Jak obsługiwać tachograf cyfrowy? Musisz to wiedzieć!
Tachograf jest urządzeniem przeznaczonym do rejestracji wszystkich zdarzeń, jakie zachodzą podczas prowadzenia pojazdu. Musi znaleźć się na wyposażeniu przeznaczonych do transportu towarów samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony. Obecnie w większości pojazdów znaleźć można sprzęt cyfrowy. Każdy kierowca zawodowy prowadzący taki samochód musi więc wiedzieć, jak obsługiwać tachograf cyfrowy. Czytaj dalej – przygotowaliśmy dla Ciebie krótki poradnik dotyczący pracy z tym urządzeniem.
Tachograf cyfrowy – jak przygotować się do pracy z urządzeniem?
Zanim zaczniesz korzystać z tachografu, trzeba go prawidłowo skalibrować. To oznacza, że należy zaktualizować parametry pojazdu w dedykowanym do tego punkcie, który dysponuje kartą warsztatową. Proces należy wykonać w ciągu 14 dni od rejestracji samochodu i obowiązkowo powtarzać go co 2 lata. W niektórych przypadkach czynność tę należy przeprowadzać częściej. Do takich sytuacji zaliczyć możemy m.in.:
– zmianę numerów rejestracyjnych pojazdu,
– wymianę opon,
– niepoprawne działanie urządzenia.
Kalibracja skutkuje legalizacją tachografu. To potwierdzenie, że urządzenie działa zgodnie z przeznaczeniem, o czym świadczy specjalna nalepka naklejana na słupku kabiny kierowcy. Co więcej, punkt wykonujący kalibrację danego tachografu zakłada plombę, która ma zabezpieczyć sprzęt przed próbą manipulacji.
Jak obsługiwać tachograf cyfrowy?
Kierowca, który wykorzystuje w pracy tachograf cyfrowy, musi mieć zawsze pod ręką 2 rolki papieru termicznego, by w razie kontroli uprawnionych do tego organów móc wykonać wydruk. Oczywiście obowiązkowa jest też karta kierowcy. Jak obsługiwać tachograf cyfrowy? Nowoczesne urządzenia są intuicyjne – kierowca prowadzący pojazd musi pamiętać o kilku najważniejszych zasadach, takich jak:
1. Pracę należy rozpocząć od umieszczenia w slocie tachografu karty kierowcy.
2. Rozpoczęcie i zakończenie dnia pracy wiąże się z wprowadzeniem do urządzenia symbolu odpowiedniego kraju. Z reguły wystarczy tylko potwierdzić komunikat podczas wsuwania lub wyjmowania karty. To powoduje wpisanie stanu licznika na kartę.
3. Wszystkie czynności zachodzące podczas prowadzenia pojazdu rejestrowane są w czasie UTC.
4. Jeśli kierowca oddali się od pojazdu i nie może używać tachografu, jest zobowiązany do uzupełnienia czynności, jakie wykonywał od momentu wyjęcia karty do chwili jej ponownego włożenia. To oznacza, że powinien wykonać na urządzeniu wpis manualny.
W niektórych sytuacjach na wyświetlaczu tachografu może pojawić się komunikat o usterce lub określonym zdarzeniu. Wówczas należy go dwukrotnie potwierdzić, naciskając przycisk “OK”.
O czym musi pamiętać pracodawca?
Obsługa tachografu to nie tylko obowiązek kierowcy. Przewoźnik, który jest właścicielem pojazdu z tym urządzeniem, powinien pamiętać o zablokowaniu go kartą przedsiębiorstwa od razu po zakupie auta. Jest też zobowiązany do przeszkolenia kierowcy z najnowszych przepisów i obsługi tachografu. Co więcej, przepisy prawa określają, że musi odczytać dane z tachografu co najmniej raz na 90 dni. W określonych przez normy przypadkach należy wykonywać tę czynność częściej.
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Naruszenia i błędy kierowców i ich wpływ na wysokość wynagrodzenia
Zmiana czasu od lat wzbudza wiele kontrowersji. Nadal jednak mamy obowiązek przestawiać zegarki dwa razy w roku. Choć czasomierze w naszych domach z reguły przestawiają się samoczynnie, to źródłem wątpliwości jest czas, który widnieje na tachografie. Jak przestawić tachograf cyfrowy? W poniższym artykule przedstawiamy sprawdzony sposób.
Zmiana czasu a tachograf – co warto wiedzieć?
Od lat w ostatnią niedzielę marca należy przestawić zegary na czas letni, czyli umownie z godziny 2 na 3. Obowiązek ten dotyczy także kierowców zawodowych, poruszających się pojazdami lub zespołami pojazdów wyposażonymi w tachografy. Muszą mieć pewność, że w obszarze ewidencji czasu pracy nie będzie błędów, a dokumenty będą zgodne z prawem.
Warto pamiętać, że zaznaczenie na wykresówce faktu zmiany czasu na letni jest bardzo ważne, szczególnie podczas kontroli ITD. Niedopełnienie tego obowiązku może być dla kierowcy kosztowne – w takich przypadkach organ jest uprawniony do nałożenia na kierowcę mandatu. Obowiązek dopilnowania właściwej godziny na tachografie dotyczy wszystkich urządzeń służących do rejestracji czasu pracy – zarówno analogowych, jak i cyfrowych.
Jak przestawić tachograf cyfrowy?
Obecnie większość pojazdów wyposażona jest w cyfrowy rejestrator. Kierowcy posługujący się takim sprzętem nie muszą martwić się o manualne przestawienie czasu z zimowego na letni i odwrotnie. W tachografie cyfrowym dane rejestrowane są na podstawie uniwersalnego czasu UTC. To oznacza, że urządzenia nie wymagają przesunięć, a kierowca nie musi angażować się w ten proces. Taką czynność może jedynie przeprowadzić specjalny warsztat kalibrujący tachografy. Kierowca jest uprawniony do zmian +/- 1 minuta raz w tygodniu. Takie działanie może nieco zniwelować różnice czasowe w całej obsługiwanej przez firmę flocie pojazdów.
Istnieje jednak możliwość zmiany czasu lokalnego, czyli tego, który wyświetla się na ekranie tachografu. Jak więc przestawić tachograf cyfrowy? To bardzo proste. Wystarczy wejść w menu tachografu, a następnie wybierać kolejno opcje:
– wpisz,
– pojazd,
– czas lokalny lub ustawienia,
– czas lokalny.
W tej sekcji należy zmienić czas na właściwy.
O czym musisz pamiętać?
Kwestia zmiany czasu z zimowego na letni budzi wśród kierowców wiele wątpliwości. Niektórzy błędnie zakładają, że można jechać dodatkową godzinę dłużej lub wydłużyć odpoczynek. Nic bardziej mylnego – niezależnie od zmiany czasu obowiązują reguły zawarte w normach i przepisach.
