11 błędów, których musisz unikać, analizując i rozliczając czas pracy kierowców w 2024 roku

Błąd 3: Brak podstawowych informacji w regulaminie pracy lub obwieszczeniu

Regulamin pracy lub obwieszczenie to bardzo ważny dokument w każdej firmie, w którym wciąż wyłapujemy błędy w Waszych przedsiębiorstwach. Takie uchybienia mogą być dotkliwe finansowo, mogą rodzić wiele sporów i konsekwencji, którym w porę można zaradzić – dobrze dopracowując dokument. 

Z naszych doświadczeń wynika, że najczęściej brakuje informacji o 8-godzinnej porze nocnej, co wynika z zapisów Kodeksu Pracy art. 151 par. 1. Równie często brakuje też zapisów o dodatkowej porze nocnej, co powinno pojawić się na mocy zapisów pochodzących z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców art. 2, pkt. 6a. 

W wielu regulaminach brakuje też danych dotyczących pracy w niedziele i święta. Brak takiego zapisu powoduje, że nie wiemy, jak w danej firmie uwzględniana jest praca wykonywane w niedziele i święta, a zakres ten wynika z art. 151 par. 2 Kodeksu Pracy. 

Nasze doświadczenia pokazują też, że regulaminy i obwieszczenia często nie zawierają zapisów dotyczących dyżurów oraz rozliczenia ich tj. pracownik nie ma świadomości, jak definiowany jest dyżur w przedsiębiorstwie oraz w jaki sposób zostanie za niego wynagrodzony. 

Często pojawiają się także błędy w zapisach dotyczących podróży służbowych tj. że wypłacane są delegacje za podróże służbowe-zagraniczne bez ZUS i US, co jest niezgodne z obecnie obowiązującymi przepisami. 

Błąd 4: Brak w teczce osobowej kierowcy oświadczenia o pozostawaniu lub nie, w zatrudnieniu u innego pracodawcy. 

Na mocy Ustawy o Czasie Pracy Kierowców przewoźnik musi pozyskać od kierowcy pisemne oświadczenie, w którym ten zadeklaruje, że pozostaje w zatrudnieniu lub nie u innego pracodawcy. Jeśli z oświadczenia wynika, że pracownik ma również inne miejsce zatrudnienia, to konieczne jest wskazanie wymiaru wykonywanej pracy.

Co więcej, jeśli pracownik zatrudniony jest na mocy umowy cywilno-prawnej lub B2B musi wskazać również przeciętną tygodniową liczbę godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności.

To, na co szczególnie powinniśmy zwrócić uwagę, to fakt, że w oświadczeniu powinien pojawić się zapis, w którym kierowca zobowiązuje się poinformować pracodawcę o każdej zmianie. Dzięki czemu w każdej chwili z tego zakresu odpowiedzialność za przekroczenia norm czasu pracy jest zdjęta z pracodawcy.

Błąd 5: Złe ustawienia programu do rozliczania czasu pracy kierowców lub brak analizy poprawności rozliczeń przez zewnętrzne firmy.

Wiele ustawień programów jest automatycznych, ale nie oznacza to, że są one spójne z zasadami przyjętymi w naszej konkretnie firmie. By unikać strat finansowych lub błędnych rozliczeń wynagrodzeń kierowców, warto dokładnie przeanalizować, czy przejęte w programie parametry, są w pełni zgodne z ustaleniami wewnątrzfirmowymi. Być może część elementów należy zmienić ręcznie, by rozliczenie było w pełni zgodne z przyjętą polityką przedsiębiorstwa. 

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku outsourcingu rozliczenia wyspecjalizowanej firmie. Tutaj także powinniśmy się przyjrzeć zasadom prowadzonego rozliczenia w stosunku do zapisów regulaminowych naszego przedsiębiorstwa. 

Błąd 6: Brak analizy naruszeń kierowców

Błędne operowanie kierowcy selektorem zdarza się często, więc warto szczególnie przyjrzeć się ewidencji, by „zawczasu” wyłapać ewentualny błąd pracownika. Takie pomyłki mogą znacząco naruszać m.in. przepisy Pakietu Mobilności, a także mogą nieść ze sobą spore dodatkowe koszty. 

