciskiem myszy.
3. Z menu wybierz opcję “Zmień dane dla zaznaczonych rekordów” i “Zamknij okres i rozpocznij nowy”.
4. Na ekranie zobaczysz okienko, w którym należy wpisać datę 2023-01-01.
5. W następnym kroku musisz odnaleźć i zaznaczyć wiersz “Polska” z datą 2023-01-01. W komórkach “Dieta”, “Ryczałt” i “Ryczałt 45h” należy wprowadzić nowe wartości, czyli zgodnie ze zmianami odpowiednio 45 zł i 67,50 zł.
6. Kliknij “Dane podstawowe”, a następnie odznacz opcję “Wypłacaj dietę krajową jako najniższą dopuszczalną w przypadku, gdy kwota diety zagranicznej będzie niższa niż kwota diety krajowej”.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców w programie 4Trans?
Chcesz w 2023 rozliczać ewidencję czasu pracy w 4Trans? To bardzo proste. Podążaj za naszą instrukcją:
1. Pobierz dane z tachografu i karty kierowcy za pomocą odpowiedniego urządzenia.
2. Sprawdź, czy dane właściwie się zaimportowały. Zrób to, wybierając w programie opcję “Kalendarz ciągłości danych” i zweryfikuj ich poprawność. Wprowadź też dane, które są Ci znane z góry, czyli urlopy i zwolnienia lekarskie.
3. Przeprowadź szybką weryfikację pracy kierowców. Wystarczy, że klikniesz w raport “Kontrola szczegółowa samochodów lub kierowców”. Tym sposobem możesz sprawdzić stan licznika, przejechanych kilometrów, godziny jazdy i średnią prędkość kierowców.
Kolejnym krokiem do poprawnej ewidencji czasu pracy kierowców jest przyjrzenie się naruszeniom, by móc wyjaśnić i wyeliminować błędy. Jak to zrobić?
1. Z sekcji “Raporty” wybierz “TachoScan” i “Naruszenia kierowcy wg ITD”.
2. Wybierz z listy kierowcę, z którego naruszeniami chcesz się zapoznać. Wygeneruj raport i omów jego wyniki z pracownikiem, aby móc wyjaśnić potencjalnie pomyłki. Poprawienie błędów jest konieczne przed wygenerowaniem ewidencji i jej rozliczeniem.
Wszystkie dane są dostępne w sekcji “Rozliczenia” – wystarczy wybrać “Ewidencja czasu pracy”. Jeśli chcesz dokonać rozliczenia, wybierz okres i kierowcę, któremu chcesz obliczyć czas pracy i kliknij “Wylicz”. Dane, które widzisz w raporcie, są kompletne i zawierają wszystkie najważniejsze informacje.
Niewykluczone, że w ciągu najbliższych miesięcy branża transportowa stanie przed kolejnymi zmianami. Przygotuj na nie swoją firmę i zadbaj o to, by system 4Trans był na bieżąco aktualizowany. Potrzebujesz pomocy z często zmieniającymi się przepisami? Zapoznaj się ze szkoleniami dostępnymi na platformie naszej Akademii Czasu Pracy – każda lekcja to solidna dawka wiedzy teoretycznej i praktycznej, którą możesz wykorzystać w codziennej pracy z programem 4Trans.
Każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Pakiet Mobilności wprowadził po 29 maja 2022 roku ważne zmiany w zakresie formy rejestrowania i przechowywania tych danych. Obecnie pracodawcy mogą ewidencjonować czas pracy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jakie zalety niesie za sobą to drugie rozwiązanie? Dowiedz się, w jaki sposób skutecznie prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy kierowców.
Ewidencja czasu pracy kierowców – co musisz o niej wiedzieć?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców, także przewoźników. Określa to m.in. Kodeks pracy i Ustawa o czasie pracy kierowców – ewidencja ma służyć przede wszystkim do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą kierowców. Przepisy określają też, co musi znaleźć się w niej po zmianach, jakie wprowadził Pakiet Mobilności. To oznacza, że ewidencja musi obejmować:
– liczbę przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej,
– godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbę godzin nadliczbowych,
– liczbę godzin dyżuru wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia, a także wskazaniem, czy kierowca pełnił dyżur w domu,
– rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
– rodzaj i wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Wszystkie zamieszczone w ewidencji czasu pracy kierowcy wartości muszą mieć pokrycie w:
– zapisach na wykresówkach,
– wydrukach danych i w plikach pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
– innych dokumentach lub rejestrach potwierdzających czas i rodzaj wykonywanej pracy.