Warto przypomnieć o tym kierowcom – niewiedza w tym obszarze może bardzo uszczuplić portfel zarówno pracownika, jak i przewoźnika, jeśli dojdzie do kontroli podczas przewozu.
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Zmiany wynagrodzeń i diet dla kierowców w roku 2023
Każdy kierowca zawodowy, przygotowując się do pracy w tej profesji, musi znać wytyczne związane ze stosowaniem urządzeń rejestrujących, jakimi są tachografy. Konieczność instalacji tego sprzętu określają przepisy dotyczące nie tylko państw Unii Europejskiej, ale także Wielkiej Brytanii i Szwajcarii. Kiedy tachograf jest obowiązkowy i dlaczego? Przed jakimi wyzwaniami w tym obszarze już niebawem staną przewoźnicy? Odpowiadamy na te pytania w poniższym artykule.
Czym jest tachograf?
Początkujący kierowcy i przedsiębiorcy, którzy chcą rozpocząć działalność związaną z transportem drogowym, zobowiązani są do doskonałej znajomości przepisów związanych z tachografem. To urządzenie pomiarowe, które rejestruje wszystkie informacje związane z prowadzeniem pojazdu. Zapisy z tachografu dotyczą przede wszystkim prędkości pojazdu, przejechanego dystansu i czasu pracy kierowcy. Początkowo stosowano tachografy analogowe, w których największą wadą była możliwość manipulacji danymi. W celu zapobiegania tego typu praktykom wprowadzono tachografy cyfrowe.
Tachograf cyfrowy ma sporo zalet. Dane pojazdu i kierowcy są dokładniejsze i zostają zapisane w formacie cyfrowym. Dużym atutem urządzeń jest też łatwa obsługa i możliwość dopasowania do obowiązujących przepisów.
Z czego wynika obowiązek pracy z tachografem?
Jak wspomnieliśmy wyżej, tachograf jest urządzeniem rejestrującym. Celem wprowadzenia go na terenie Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii była poprawa bezpieczeństwa na drogach oraz poprawa komfortu pracy kierowców zawodowych. Dzięki temu, że urządzenie zbiera informacje dotyczące prowadzenia pojazdu, łatwiej kierowcom i właścicielom przedsiębiorstw działających w branży transportowej przestrzegać zasad określonych w Kodeksie Pracy i Ustawie o czasie pracy kierowcy. Stosowanie się do czasu pracy kierowcy jest niezwykle istotne. Celem zarejestrowania go na tachografie jest to, aby prowadzący pojazd mógł zachować balans między pracą, a życiem prywatnym, a także miał czas na odpoczynek. Dzięki temu ryzyko spowodowania wypadku znacząco się zmniejsza.
Zapisy z tachografu i karty kierowcy pozwalają pracodawcy na kontrolowanie wielu obszarów działania firmy. Analiza plików może skutkować wprowadzeniem zmian w obszarze planowania tras kierowców, co prowadzi do optymalizacji pracy. Co więcej, dane z tachografu i karty kierowcy są podstawą do prowadzenia i rozliczenia ewidencji czasu pracy. To obowiązek nałożony przez przepisy prawa. Nieprzestrzeganie go skutkuje surowymi karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach nawet utratą licencji. Wszelkie próby naruszeń, bezprawnego usunięcia tachografu czy manipulacje są przestępstwem.
Kiedy tachograf jest obowiązkowy?
Wiesz już, do czego służy urządzenie rejestrujące czas pracy i jaką funkcję pełni w branży transportowej. Musisz jednak wiedzieć, kiedy tachograf jest obowiązkowy. Sprzęt musi znaleźć się na wyposażeniu pojazdu lub zespołu pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy przy wykonywaniu przewozu niezarobkowego istnieje obowiązek przestrzegania norm czasu pracy kierowcy i tym samym – rejestrowania go na tachografie. Odpowiedź jest prosta – zdecydowanie tak. Jeżeli dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zespołu pojazdów przekracza 3,5 tony, obowiązuje Rozporządzenie WE 561/2006 oraz Ustawa o czasie pracy kierowców. W związku z tym zarówno kierowca, jak i przedsiębiorca, są zobowiązani do przestrzegania czasu pracy i używania tachografu.
Pakiet Mobilności a tachograf
Szereg zmian, jakie w funkcjonowaniu transportu drogowego wprowadził Pakiet Mobilności, nie ominął też tachografów. Jedna z ważniejszych zmian weszła w życie 2 lutego 2022 roku. Nowelizacja nałożyła na kierowcę obowiązek wprowadzenia do tachografu symbolu państwa europejskiego, do którego wjeżdża. Powinien to zrobić na granicy kraju.
Przewoźnicy planujący budżety swoich firm z wyprzedzeniem, powinni uwzględnić ważne zmiany, jakie zajdą w 2026 roku. Wówczas obowiązek instalacji tachografu będzie dotyczył też busów.
Inteligentne tachografy – jakie zmiany czekają kierowców?
Pakiet Mobilności zakłada także konieczność wymiany stosowanych dotąd tachografów (zarówno cyfrowych, jak i analogowych) na inteligentne tachografy II generacji. Takie urządzenia będą montowane w nowo rejestrowanych pojazdach od sierpnia 2023 roku. Przedsiębiorcy mają obowiązek wymiany dotychczasowego sprzętu do końca 2024 roku – jeśli korzystają z klasycznych tachografów – i najpóźniej do sierpnia 2025 roku w przypadku urządzeń inteligentnych I generacji.
Do kwestii związanych z obowiązkiem instalacji tachografu należy podchodzić z dużą uwagą. Próba manipulacji czy brak tego urządzenia, gdy jest obowiązkowe, mogą okazać się bardzo kosztowne – taryfikator kar finansowych jest w tym obszarze bardzo surowy.
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?
W 2022 roku Pakiet Mobilności wprowadził wiele zmian w branży transportowej. Nowelizacje przepisów były szczególnie widoczne w ewidencji czasu pracy kierowców. Choć 2023 rok w teorii nie przyniesie spektakularnych zmian w ewidencjonowaniu, to warto podsumować modyfikacje, jakie zaszły w tym obszarze w minionym roku. O czym musisz pamiętać, prowadząc ewidencję czasu pracy kierowców w 2023 roku? Mamy nadzieję, że poniższy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości.
Ewidencja czasu pracy 2023 – co warto wiedzieć?
Przepisy prawa i nowelizacje związane z Pakietem Mobilności, które weszły w życie w maju ubiegłego roku, zobowiązują przewoźników do zmodyfikowania sposobu prowadzenia przez nich ewidencji czasu pracy kierowców. Dokumenty mogą być sporządzane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, oddzielnie dla każdego kierowcy. Przypomnijmy, co musi znaleźć się w ewidencji:
– liczba przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej, wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczba godzin nadliczbowych,
– liczba godzin dyżuru, godziny rozpoczęcia i zakończenia go, wraz z informacją, czy kierowca pełnił dyżur w domu,
– rodzaj i wymiar zwolnień oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Ewidencja czasu pracy może być rozliczana na podstawie:
– plików i wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
– zapisów na wykresówkach,
– innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i wykonywane czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.