Wyłapanie w porę takich błędów świadczy o właściwej weryfikacji i kontroli działań kierowców, co może przekładać się także na czujność w innych obszarach rozliczeniowych prowadzonych dla przedsiębiorstwa.

Błąd 7: Brak analizy poprawnego wprowadzenia przejść granicznych przez kierowców.

Zgodnie z zapisami Pakietu Mobilności konieczne jest oznaczenie przez kierowców na karcie kierowców kraju, do którego właśnie wjeżdżają. Taka aktywność musi być wykonana w bezpiecznym miejscu, co niestety dla wieku kierowców może oznaczać np. 200 km od przejścia granicznego, co jest wręcz sytuacją niedopuszczalną. Brak analizy takich sytuacji i niepodjęcie działań naprawczych może powodować w tym zakresie spore błędy.

Błąd 8: Brak wpisywania dojazdów busami do aut ciężarówek.

Niezbędne jest uwzględnienie czasu dojazdu do pojazdu, którym kierowca wykonuje pracę. Czas przejazdu busem nie jest odpoczynkiem, nie może być w taki sposób klasyfikowany. Konieczne jest właściwe oznaczenie czasu dojazdu do pracy.

Błąd 9: Brak analizy poprawności ewidencji czasu pracy kierowców.

Takie sytuacje mają miejsce głównie w miesiącach, kiedy występują dni wolne od pracy-święta, czego dobrym przykładem jest listopad (11.11). Koniecznej jest wówczas zweryfikowanie, czy planowana liczba godzin pracy pokrywa się z rzeczywistą liczbą godzin do przepracowania przez kierowców w analizowanym okresie rozliczeniowym. Ewentualnie błędy w tym zakresie pojawiają się m.in. w momencie, kiedy kierowca bierze urlop.

Błąd 10: wypłacanie poborów kierowców pod stołem i brak analizy konsekwencji.

Z naszego doświadczenia wynika, że zdarzają się niejednokrotnie historie, w których powiedzenie „chytry dwa razy traci” jest ponadprzeciętnie aktualne. Często kombinując z wypłatami poza systemem – „pod stołem”, rzeczywisty koszt pracodawcy może być znacznie wyższy, niż gdyby wszystko było rozliczone legalnie. 

Warto pamiętać, że na mocny Nowego Ładu, konsekwencje nieuczciwego rozliczania są całkowicie zdjęte z pracownika. Zatem pełną odpowiedzialność za błąd w tym zakresie ponosi pracodawca. To właśnie przewoźnik będzie odpowiadał karnoskarbowo za nieodprowadzenie zaliczek, za zobowiązania podatkowe oraz składowe pracownika. Pracodawca zapłaci dodatkowy podatek od przychodów równych minimalnemu wynagrodzenia, a ponadto nie będzie mógł tych poniesionych wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Straty finansowe wynikające z rozliczania „pod stołem” mogą być znacznie wyższe niż uczciwe i legalne rozliczanie pełnego wynagrodzenia kierowców. 

Błąd 11: Brak analizy poprawności listy płac kierowców.

Nasze doświadczenia też pokazują, że na listach płac często brakuje jakichś poszczególnych elementów składników wynagrodzenia. Wśród najczęściej pojawiających nie uchybień są: brak wskazania właściwej podstawy ZUS i podatku dochodowego lub brak danych o delegacjach zagranicznych. 

Błędy są naturalne i zdarzyć mogą się w nawet najskrupulatniej prowadzonej dokumentacji, ważne jednak, by w porę je wychwycić i podjąć właściwe działanie. Stałość weryfikacji sytuacji (w tym dokumentacji) w przedsiębiorstwie jest niezbędna, by mieć pewność, że podjęliśmy wszystkie działania, by uniknąć najczęściej pojawiających się uchybień. Warto tym bardziej prowadzić taką aktywność samokontroli – zważywszy na fakt, że wiele błędów jest po prostu kosztowna i niekorzystna przede wszystkim z perspektywy przedsiębiorstwa.