Jak wspomnieliśmy wyżej, Pakiet Mobilności wprowadził też ważną zmianę w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców – może ona mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Co więcej, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego i musi udostępnić ją kierowcy na jego wniosek. Rozliczenia powinny być transparentne i kompletne, a także okazane do wglądu podczas kontroli organów do tego upoważnionych.
Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy kierowcy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Dokument dotyczy kierowców:
– z umowami o pracę bez ryczałtów,
– z umowami o pracę z ryczałtami – mowa tu o prowadzeniu ewidencji nieobecności w pracy,
– na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnionych,
– prowadzących busy poniżej 3,5 tony.
Ewidencja godzin pracy nie dotyczy:
– pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,
– otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub porę nocną.
Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy kierowcy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek, którego nieprzestrzeganie skutkuje dotkliwymi karami finansowymi. Zmiany obowiązujące od 29 maja 2022 roku pozwalają na prowadzenie ewidencji czasu pracy w wygodnej, zdigitalizowanej wersji. Prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika – zapewnia łatwy i szybki dostęp do grafików i ilości przepracowanych godzin kierowców.
Obecnie elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dopuszczalna w jednym przypadku – gdy istnieje możliwość wydruku wybranych dokumentów. To jednak nie problem. Wystarczy, że firma korzysta z oprogramowania, które umożliwia generowanie różnych raportów. Do takich rozwiązań bez wątpienia można zaliczyć program 4Trans.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto to rozważyć?
Rozwój technologii pozwala na zautomatyzowanie pewnych powtarzalnych procesów w firmie, m.in. takich jak prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy kierowców. Dzięki temu można skupić się na innych, bardziej wymagających zajęciach i zadbać o rozwój przedsiębiorstwa w innych obszarach.
Takie rozwiązania wiążą się z wieloma zaletami. Do najważniejszych możemy zaliczyć:
– łatwy dostęp do niezbędnych danych i raportów,
– ułatwienie pracy związanej z rozliczeniami i oszczędność czasu,
– większą kontrolę nad czasem pracy kierowców,
– łatwe generowanie przejrzystych i zrozumiałych raportów,
– ograniczenie możliwości popełnienia błędów w rozliczeniach,
– możliwość kontrolowania, wyjaśniania i zapobiegania naruszeniom w obszarze czasu pracy,
– niwelowanie możliwości fałszowania danych,
– zgodność z najnowszymi danymi i wymaganiami RODO.
Postaw na program 4Trans
Poszukujesz rozwiązania, które pomoże Ci prowadzić bezbłędną ewidencję czasu pracy kierowców w formie elektronicznej? Jednym z najczęściej wybieranych programów jest 4Trans – wybierając go, masz pewność, że rozliczenie czasu pracy kierowców będzie prawidłowe i poprawne, co uchroni Cię przed dotkliwymi karami finansowymi.
Program 4Trans składa się z trzech modułów, które kompleksowo wspierają działania firmy. Należą do nich:
– 4Trans Rozliczenia – umożliwia proste i szybkie sporządzenie ewidencji czasu pracy, rozliczenie delegacji i płac zagranicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
– 4Trans TachoScan – jest pomocny do przechowywania danych z wykresówek, kart kierowców i tachografów, a także pozwala na analizę i kontrolę czasu pracy kierowców,
– 4Trans Płaca Zagraniczna – umożliwia sprawne rozliczanie płacy zagranicznej według najnowszych wytycznych Pakietu Mobilności.
Warto wspomnieć, że elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie 4Trans będzie wyliczana nieco inaczej dla kierowcy:
– zatrudnionego na umowę o pracę,
– pracującego również za granicą,
– samozatrudnionego i zatrudnionego na inną umowę cywilnoprawną.
Program jest intuicyjny w obsłudze, a wygenerowane z niego raporty są bardzo czytelne i przejrzyste. Przygotowanie oprogramowania do pracy nie zajmuje wiele czasu – 4Trans łatwo dopasować do swoich potrzeb. Program jest dostępny w naszej ofercie – sprawdź jego możliwości!