Pracodawca musi pamiętać też o tym, że Pakiet Mobilności wprowadził zmiany w zakresie przechowywania ewidencji czasu pracy – od maja 2022 roku należy archiwizować ją przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Co więcej, niezmiennie musi być okazywana podczas kontroli stosownych organów (m.in. ITD i PIP), a także udostępniana kierowcy na jego wniosek.
Zmiany w rozliczaniu kierowców w 2023 – o czym należy pamiętać?
Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest przede wszystkim prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia i wszystkich dodatków, jakie się na nie składają. Aby ewidencja czasu pracy w 2023 była poprawnie sporządzona, a następnie rozliczona, każdy przewoźnik musi wziąć pod uwagę zmianę stawek z tytułu przebywania w podróży służbowej.
Ważna modyfikacja weszła w życie 1 stycznia 2023 roku. Zgodnie z nią podniesiono kwotę diety z 38 zł do 45 zł za dobę podróży. Zwiększył się też ryczałt – nastąpiła podwyżka z 57 zł do 67,50 zł.
Przepis na poprawną ewidencję? Program 4Trans
Pozwól, by rok 2023 był czasem, w którym nie dopuścisz do błędów w ewidencji czasu pracy swoich kierowców. Jak sporządzać ją szybko i skutecznie? Wykorzystaj do tego najchętniej wybierane przez przewoźników, inteligentne oprogramowanie – 4Trans.
Program składa się z kilku modułów, dzięki którym masz pełną kontrolę nad czasem pracy kierowców. Umożliwia precyzyjne rozliczenie i weryfikację ewentualnych manipulacji przy danych. Oprogramowanie jest kompleksowe – pozwala na swobodną analizę czasu pracy kierowców, delegacji i nadgodzin. 4Trans jest intuicyjny, a przygotowanie go do pracy nie nastręcza wielu trudności. Co ważne, w organizowanych przez nas w Akademii Czasu Pracy szkoleniach pokazujemy, w jaki sposób skutecznie z niego korzystać.
Jak uwzględnić zmiany w rozliczeniach w programie 4Trans?
Przygotowując ewidencję czasu pracy w 2023 w programie 4Trans, nie zapomnij o zmianie wysokości stawek diet i ryczałtu, która obowiązuje od 1 stycznia tego roku. Jak to zrobić? Przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcję krok po kroku:
1. Wybierz z menu “Rozliczenia”, a następnie “Diety i limity”.
2. Na ekranie wyświetli się lista. Wybierz z niej państwo “Polska”, a następnie zaznacz pola z wartościami od 01.03.2013 i kliknij prawym przyciskiem myszy.
3. Z menu wybierz opcję “Zmień dane dla zaznaczonych rekordów” i “Zamknij okres i rozpocznij nowy”.
4. Na ekranie zobaczysz okienko, w którym należy wpisać datę 2023-01-01.
5. W następnym kroku musisz odnaleźć i zaznaczyć wiersz “Polska” z datą 2023-01-01. W komórkach “Dieta”, “Ryczałt” i “Ryczałt 45h” należy wprowadzić nowe wartości, czyli zgodnie ze zmianami odpowiednio 45 zł i 67,50 zł.
6. Kliknij “Dane podstawowe”, a następnie odznacz opcję “Wypłacaj dietę krajową jako najniższą dopuszczalną w przypadku, gdy kwota diety zagranicznej będzie niższa niż kwota diety krajowej”.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców w programie 4Trans?
Chcesz w 2023 rozliczać ewidencję czasu pracy w 4Trans? To bardzo proste. Podążaj za naszą instrukcją:
1. Pobierz dane z tachografu i karty kierowcy za pomocą odpowiedniego urządzenia.
2. Sprawdź, czy dane właściwie się zaimportowały. Zrób to, wybierając w programie opcję “Kalendarz ciągłości danych” i zweryfikuj ich poprawność. Wprowadź też dane, które są Ci znane z góry, czyli urlopy i zwolnienia lekarskie.
3. Przeprowadź szybką weryfikację pracy kierowców. Wystarczy, że klikniesz w raport “Kontrola szczegółowa samochodów lub kierowców”. Tym sposobem możesz sprawdzić stan licznika, przejechanych kilometrów, godziny jazdy i średnią prędkość kierowców.
Kolejnym krokiem do poprawnej ewidencji czasu pracy kierowców jest przyjrzenie się naruszeniom, by móc wyjaśnić i wyeliminować błędy. Jak to zrobić?
1. Z sekcji “Raporty” wybierz “TachoScan” i “Naruszenia kierowcy wg ITD”.
2. Wybierz z listy kierowcę, z którego naruszeniami chcesz się zapoznać. Wygeneruj raport i omów jego wyniki z pracownikiem, aby móc wyjaśnić potencjalnie pomyłki. Poprawienie błędów jest konieczne przed wygenerowaniem ewidencji i jej rozliczeniem.
Wszystkie dane są dostępne w sekcji “Rozliczenia” – wystarczy wybrać “Ewidencja czasu pracy”. Jeśli chcesz dokonać rozliczenia, wybierz okres i kierowcę, któremu chcesz obliczyć czas pracy i kliknij “Wylicz”. Dane, które widzisz w raporcie, są kompletne i zawierają wszystkie najważniejsze informacje.
Niewykluczone, że w ciągu najbliższych miesięcy branża transportowa stanie przed kolejnymi zmianami. Przygotuj na nie swoją firmę i zadbaj o to, by system 4Trans był na bieżąco aktualizowany. Potrzebujesz pomocy z często zmieniającymi się przepisami? Zapoznaj się ze szkoleniami dostępnymi na platformie naszej Akademii Czasu Pracy – każda lekcja to solidna dawka wiedzy teoretycznej i praktycznej, którą możesz wykorzystać w codziennej pracy z programem 4Trans.
Każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Pakiet Mobilności wprowadził po 29 maja 2022 roku ważne zmiany w zakresie formy rejestrowania i przechowywania tych danych. Obecnie pracodawcy mogą ewidencjonować czas pracy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jakie zalety niesie za sobą to drugie rozwiązanie? Dowiedz się, w jaki sposób skutecznie prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy kierowców.
Ewidencja czasu pracy kierowców – co musisz o niej wiedzieć?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców, także przewoźników. Określa to m.in. Kodeks pracy i Ustawa o czasie pracy kierowców – ewidencja ma służyć przede wszystkim do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą kierowców. Przepisy określają też, co musi znaleźć się w niej po zmianach, jakie wprowadził Pakiet Mobilności. To oznacza, że ewidencja musi obejmować:
– liczbę przepracowanych godzin w porze dziennej i nocnej,
– godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbę godzin nadliczbowych,
– liczbę godzin dyżuru wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia, a także wskazaniem, czy kierowca pełnił dyżur w domu,
– rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
– rodzaj i wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Wszystkie zamieszczone w ewidencji czasu pracy kierowcy wartości muszą mieć pokrycie w:
– zapisach na wykresówkach,
– wydrukach danych i w plikach pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
– innych dokumentach lub rejestrach potwierdzających czas i rodzaj wykonywanej pracy.
Jak wspomnieliśmy wyżej, Pakiet Mobilności wprowadził też ważną zmianę w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców – może ona mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Co więcej, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego i musi udostępnić ją kierowcy na jego wniosek. Rozliczenia powinny być transparentne i kompletne, a także okazane do wglądu podczas kontroli organów do tego upoważnionych.
Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy kierowcy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Dokument dotyczy kierowców:
– z umowami o pracę bez ryczałtów,
– z umowami o pracę z ryczałtami – mowa tu o prowadzeniu ewidencji nieobecności w pracy,
– na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnionych,
– prowadzących busy poniżej 3,5 tony.
Ewidencja godzin pracy nie dotyczy:
– pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,
– otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub porę nocną.
Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy kierowcy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek, którego nieprzestrzeganie skutkuje dotkliwymi karami finansowymi. Zmiany obowiązujące od 29 maja 2022 roku pozwalają na prowadzenie ewidencji czasu pracy w wygodnej, zdigitalizowanej wersji. Prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika – zapewnia łatwy i szybki dostęp do grafików i ilości przepracowanych godzin kierowców.
Obecnie elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dopuszczalna w jednym przypadku – gdy istnieje możliwość wydruku wybranych dokumentów. To jednak nie problem. Wystarczy, że firma korzysta z oprogramowania, które umożliwia generowanie różnych raportów. Do takich rozwiązań bez wątpienia można zaliczyć program 4Trans.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto to rozważyć?
Rozwój technologii pozwala na zautomatyzowanie pewnych powtarzalnych procesów w firmie, m.in. takich jak prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy kierowców. Dzięki temu można skupić się na innych, bardziej wymagających zajęciach i zadbać o rozwój przedsiębiorstwa w innych obszarach.
Takie rozwiązania wiążą się z wieloma zaletami. Do najważniejszych możemy zaliczyć:
– łatwy dostęp do niezbędnych danych i raportów,
– ułatwienie pracy związanej z rozliczeniami i oszczędność czasu,
– większą kontrolę nad czasem pracy kierowców,
– łatwe generowanie przejrzystych i zrozumiałych raportów,
– ograniczenie możliwości popełnienia błędów w rozliczeniach,
– możliwość kontrolowania, wyjaśniania i zapobiegania naruszeniom w obszarze czasu pracy,
– niwelowanie możliwości fałszowania danych,
– zgodność z najnowszymi danymi i wymaganiami RODO.
Postaw na program 4Trans
Poszukujesz rozwiązania, które pomoże Ci prowadzić bezbłędną ewidencję czasu pracy kierowców w formie elektronicznej? Jednym z najczęściej wybieranych programów jest 4Trans – wybierając go, masz pewność, że rozliczenie czasu pracy kierowców będzie prawidłowe i poprawne, co uchroni Cię przed dotkliwymi karami finansowymi.
Program 4Trans składa się z trzech modułów, które kompleksowo wspierają działania firmy. Należą do nich:
– 4Trans Rozliczenia – umożliwia proste i szybkie sporządzenie ewidencji czasu pracy, rozliczenie delegacji i płac zagranicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
– 4Trans TachoScan – jest pomocny do przechowywania danych z wykresówek, kart kierowców i tachografów, a także pozwala na analizę i kontrolę czasu pracy kierowców,
– 4Trans Płaca Zagraniczna – umożliwia sprawne rozliczanie płacy zagranicznej według najnowszych wytycznych Pakietu Mobilności.
Warto wspomnieć, że elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie 4Trans będzie wyliczana nieco inaczej dla kierowcy:
– zatrudnionego na umowę o pracę,
– pracującego również za granicą,
– samozatrudnionego i zatrudnionego na inną umowę cywilnoprawną.
Program jest intuicyjny w obsłudze, a wygenerowane z niego raporty są bardzo czytelne i przejrzyste. Przygotowanie oprogramowania do pracy nie zajmuje wiele czasu – 4Trans łatwo dopasować do swoich potrzeb. Program jest dostępny w naszej ofercie – sprawdź jego możliwości!
09.01.2023
Pakiet Mobilności wprowadza szereg zmian do przepisów obowiązujących w branży transportowej. Ich celem jest poprawa warunków pracy kierowców zarówno w zakresie płac, jak i odpoczynku. Jedną z modyfikacji, z jaką będą musieli zmierzyć się właściciele firm transportowych już 21 sierpnia 2023 roku, jest wymiana tachografów. Co wiemy dziś o tej zmianie? Jak prezentuje się harmonogram wdrażania tej ważnej aktualizacji? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Wymiana tachografu według Pakietu Mobilności – co warto o tym wiedzieć?
Wszelkie zmiany, jakie wprowadza Pakiet Mobilności, są wielkim wyzwaniem dla właścicieli firm transportowych. Najbliższa, dość duża rewolucja dotyczy obowiązku wymiany tachografu na model inteligentny drugiej generacji. Ma on na stałe zastąpić wykorzystywane dotąd urządzenia analogowe i cyfrowe. Głównym założeniem tej modyfikacji jest poprawa bezpieczeństwa kierowców. Wprowadzone w lutym 2022 roku przepisy zobowiązują ich do wprowadzenia w tachografie symbolu państwa, do którego wjeżdżają. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie – miejsc parkingowych, na których można by było tego dokonać, jest zwyczajnie mało. Warto wspomnieć, że prowadzący pojazd powinien wprowadzić symbol do urządzenia w najbliższym możliwym czasie po przekroczeniu granicy. Nie zawsze jest to możliwe – z reguły kierowcy zatrzymują się przez to w niedozwolonych miejscach, co nie jest dla nich bezpieczne. Tachografy inteligentne drugiej generacji to sposób na rozwiązanie tego problemu.
Tachografy inteligentne drugiej generacji – na jakie zmiany mogą liczyć kierowcy?
Przepisy zobowiązują do wymiany tachografów przez wzgląd na ograniczone możliwości techniczne urządzeń rejestrujących czas i rodzaj pracy kierowców, które wykorzystywane są obecnie. Nowe, inteligentne tachografy drugiej generacji są bardziej zaawansowane i umożliwiają automatyczny zapis takich zdarzeń, jak:
– okres rozładunku i załadunku,
– lokalizację załadunku i rozładunku,
– przekroczenie granicy.
Wymiana tachografu związana jest też z drobną modyfikacją okresu przechowywania danych w urządzeniach – ma on zostać wydłużony do 56 dni. Co więcej, będzie możliwe zdalne odczytywanie czasu prowadzenia samochodu przez ITD.
Jak wygląda harmonogram wdrożeń nowych tachografów?
Choć o nadchodzących zmianach w zakresie tachografów wiemy od jakiegoś czasu, warto poznać najbliższe etapy wdrożenia modyfikacji w życie, aby dobrze się do nich przygotować.
Pojazdy zarejestrowane od 21 sierpnia 2023 roku będą musiały być wyposażone w inteligentne tachografy drugiej generacji. Do końca 2024 roku obowiązek wymiany urządzeń rejestrujących będzie dotyczył wszystkich pojazdów w ruchu międzynarodowym, które dotychczas pracowały z modelami cyfrowymi i analogowymi. Z kolei 20 sierpnia 2025 roku wejdzie w życie kolejny obowiązek – konieczna będzie wymiana inteligentnych tachografów pierwszej generacji na tachografy generacji drugiej.
Co ważne, wspomniane modyfikacje nie dotyczą przedsiębiorstw realizujących przewozy jedynie na terytorium swojego kraju. Jeżeli w tej chwili stoisz przed wyborem nowego sprzętu, postaw od razu na inteligentny tachograf drugiej generacji, co pozwoli Ci uniknąć konieczności ponownej wymiany w 2025 roku. Chcesz przygotować się do wszystkich zmian związanych z Pakietem Mobilności? Zajrzyj do Akademii Czasu Pracy – w dostępnych na platformie szkoleniach wszystkie modyfikacje przepisów są szczegółowo omawiane i wyjaśnianie.
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?
05.01.2023
Jednym z podstawowych obowiązków właściciela firmy transportowej jest prowadzenie ewidencji czasu pracy podległych mu kierowców. Wynika to przede wszystkim z troski o bezpieczeństwo wszystkich uczestników ruchu drogowego, ale także z konieczności przestrzegania przepisów prawa pracy i ustaw dotyczących kierowców zawodowych. Za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji lub zaniechanie tej powinności przewidziano stosowne sankcje. Co grozi za brak ewidencji czasu pracy kierowców? Czytaj dalej – odpowiadamy.
Ewidencja czasu pracy – kto za nią odpowiada?
Zgodnie z przepisami Ustawy o czasie pracy kierowców pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy każdego kierowcy, który wykonuje dla niego przewóz drogowy. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika i może być rozliczana na podstawie:
– plików i wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
– zapisów na wykresówkach,
– innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i wykonywane czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.
Rozliczenia powinny być transparentne i kompletne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca może prowadzić ewidencję czasu pracy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co więcej, należy ją przechowywać przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Pracodawca ma też obowiązek przedstawić ją do wglądu w razie kontroli organu do tego upoważnionego.
Co grozi za brak ewidencji czasu pracy kierowców?
Przepisy prawa przewidują zestaw dotkliwych sankcji za wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniach czasu pracy lub – co gorsza – za zaniechanie tego obowiązku. Co grozi przedsiębiorcy za brak ewidencji czasu pracy kierowców? Wszelkie kontrole, a szczególnie te przeprowadzone przez PIP, mogą skończyć się poważną karą finansową dla pracodawcy. Według obowiązującego taryfikatora grzywna za nieprowadzenie ewidencji wynosi 1000 złotych za każdego kierowcę. To oznacza, że przedsiębiorstwo może zapłacić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych kary!
Ewidencja czasu pracy bez stresu – program 4Trans
Poszukujesz sposobu na błyskawiczne rozliczenie czasu pracy kierowców i chcesz, aby ewidencja była przejrzysta i bezbłędna? Postaw na automatyzację w firmie i zainwestuj w program 4Trans. To obecnie jedna z najlepszych alternatyw dla manualnego ewidencjonowania czasu pracy kierowców. Program jest prosty w obsłudze – umożliwia rozliczenie i analizę czasu pracy z uwzględnieniem delegacji czy nadgodzin. Jest też na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu dostosowuje się do zmian w przepisach.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest konieczne nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy prawa. Może być ona też przydatna w przypadku sporów na linii przedsiębiorca-kierowca. Pamiętaj, że nieprawidłowości w jej zakresie również mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Właśnie dlatego najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji w dedykowanym do tego programie – 4Trans. Chcesz prowadzić rozliczenia bez obawy o błąd? Skontaktuj się z nami – pomożemy!
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?
Kierowcy wykonujący przewóz drogowy pojazdem lub zespołem pojazdów o masie całkowitej powyżej 3,5 tony, są zobowiązani do rejestrowania czasu pracy i wszystkich aktywności na tachografie. Nie mogą też realizować przewozu bez imiennej karty kierowcy – regulują to przepisy prawa. Równie ważnym urządzeniem, bez którego przewoźnicy nie mogą się obejść, jest czytnik kart kierowcy i tachografu. Jak wybrać odpowiedni sprzęt? Czytaj dalej i dowiedz się, jaki czytnik spełni Twoje oczekiwania.
Czy czytnik kart kierowcy i tachografu jest obowiązkowy?
Prowadzenie firmy transportowej wiąże się z koniecznością przestrzegania wielu przepisów prawa i wywiązywania się z szeregu obowiązków nałożonych przez ustawy. Zgodnie z nimi każdy przewoźnik musi odczytywać dane z karty kierowcy co najmniej raz na 28 dni, natomiast z tachografu – co 90 dni. Kwestia ta podlega kontroli upoważnionych do tego organów. Nieprzestrzeganie reguł skutkuje wysokimi karami finansowymi. W celach bezpieczeństwa zaleca się, by przechowywać dane przynajmniej na dwóch nośnikach.
Jak działa czytnik kart kierowcy i tachografu?
Firmy transportowe, których działalność opiera się na przewozach rzeczy lub ludzi pojazdem bądź zespołem pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, mają obowiązek wyposażyć swoją flotę w tachografy. Dzięki tym urządzeniom przewoźnik ma kontrolę nad swoją działalnością i w dowolnym momencie może pobrać z urządzenia dane, aby przeanalizować pracę swoich pracowników.
Niezbędny jest do tego czytnik. To prosty sprzęt umożliwiający odczyt danych z kart kierowcy i tachografu.
Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy zakupie czynnika?
Firmy transportowe widzą duży potencjał w ciekawych, wielofunkcyjnych rozwiązaniach technologicznych. Na rynku znajdziesz wiele zaawansowanych urządzeń służących do sprawnego sczytywania danych z kart kierowcy i tachografu. Jak wybrać czytnik, który spełni wymagania Twojej firmy?
Pojemność
Jednym z najważniejszych aspektów, które musisz wziąć pod uwagę, wybierając czytnik kart kierowcy i tachografu, jest pojemność. Nowoczesne urządzenia mają rozbudowaną pamięć, która jest w stanie pomieścić nawet kilkadziesiąt tysięcy odczytów. To praktyczne rozwiązanie, szczególnie jeśli operujesz dużą flotą pojazdów i zatrudniasz wielu kierowców.
Łatwość obsługi
Wybrany czytnik kart kierowcy i tachografu powinien być narzędziem intuicyjnym – ma uprościć Twoją pracę i zoptymalizować działania Twojej firmy. Obecne rozwiązania są na szczęście proste w obsłudze i nie wymagają długiego i żmudnego przeszkolenia. Dzięki postępowi technologii masz do dyspozycji zaawansowane czytniki, których atutem jest szybkość przesyłania i dokładność danych.
Możliwość dopasowania do własnych potrzeb
Aby czytnik kart kierowcy i tachografu mógł wspierać działania Twojej firmy, musi dać Ci możliwość konfiguracji zgodnej z Twoimi wymaganiami. Przede wszystkim wybierz urządzenie, które współgra ze sprzętem rejestrującym Twojej floty pojazdów. Na rynku dostępne są uniwersalne czytniki kompatybilne ze wszystkimi tachografami i kartami kierowców. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie musisz wyposażać się w nowy czytnik po wymianie sprzętu rejestrującego. Zwróć też uwagę na to, czy wybrane przez Ciebie urządzenie umożliwia np. pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu jednocześnie.
Jaki czytnik kart kierowcy i tachografu warto wybrać? Nasze propozycje
Jakie urządzenie do odczytu danych sprawdzi się najlepiej? Wybraliśmy dla Ciebie dwa sprawdzone modele – zapoznaj się z ich charakterystykami.
TachoReader Combo Plus
Jeżeli poszukujesz wielofunkcyjnego, innowacyjnego czytnika kart kierowcy i tachografu, to TachoReader Combo Plus jest propozycją zdecydowanie szytą na miarę Twoich potrzeb. Doskonale sprawdza się do pobierania danych zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu cyfrowego – i może to robić w tym samym czasie. Jest też całkowicie kompatybilny ze wszystkimi dostępnymi cyfrowymi urządzeniami rejestrującymi, które są obecnie w użyciu. Bardzo pojemna pamięć umożliwia przechowywanie aż 40 000 odczytów z tachografu cyfrowego i do 160 000 odczytów z karty kierowcy. Sprzęt działa błyskawicznie i oszczędza Twój czas – automatycznie pobiera dane od daty ostatniego odczytu. Niewątpliwym atutem czytnika TachoReader Combo Plus jest intuicyjna obsługa. To jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań w transporcie – doceniają je także organy uprawnione do kontroli przedsiębiorstw.
TachoReader Basic
Urządzenie mniejsze i lżejsze od TachoReader Combo Plus. Wygląda jak większy pendrive. Nie ma slotu na kartę kierowcy, więc jej odczyt możemy dokonać tylko wtedy, gdy umieścimy kartę w tachografie. Poza tym urządzenie podobnie jak TRC ma błyskową i dźwiękową sygnalizację pracy. Jest zasilane z tachografu lub portu USB, więc nie musimy kupować baterii. Złącze USB pozwala szybko skopiować odczyty kart kierowców i tachografu na komputer.
Mamy nadzieję, że wiesz już, jak wybrać czytnik kart kierowcy i tachografu. Ważne, aby urządzenie było dopasowane do potrzeb Twojego biznesu i pozwoliło Ci usprawnić czynności związane z odczytem. Jeżeli poszukujesz funkcjonalnego i nowoczesnego sprzętu, zaufaj sprawdzonym rozwiązaniom dostępnym w naszej ofercie. Docenili je przedsiębiorcy w całej Europie!
Kierowcy wykonujący przewóz drogowy pojazdem lub zespołem pojazdów o masie całkowitej powyżej 3,5 tony, są zobowiązani do rejestrowania czasu pracy i wszystkich aktywności na tachografie. Nie mogą też realizować przewozu bez imiennej karty kierowcy – regulują to przepisy prawa. Równie ważnym urządzeniem, bez którego przewoźnicy nie mogą się obejść, jest czytnik kart kierowcy i tachografu. Jak wybrać odpowiedni sprzęt? Czytaj dalej i dowiedz się, jaki czytnik spełni Twoje oczekiwania.
Czy czytnik kart kierowcy i tachografu jest obowiązkowy?
Prowadzenie firmy transportowej wiąże się z koniecznością przestrzegania wielu przepisów prawa i wywiązywania się z szeregu obowiązków nałożonych przez ustawy. Zgodnie z nimi każdy przewoźnik musi odczytywać dane z karty kierowcy co najmniej raz na 28 dni, natomiast z tachografu – co 90 dni. Kwestia ta podlega kontroli upoważnionych do tego organów. Nieprzestrzeganie reguł skutkuje wysokimi karami finansowymi. W celach bezpieczeństwa zaleca się, by przechowywać dane przynajmniej na dwóch nośnikach.
Jak działa czytnik kart kierowcy i tachografu?
Firmy transportowe, których działalność opiera się na przewozach rzeczy lub ludzi pojazdem bądź zespołem pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, mają obowiązek wyposażyć swoją flotę w tachografy. Dzięki tym urządzeniom przewoźnik ma kontrolę nad swoją działalnością i w dowolnym momencie może pobrać z urządzenia dane, aby przeanalizować pracę swoich pracowników.
Niezbędny jest do tego czytnik. To prosty sprzęt umożliwiający odczyt danych z kart kierowcy i tachografu.
Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy zakupie czynnika?
Firmy transportowe widzą duży potencjał w ciekawych, wielofunkcyjnych rozwiązaniach technologicznych. Na rynku znajdziesz wiele zaawansowanych urządzeń służących do sprawnego sczytywania danych z kart kierowcy i tachografu. Jak wybrać czytnik, który spełni wymagania Twojej firmy?
Pojemność
Jednym z najważniejszych aspektów, które musisz wziąć pod uwagę, wybierając czytnik kart kierowcy i tachografu, jest pojemność. Nowoczesne urządzenia mają rozbudowaną pamięć, która jest w stanie pomieścić nawet kilkadziesiąt tysięcy odczytów. To praktyczne rozwiązanie, szczególnie jeśli operujesz dużą flotą pojazdów i zatrudniasz wielu kierowców.
Łatwość obsługi
Wybrany czytnik kart kierowcy i tachografu powinien być narzędziem intuicyjnym – ma uprościć Twoją pracę i zoptymalizować działania Twojej firmy. Obecne rozwiązania są na szczęście proste w obsłudze i nie wymagają długiego i żmudnego przeszkolenia. Dzięki postępowi technologii masz do dyspozycji zaawansowane czytniki, których atutem jest szybkość przesyłania i dokładność danych.
Możliwość dopasowania do własnych potrzeb
Aby czytnik kart kierowcy i tachografu mógł wspierać działania Twojej firmy, musi dać Ci możliwość konfiguracji zgodnej z Twoimi wymaganiami. Przede wszystkim wybierz urządzenie, które współgra ze sprzętem rejestrującym Twojej floty pojazdów. Na rynku dostępne są uniwersalne czytniki kompatybilne ze wszystkimi tachografami i kartami kierowców. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie musisz wyposażać się w nowy czytnik po wymianie sprzętu rejestrującego. Zwróć też uwagę na to, czy wybrane przez Ciebie urządzenie umożliwia np. pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu jednocześnie.
Jaki czytnik kart kierowcy i tachografu warto wybrać? Nasze propozycje
Jakie urządzenie do odczytu danych sprawdzi się najlepiej? Wybraliśmy dla Ciebie dwa sprawdzone modele – zapoznaj się z ich charakterystykami.
TachoReader Combo Plus
Jeżeli poszukujesz wielofunkcyjnego, innowacyjnego czytnika kart kierowcy i tachografu, to TachoReader Combo Plus jest propozycją zdecydowanie szytą na miarę Twoich potrzeb. Doskonale sprawdza się do pobierania danych zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu cyfrowego – i może to robić w tym samym czasie. Jest też całkowicie kompatybilny ze wszystkimi dostępnymi cyfrowymi urządzeniami rejestrującymi, które są obecnie w użyciu. Bardzo pojemna pamięć umożliwia przechowywanie aż 40 000 odczytów z tachografu cyfrowego i do 160 000 odczytów z karty kierowcy. Sprzęt działa błyskawicznie i oszczędza Twój czas – automatycznie pobiera dane od daty ostatniego odczytu. Niewątpliwym atutem czytnika TachoReader Combo Plus jest intuicyjna obsługa. To jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań w transporcie – doceniają je także organy uprawnione do kontroli przedsiębiorstw.
TachoReader Basic
Urządzenie mniejsze i lżejsze od TachoReader Combo Plus. Wygląda jak większy pendrive. Nie ma slotu na kartę kierowcy, więc jej odczyt możemy dokonać tylko wtedy, gdy umieścimy kartę w tachografie. Poza tym urządzenie podobnie jak TRC ma błyskową i dźwiękową sygnalizację pracy. Jest zasilane z tachografu lub portu USB, więc nie musimy kupować baterii. Złącze USB pozwala szybko skopiować odczyty kart kierowców i tachografu na komputer.
Mamy nadzieję, że wiesz już, jak wybrać czytnik kart kierowcy i tachografu. Ważne, aby urządzenie było dopasowane do potrzeb Twojego biznesu i pozwoliło Ci usprawnić czynności związane z odczytem. Jeżeli poszukujesz funkcjonalnego i nowoczesnego sprzętu, zaufaj sprawdzonym rozwiązaniom dostępnym w naszej ofercie. Docenili je przedsiębiorcy w całej Europie!
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?
Tachograf jest urządzeniem, które musi znaleźć się na wyposażeniu każdego pojazdu lub zespołu pojazdów o masie powyżej 3,5 tony. Obowiązek ten nie dotyczy maszyn rolniczych, choć mogą mieć podobne parametry. Sprzęt umożliwia rejestrowanie czasu pracy, przerw i odpoczynków kierowców, które podlegają kontrolom uprawnionych do tego organów. Jeśli prowadzisz firmę transportową, to z pewnością wiesz, że odczyty z tachografów to źródło wielu cennych informacji. Jak zatem odczytać tachograf cyfrowy?
Odczyt tachografu – kiedy należy go wykonać?
Konieczność korzystania z tachografu regulują przepisy prawa. Obecnie w nowych pojazdach ciężarowych montuje się tachografy cyfrowe, które można odczytać w prosty sposób. Regularne sczytywanie danych z tachografu to obowiązek wynikający z przepisów prawa. Zgodnie z nimi odczytu z urządzenia należy dokonać co najmniej raz na 90 dni. Co więcej, konieczność ta zachodzi wtedy, gdy:
– dochodzi do przekazania pojazdu innemu podmiotowi,
– tachograf jest uszkodzony, ale pobranie danych jest możliwe,
– na żądanie organów uprawnionych do kontroli,
– pojazd ma zostać wycofany z użytkowania,
– karta kierowcy została uszkodzona, skradziona lub zgubiona.
Co jest potrzebne do odczytania danych z tachografu?
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zablokowanie tachografu w swoich pojazdach. Blokada chroni dane w pamięci urządzenia i zapewnia dostęp do nich jedynie właścicielowi firmy. W związku z tym, jeśli chcesz odczytać z niego dane, musisz mieć kartę przedsiębiorstwa – tę samą, której użyto do jego zablokowania. Ponadto niezbędny jest czytnik tachografu.
Jednym z najczęściej wybieranych urządzeń umożliwiających sprawny i dokładny odczyt tachografu jest TachoReader Combo Plus. To wielofunkcyjne narzędzie, z którego korzystają nawet organy uprawnione do kontroli, m.in. ITD. Czytnik jest prosty w obsłudze i wyposażony w obszerną pamięć – pomieści nawet 20 000 odczytów z tachografu cyfrowego i do 160 000 zapisów z karty kierowcy. Co najważniejsze, urządzenie może współpracować ze wszystkimi dostępnymi tachografami cyfrowymi. TachoReader Combo Plus pozwala na błyskawiczne sczytanie danych z urządzenia rejestrującego i karty kierowcy. Jak odczytać tachograf cyfrowy z jego pomocą? Czytaj dalej – przygotowaliśmy instrukcję krok po kroku.
Jak odczytać tachograf cyfrowy za pomocą czytnika?
Procedura odczytania danych z urządzenia rejestrującego trwa maksymalnie kilkanaście minut. Zabierz kluczyki od samochodu, czytnik danych i kartę przedsiębiorstwa. Następnie postępuj zgodnie z poniższą instrukcją.
1. Przekręć kluczyk w stacyjce pojazdu – tachograf powinien się aktywować.
2. Włóż kartę przedsiębiorstwa do slotu w tachografie.
3. Po zalogowaniu karty na tachografie powinna pojawić się ikonka “domku”.
4. Podłącz czytnik do dedykowanego gniazda w tachografie.
5. Wybierz środkowy przycisk i komendę “odczytaj dane od ostatniego pobrania”.
6. Po zakończeniu pobierania danych na tachografie wyświetli się odpowiednia informacja. To moment, w którym możesz odpiąć czytnik od tachografu.
7. Wyciągnij kartę z urządzenia i wyłącz stacyjkę. Gotowe!
Jak odczytać wydruk z tachografu cyfrowego?
Zapis danych z urządzeń rejestrujących czas pracy i aktywności kierowców widnieje zarówno w formie cyfrowej, jak i na wydrukach. Niezależnie od tego, z jakiego tachografu cyfrowego korzystasz w firmie, każdy model udostępnia na wydruku takie same informacje. Do najważniejszych zaliczamy:
– datę wydruku,
– dane kierowcy,
– rodzaj wydruku (może dotyczyć aktywności z karty kierowcy lub tachografu),
– rodzaj i numer tachografu,
– kraj pochodzenia i rodzaj karty kierowcy,
– datę ważności i numer karty kierowcy,
– dane pojazdu (m.in. nr VIN i nr rejestracyjny),
– datę ostatniej kalibracji tachografu,
– datę ostatniej kontroli drogowej kierowcy,
– formy aktywności kierowcy,
– ostatnie usterki pojazdu i ostatnie zdarzenia z karty kierowcy.
Niewywiązywanie się z obowiązku odczytywania danych z tachografu grozi surowymi karami podczas kontroli. Mamy nadzieję, że wiesz już, jak zrobić to skutecznie. Poszukujesz urządzeń, które usprawnią ten proces? Przyjrzyj się naszej ofercie!
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?
Każdy właściciel firmy transportowej jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, którzy wykonują dla niego przewóz drogowy. Jest to regulowane przez przepisy prawa i wymaga przede wszystkim systematyczności, wiedzy i precyzji. Przedsiębiorcy nawiązują współpracę z kierowcami samozatrudnionymi i w oparciu o różne umowy cywilnoprawne. Kierowcy mogą też pozostawać w stosunku pracy z właścicielem firmy. Co należy wiedzieć o ewidencji czasu pracy zatrudnionych kierowców? Czytaj dalej – przygotowaliśmy dla Ciebie krótki poradnik.
Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, jaki spoczywa na przewoźniku, regulują przepisy. Ewidencja powinna być zatem prowadzona starannie i skrupulatnie, ze względu na to, że podlega kontroli stosownych organów. Wszelkie naruszenia i nieprawidłowości mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, za które przede wszystkim odpowiadasz Ty, jako właściciel firmy.
Aby umiejętnie wywiązać się z tego zadania, musisz wiedzieć, że ewidencję należy prowadzić w odniesieniu do:
– kierowców zatrudnionych na umowę o pracę (zarówno z ryczałtami, jak i bez),
– kierowców na umowach cywilnoprawnych,
– kierowców samozatrudnionych.
Najogólniej można uznać, że jako pracodawca musisz prowadzić ewidencję dla każdego kierowcy. Warto pamiętać, że jej celem jest także prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną dla przedsiębiorstwa pracą.
Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców – co musi się w niej znaleźć?
Niezależnie od tego, czy prowadzisz ewidencję czasu pracy dla kierowców, którzy pozostają w stosunku pracy, czy też nie, wymagane jest uwzględnienie w niej wielu informacji. Nawiązując do Ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku, ewidencja obejmuje:
– liczbę przepracowanych godzin z uwzględnieniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej,
– liczbę nadgodzin,
– dyżury wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, a także informację, czy dyżur jest pełniony w domu,
– wszelkie zwolnienia od pracy,
– usprawiedliwione nieobecności w pracy,
– nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Ostatnie nowelizacje przepisów nakładają na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania nieusprawiedliwionych nieobecności, co wiąże się z tym, że powinieneś nanieść na ewidencję:
– zapisy z wykresówek,
– wydruki danych i pliki pobrane z karty kierowcy,
– wydruki i pliki pobrane z tachografu,
– pozostałe dokumenty potwierdzające czas i rodzaj pracy,
– dane opracowane na podstawie powyższych dokumentów.
Warto podkreślić, że ewidencjonowanie godzin pracy nie dotyczy kierowców, którzy pracują w systemie zadaniowym oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub porę nocną.
Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców – o czym musisz pamiętać?
Zmiany, które weszły w życie od lutego 2022 roku, regulują sposób kontrolowania i przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców przez pracodawców – możesz to robić zarówno w papierowej, jak i elektronicznej formie. Ustawa o czasie pracy kierowców określa, że jako przedsiębiorca możesz ją prowadzić poprzez:
– zapis na wykresówkach,
– wydruki z karty kierowcy i tachografu,
– pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu,
– pozostałe dokumenty potwierdzające czas pracy.
Należy zaznaczyć, że musi być ona udostępniona na wniosek kierowcy. Przepisy zakładają, że każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia oddzielnej, indywidualnej ewidencji dla każdego kierowcy. Warto pamiętać, że to zbiór informacji, które dotyczą nie tylko prowadzenia pojazdu, ale też wszystkich aktywności i postojów kierowcy.
Co wliczamy do czasu pracy kierowców?
Aby zrozumieć, jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy, musisz wiedzieć, jakie czynności są do niego wliczane. Do czasu pracy kierowcy zaliczamy wszystkie aktywności związane z przewozem drogowym, czyli:
– prowadzenie pojazdu,
– załadunki i rozładunki lub nadzór nad nimi,
– nadzór nad osobami wsiadającymi i wysiadającymi z pojazdu lub pomoc w tych czynnościach,
– obsługę pojazdu i przyczep,
– wszelkie czynności spedycyjne,
– sprawy administracyjne, wymagane podczas przewozu drogowego,
– wszystkie zadania realizowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób, ładunku lub pojazdu,
– utrzymanie pojazdu w czystości,
– obowiązkową przerwę trwającą 15 minut, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy
Zatrudnienie kierowców w oparciu o umowę o pracę wymaga od pracodawców przechowywania ewidencji czasu pracy. Obecnie, po zmianach, jakie wprowadził Pakiet Mobilności, od 29 maja 2022 roku ten okres wynosi 10 lat. Przepisy nie precyzują jednak sposobu przechowywania dokumentacji i jej zabezpieczenia. Zazwyczaj w tym obszarze warto kierować się Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 roku.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych kierowców? Praktyczne porady
Manualne prowadzenie i rozliczanie ewidencji czasu pracy jest bardzo skomplikowane i praktycznie niemożliwe – wiele zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Na ogół przewoźnicy korzystają z pomocy firm zewnętrznych lub decydują się na dedykowane oprogramowanie, który znacznie ułatwia cały proces. Wśród flagowych programów dla transportu wyróżnia się 4Trans, dzięki któremu można w prosty sposób analizować i rozliczać czas pracy.
Nie da się ukryć, że każdy przedsiębiorca – w dobie licznych aktualizacji przepisów – powinien być zawsze na bieżąco ze zmianami. Warto zatem regularnie się szkolić i brać udział w kursach dotyczących obszaru czasu pracy kierowców i sposobów jego ewidencjonowania. Kurs, dzięki któremu poznasz ten aspekt zarówno w teorii, jak i w praktyce, znajdziesz w naszej Akademii Czasu Pracy – zapraszamy!
Zobacz film na YouTube
Kup nagranie z webinaru – Ewidencja czasu pracy kierowców – czy pliki z karty kierowcy to za mało?